مديريت اسناد و فن بايگانی

 

مديريت امور دفتری:

مجموعه اصول و روش هايی است که ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه ها.

•  نظام غير متمرکز
•  نظام پرکنده
•  ترديک بودن پرونده ها به استفاده
•  احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه کارآيی بيشتر

 

آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوين پرونده ها قسمت دوم: اصول روش های بايگانی

منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی

• طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی
• طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
• طبقه بندی بر اساس تاريخ

 

روش های تنظيم پرونده های اسمی:

•  روش الفبايی ساده
•  ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما
•  روش شماره گذارمتوالی يا مسلسل
•  روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی
•  روش شماره ی رمز الفبايی
•  روش حرف و عدد

 

روش هايی که برای تنظيم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گيرد:

•  روش الفبايی
•  روش شماره ای مسلسل
•  روش شماره گذاری مرکب يا روش موضوعی
•  روش شماره گذاری محدود يا مقطع و روش کارتن – جزوه دان
•  روش اعشاری يا دسيمال

 

روش جغرافيايی:

تشکيل پرونده به نام يک واحد خاص مانند شهر، منطقه و يا استان

 

روش شماره ای محض:

اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاک تنظيم است. اين روش در بايگانی مدارک حسابداری اسناد هزينه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن يا در بايگانی خودروها می توان مشاهده کرد

 

روش تاريخی:

اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی می گردند.

تسجيل راکد بودن پرونده ها:

• عنوان پرونده
• تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده
• شماره يا کد پرونده
• ساير اطلاعات مورد نياز

 

در بايگانی راکد پرونده ها به دو طريق تنظيم می گردد.

• با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود
•  شماره و کد جديد با تنظيم دفتر راهنمای بايگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.

 

اشنايي با تعاريف :

 

مكاتبات اداري

يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي ان به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي گردد .

 

دبير خانه

در هر سازماني واحدي وجود دارد كه وظايف عمده ان برقراري رابطه اداري سازمان متبوع با واحد هاي داخلي و ساير سازمانها از طريق تبادل اطلاعات مكتوب مي باشد كه به ان نرم افزار دبیرخانه يا دفتر مي گوييم .

يكي ديگر از وظايف دبیرخانه آنلاین يا دفتر تهيه نامه هاي ساده اداري (مانند اعلام وصولها ) نگهداري و در دسترس قرار دادن مكاتبات و اسناد مورد نياز مي باشد .

 

گردش مكاتبات :

بخشي از مديريت اسناد است است كه شامل :

مراحل گردش . بايگاني مكاتبات و در نهايت امضائ اوراق غير ضروري مي باشد .

 

مديريت اسناد :

عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به مكاتبات و اسناد مورد نياز از مرحله ايجاد تا امضائ اوراق زايد .

مديريت اسناد از پنج شاخه به شرح زير تشكيل شده است :

1.  مديريت ارسال و مراسلات
2.  مديريت فرمها
3.  مديريت گزارشها
4.  مديريت دستورالعملها.
5.  مديريت مكاتبات

 

تعريف لغوي سند :

در لغت به معناي تكيه گاه و هر چيزي كه بتوان به ان استفاده كرد در فرهنگ اداري به طور كلي حاصل خدمت و فعاليتي است كه از طرف افراد و سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و يا صور ديگر با رعايت موازين ومقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد اطلاق مي شود .

 

اركان سند:

• اعتبار سند به ترتيب اولويت در اكثر مواقع به وجود امضاء، تاريخ و شماره و در بعضي از اسناد به مهر سازمان بستگي دارد .
• مسئول متن و محتواي نامه امضاء كننده آن مي باشد .
• تاريخ هر نامه در بعضي از موارد اعتبار زماني آن را تعيين مي كند ، مانند اجراي مفاد يك بخش نامه .
• شماره ي نامه براي رعايت نظم و ترتيب و سهولت مراجعه به ان است .

 

نامه رسمي :

نامه هايي كه در دفتر اند يكاتور و يا ساير دفاتر رسمي محسوب مي گردند .نوشته ي بدون امضاء فاقد ارزش مي باشد .

 

پاراف :

به علامت و نشانه اي كه مسئول يك واحد و يا مجري برنامه در ذيل اسناد و مكاتبات به عنوان رويت يا تاييد مطالب انها مي گذارد ، (پاراف) مي گويند ، كه نوعي امضاء موقت است . در نامه هاي رسمي اداري پيش نويس توسط تهيه كننده ي پاراف مي شود .ارزش اسناد : درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع حوائج فردي و اجتماعي دارد ، و از نظر اقتصادي معيار و و تعين كننده ي اهميت اشياء در خدمات است .

اسناد از نظر ارزش ، به طبقات مختلف تقسيم شده اند كه عبارت اند از :

• ارزش اسناد براي سازمانها دولتي يا ساير موسسه ها از لحاظ اجراي وظايف .
• ارزش اسناد براي مردم متعارف ، از نقطه نظر فائده علمي ناشي از اطلاعات مندرج در انها .
• ارزش اسناد براي استفاده محققان و پژوهشگران در فعاليت هاي تحقيقي .

تقسيم بندي ديگري كه از درجه ارزش اسناد شده است :

اداري، حقوقي مالي تاريخي و علمي نام برد .

 

فلسفه سند نويسي :

هدف از نوشتن اسناد ، انوار ساختن اساس مالكيت ، و امنيت قضايي است اگر تامين قضايي نباشد ، اساس مالكيت متزازل و حقوق افراد دست خوش اميال ديگران مي شود ، از اين رو قضاوت صحيح ، فقط بر مبناي سند و مدارك مورد قبول استوار است .

 

سند رسمي بايد داراي شرايط زير باشد :

• ترد مراجع رسمي تنظيم شده باشد ،( اداري ثبت اسناد ، واملا ، ثبت احوال )
• صلاحيت مامور در تنظيم ان محرز باشند .
• مقررات مربوط در تنظيم ان رعايت شده باشد .

 

بايگاني :

بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي ، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك بر طبق روشي معين است ، به نحوي كه در اسرع وقت ، به سهولت و حداقل هزينه و نيروي انساني بتوان به اسناد دست يافت .

 

پرونده :

مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا كلاسور نگاهداري شده باشد . محتويات يك پرونده مبين موضوع ان و يا مشخصات يك فرد است .

تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد .

يك طبقه بندي منطقي بايد داراي خصوصيات زير باشد :

سرعت ، سهولت ، اطمينان .

 

نكات مورد توجه در تنظيم پرونده :

• جايگزيني صحيح محتويات پرونده ها به طور كه ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
• در تنظيم محتويات داخلي پرونده تقدم و تاخر شماره و تاريخ انديكاتور نامه رعايت شود .
• قطر جلد هر پرونده (به استثنا كلاسور زونكن ) نبايد از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز كند .

 

اداره ي امور بايگاني :

اداره امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه شيوه صورت مي گيرد .

• الف . نظام متمركز بايگاني
• ب. نظام غير متمركز
• ج. نظام پراكنده

 

شرح فرح دفتر ارسال مراسلات :

از اين فرم براي تحويل و گرفتن رسيد نامه استفاده مي شود .

• شرح و كدنامه
• گيرنده
• پيوست
• تاريخ پيوست
• امضاء

شماره و كدنامه : شماره نامه در اين ستون نوشته مي شود .

گيرنده : مشخصات گيرنده مانند نام و نام خانوادگي نوشته مي شود .

پيوست : در اين ستون تعداد برگه پيوست نامه بايد نوشته شود .

در اين تاريخ تحويل نامه به گيرنده بايد ذكر شود .

امضاء : محل امضاء گيرنده نامه بهدر اين ستون پيش بيني شده است .

 

اصول روش هاي بايگاني :

• طبقه بندي بر مبناي شاخص هاي بر اساس نام افراد ، سازمانها و مناطق جغرافيايي / مثال : حسن شكوهي – وزارت كشور – شهرستان يزد
• طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
• طبقه بندي بر اساس تاريخ : مانند مكاتبات سر رسيد دار . مانند چك ها

 

روش هاي تنظيم پرونده هاي اسمي :

 

روش الفبايي ساده :

جنانجه پرونده ها بر اساس حروف الفبا در قفسه ها چيده شوند ، به چنين روشي ، روش الفبايي مي گويند.

در اين روش پرونده ها بر اساس حروف متشكله نام خانوادگي و در صورت تشابه ، نام ها ، نام پدر و شماره شناسنامه صاحب پرونده و با رعايت حق تقدم حروف الفبا تنظيم و بايگاني مي كردند .

مانند دفتر راهنما ي تلفن و لغت نامه موارد استفاده : براي تنظيم پرونده هاي كارمندي و اداري استفاده مي شود.

 

روش اسمي به شيوه ي الفبايي :

در اين روش بايد به ترتيب زير عمل كرد .

الف : نام خانوادگي بايد قبل از اسم اعم از مفرد يا مركب ثبت شود :

مانند ( محري – علي ) .

ب : در مواقعي كه نام موسسات تجاري با نام افراد همراه باشد ، ابتدا نام خانوادگي شخص ثبت شده نوع موسسه يا شركت نوشته مي شود .

مانند : شركت سهامي عباس نعمتي نعمتي عباس – شركت سهامي

ج : اسمهاي كه با حروف مخفف و يا اختصاري نوشته مي شوند ، هر يك از حروف منزله يك نام كامل محسوب مي شود . مانند : شركت سهامي دي. پي. اي. دي. پي. اي. – شركت سهامي .

د: اسامي مركب به عنوان يك اسم تلقي مي كردند . مانند:

شركت سهامي اتوبوسراني يزد و حومه اتوبوسراني يزد و حومه – شركت

ه، درجات و القاب در ثبت اسامي مورد توجه قرار نمي گيرد .

 

روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حرف اول و دوم نام خانوادگي :

در اين روش ، اسامي پرونده ها بر مبناي حرف اول و دوم نام خانوادگي تفكيك شده و پس از كد گزاري ملاك تنظيم قرار مي گيرند .

 

نحوه استفاده از اين روش :

در مرحله ي اول ، كليه پرونده ها را با توجه به حروف اول انها به 32 قسمت تقسيم مي كنيم .

در مرحله دوم ، 32 حرف زبان فارسي را به چهار گروه زيرين تقسيم بندي كرده و به هر يك از گروها يك كد اختصاصي داده مي شود .

نام خانوادگي نام	شماره رمز(پرونده)
احمدي – احمد احمدي – حسن	1-1 2-1
اسدي – سيمين ازادي – علي	1-2 2-2

  جدول (1)

 

حروف اول اسم	حروف دوم اسم	كد
الف الف	الف تا خ د تا ش	1  2
الف الف	ص تا گ ل تا ي	3.  4

 

نظام بايگاني متمركز:

در اين شيوه ، كليه امور بايگاني از قبيل : طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگاهداري پرونده ها در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي گردد. مزاياي اين شيوه بايگاني عبارت است از :

• صرفه جويي در تعداد كاركنان بايگاني
• اعمال صحيح مديريت و تقسيم كار به طور عادلانه بين كاركنان بايگاني
• صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
• جلوگيري از تشكيل پرونده هاي متعدد و مشابه

 

نظام غير متمركز:

در اين روش هر يك از واحد هاي سازماني داراي بايگاني مستقل بوده و پروندههاي مربوط به خود را تنظيم و نگاهداري مي كنند .

 

مزاياي اين شيوه :

• نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
• اشنا بودن با عناوين پرونده ها
• احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارايي بيشتر.

 

شرح فرم اندكس (راهنماي نامه هاي وارده ) :

• براي پيدا كردن شماره انديكاتور ، با در دست داشتن شماره نامه در دبيرخانه از اين دفتر استفاده مي شود .
• هر صفحه اين دفتر از سه- 3 قسمت تشكيل شده كه هر كدام قسمت ان از (000) الي(999) شماره گذاري شده است .
• و هر قسمت نيز داراي سه-3 ستون مي باشد .(ستون فرستنده ، ستون دفتر انديكاتور، ستون هزار)

 

شرح فرم دفتر انديكاتور :

ثبت نامه هاي وارده : مشخصات نامه ها پس از بررسي و تعيين محل ارجاع براي سهولت در شناسايي انها و همچنين اطلاع دقيق از محل انها و تاريخ پاسخ لازم در دفتري به نام انديكاتور يا دفتر (ثبت نامه هاي وارده و صادره ) ثبت گرديده و با توجه به رديف دفتر به هر يك از نامه ها شماره اختصاصي داده مي شود .

نمونه اي از كد گزاري واحد ها بر حسب تشكيلات و نمودار سازماني .

 

نظام پراكنده :

در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان موظف به نگهداري اسناد و مدارك و سوابق اداري خود مي باشند . اين شيوه مورد توجه و توصيه سازمانها ي اداري نيست .

• ويژگيهاي تخصصي ، شخصييتي و رفتاري مسئولان بايگاني و دفتري
• امانت داري و قابل اعتماد بودن
• داشتن روحيه انتقاد پذيري
• برخورداري از حافظه قوي
• علاقه مندي به حرفه بايگاني
• داشتن حضور و تمركز ذهن
• حوصله ، صبر و خونسردي و تسلط بر اعصاب
• قدرت تصميم گيري و تفكر و ابتكار
• داشتن حس همكاري
• سرعت انتقال
• طي دوره هاي مختلف اموزشي در زمينه مسئوليت محوله
• وقت شناسي
• دقت در كار
• اشنايي به سازمان و تشكيلات و واحدهاي حوزه تحت نظارت
• مسئوليت پذيري
• انجام وظايف بر اساس يك برنامه ي منظم و مدون
• سلامتي و نظافت

نحوه ي كد گزاري واحد هاي سازماني :

براي سهولت شناسايي واحد هاي صادر كننده نامه و همچنين تسريع در امور ارجاع نامه هاي وارده به واحد هاي اقدام كننده و ذيرلط از كد گزاري استفاده مي شود .

هر سازماني با توجه به نياز و نوع كار و تعداد واحد هاي سازماني مي نمايند .

كدگزاري به منظور تشخيص سريع محل اقدام و بايگاني سابقه هاي نامه هاي صا دره صورت مي گيرد .

 

روش هاي كد گزاري :

كد حرف : در اين روش از حروف هاي الفبا براي مشخص كردن واحد هاي درمورد نظر استفاده مي شود . مانند : كار گزيني = ك ، حسابداري = ح و0000

كد شماره اي يا عددي : مناسب ترين روش كد گزاري واحد ها مي باشد .

نحوي كاربدين ترتيب است كه با توجه به نمودار سازماني هر موسسه ابتدا به هر يك از واحد هاي اصلي سازمانها كد يك رقمي اختصاص داده شود و براي واحد هايي .

 

اداره اموردفتري:

سازمان یا مجموعه اي است در اجتماع كه در جهت رسيدن هدفي خاص به وجود آمده است .

گردش مكاتبات انتقال اطلاعات است كه در وزارت خانه ها و موسه هاي دولتي از طريق مكاتبات اداري انجام مي پذيرد ،ومنظور از آن در نهايت رفع نياز هاي سازماني مي باشد.

مكاتبات اداري ‌نوشته هايي كه به وسيله آن برقراري ارتباط درداخل و خارج سازمان امكان پذير مي شود.

 

اجراي تشكيل دهنده ي سازمان :

• نيروي انساني: شامل مديريت و كاركنان سازمان.
• وسايل و ابزار كار : تجهيزات مورد نياز در سازمان جهت انجام امور ، ابزارعمومي ، ابزار اختصاصي
• روش هاي انجام كار : روشهايي كه بر اساس آن نيرو هاي انساني سازمان وظايف خود را انجام مي دهند .
• طبقه بندي وظايف سازماني:
• وظيفه ستادي:وظيفه اي كه به منظور پشيماني از واحد اجرايي سازمان صورت مي پذيرد .
• وظيفه اجرايي: وظيفه اي كه مستقيما در ارتباط با اهداف سازمان صورت مي پذيرد .

 

ارتباطات سازماني:

ارتباطات شفاهي كه به اصطلاحا (مكالمات) مي گوييم يا غير نوشتاري.

ارتبا طات كتبي كه از طريق نوشتن انجام مي شود و به ان (مكاتبات) مي گوييم.

 

محاسن ارتباطات نوشتاري يا مكاتبات:

• سنديت
• قابليت حفظ و نگهداري
• رايج بودن
• تلقي نوشته به عنوانزبان رسمي جامعه

 

امور دفتري يا گردش مكاتبات

برقراري ارتباطات اداري به صورت كتبي بايد از قاعده و قانون و نظم خاصي بر خوردار باشد كه اصطلاحا به ان اداره ي امور دفتري يا گردش مكاتبات سازماني مي گويند.

 

تعريف امور دفتري :

مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به در يافت و ثبت و توضيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمانبه سازمان هاي ديگر)مي گردد.

 

تشريح عمليات دريافت نامه ها:

هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به ان ها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.

كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امظا و ضمايم)

تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)

 

انواع سند :

با توجه به آثار حقوقي، سندبه سه نوع تقسيم مي شود.

• سند رسمي:طبق ماده ي 1287 قا نون مدني، هر سندي كه در ادارات ثبت اسناد و املاك و دفاتر رسمي بر طبق مقر رات قانوني تنظيم شده باشد ، رسمي است.
• سند عادي: ساير اسناد درزمره ي اسناد عادي تلقي مي شوند مشروط بر اينكه داراي امضاء يا مهر طرف باشد .
• سند لازم الاجراء ، براي اسنادي بكار برده مي شود كه موجب قانون به ان قوت قانوني و اجرايي داده باشند . لازم الاجراء مستلزم رسمي بودن ان سند مي باشد ، مثل چك هاي صادره .

 

تعريف سند از نظر اداري و بايگاني :

هر نوع سابقه اي كه به صورت مكتوب ، مانند نامه هاي اداري و منقوش مانند نقشه ها و نمودارها و مضبوط مانند نوار و cd در يك سازمان براي انجام دادن وظايف اداري و توسط ماموران ان سازمان و حدود وظايف مصوب رسما ايجاد دريافت و يا صادر شده باشد ، اصتلاحا سند داري گفته مي شود.

 

تعريف سند از نظر حقوقي و قضايي:

طبق ماده 1284 قانون مدني ايران سند عبارت است از (هر نوشته اي كه در مقام دعوني يا دفاع قابل اسناد باشد.) از نظر حقوقي سند يكي از وسايل اثبات حق است.

 

تعريف سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران :

سند عبارت است از : (كليه مراسلات، دفاتر ، پرونده ها ، عكسها و 0000 ساير اسنادي كه در دانشگاه و دولت تهيه ، صادر و يا دريافت شود و به طور مداوم يا غير مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري ، مالي ، اقتصادي ، قضايي ، سياسي ، فرهنگي و علمي تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران داراي ارزش نگاه داري دائمي باشد .

 

نامه اداري :

به كليه مكاتباتي كه براي وظايف محوله به يك سازمان و توسط يكي از كاركنان ان سازمان و در فرم مخصوص و طي تشريفات اداري تهيه شده باشد ، نامه اداري گفته مي شود .

نامه اداري رسمي به عنوان سند اداري محسوب شده و در تهيه ان بايد به نكات زير توجه نمود .

• روي فرم و كاغذ اداري سازمان مربوط نوشته شود .
• محتواي ان با وظايف سازمان مرتبط باشد .

 

ياداشت اداري :

به دست نوشته اي اطلاق مي شود كه جهت انتقال پيام سريع مورد استفاده قرار مي گيرد ، يادداشت اداري بايد داراي امضاء و تاريخ باشد ولي رعايت ديگر ضوابط ضرورتي ندارد .

 

انواع نامه اداري :

• نامه هاي وارده : كليه نامه هايي كه از خارج سازمان يا واحد دريافت شده باشد .
• نامه هاي صادره : كليه نامه هايي كه از سازمان يا واحد به خارج از سازمان فرستاده شده است .
• نامه هاي محرمانه : مكاتباتي هستند كه اطلاع از مفاد ان براي همه كس مجاز نمي باشد .

 

از نظر اداري به چنين مكاتباتي اسناد طبقه بندي شده گفته مي شود كه با توجه به درجه محرمانه بودن به چهار طبقه تقسيم مي شود .

• اسناد كاملا سري : اسناد طبقه بندبي شده گفته مي شود كه با توجه به درجه محرمانه بودن به 24 طبقه تقسيم مي شوند .
• اسناد كاملا سري : كه افشا غير مجازآنها منافع كشور ضرر و زيان جبران ناپذير ميزند .
• اسناد سري :افشا غير مجاز انها امنيت كشور را به خطر انداخته يا باعث لطمه شديد به منافع عمومي كشور بوده يا منافع قابل ملا حظه اي براي عناصر غير مجاز داشته با شد .
• اسناد خيلي محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر به منافع عمومي كشور باشد.
• اسناد محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر زدن به منافععمومي كشور و يا سازمان باشد .

 

ويژگي ها و خصوصيات كار كنان واحد دبير خانه :

• داراي اطلا عات كافي در زمينه ي وظايف محوله باشد .
• علاقه به كار محوله داشته و به حرفه و تخصص خود اهميت دهند .
• از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي خود بر خور دار باشد .
• از سلامت جسماني در مواردي كه نياز است بهره مند باشد.
• روحيه ملايم و خوش رويي با مراجعه كنندگان سازمان داشته باشد.
• علاقه مند به استفاده از وسايل و ابزار جديد و مطلوب باشد.

 

موقعيت و محل دبير خانه:

با توجهبه اينكه كليه ي امور مربوط به دريافت، ثبتتوضيع نامه هاي وارده وصادره بايد از محاني مثل سرعت و سهولت در انجام امور دفتري و پاسخ گويي سريع به مراجعات برخور دار باشد در نتيجه بايد از نظر فيزيكي محل و مكان دبیرخانه آنلاین در طبقه هم كف ويا اول و ترديك درب ورودي باشد .

 

وسايل و ابزار مورد استفادهي دبير خانه :

 

ابزار و وسايل عمومي:

ابزاري كه در كليه واحد هاي امور دفتري بدون در نظر گرفتن نوع سازمان از انها استفاده مي شود.

 

ابزار و وسايل اختصاصي :

1.  انواع مهر : مهر”ورود” 30*60
2.  مهر”رسيد اخذ شود”
3.  دفاتر دبیرخانه رایگان

 

انواع قفسه

1. قفسه تفكيك نامه ها
2. قفسه تشخيس نامه ها(براي نامه هاي ارجاعي)
3. قفسه نامه هاي محرمانه

 

انواع ابزار هاي ماشيني:

• ماشين نقش تمبر
•  ماشين شماره زني
•  ماشين الات چاپ و تكثير
•  ماشين دوخت
•  ماشين تحرير

 

تشريح عمليات ثبت:

دادن شماره و درج تاريخ وصول كه به ان سند يت دادن اطلاق مي شود . عمل ثبت به نوشتن هر گونه اطلاعاتي رابع به نامه هاي وارده و يا صادره اطلاق مي شود . آنچه كه در عمل ثبت مهم است ، اين است كه هر سند و مدرك و نامه اي ، پس از ثبت چه از انواع نا مه هاي وارده يا صادره باشد، سازمان مكلف به حفظ و نگهداري آن به عنوان يك سند مي باشد . ثبت و بايگاني هر نامه لازم و ملزوم يك ديگرند.

 

تشريح عمليات تو ضيع :

اصولا عمل توضيع در گردش مكاتبات اداري عبارت است از پخش كردن نامه هايي كه مي بايستي به دست اشخاص، سازمان ها و يا واحد هاي اداري برسد. توضيع داخلي سازمان ، توضيع خارج سازمان

 

هدف امور دفتري در سازمان :

ايجاد ارتباطات اداري و حفظ و نگهداري اسناد و مدارك سازمان به عنوان يكي از پايه هاي ادامه ي فعاليت و حيات سازمان.

 

نقش و تاثير امور دفتري در سود امور سازمان :

• به عنوان وسيله و ابزار كار در سازمان
• به عنوان تكميل كننده جريان امور طبيعي مكاتبات و انجام امور ساز ماني
• وسيله ي خبري سازمان كه اطلاع از انجام امور در واحد هاي مختلف سازمان را داراست
• وسيله ي هماهنگ كننده امور و مكاتبات بين واحد هاي سازمان و ديگر سازمان ها
• وسيله اي است جهت حفظ و نگهداري اسناد و مدارك سازماني
• وسيله و نشان گر ميزان فعاليت هاي مكاتبه اي .

 

نقش و تاثير امور دفتري دز بهبود امور سازمان :

• به عنوان وسيله و ابزار كار در سازمان
• به عنوان تكميل كننده جريان امور طبيعي مكاتبات و انجام امور سازماني
• وسيله ي خبري سازمان كه اطلاع از انجام امور در واحد هاي مختلف سازمان را دارا است
• وسيله هماهنگ كننده امور و مكاتبات بين واحد هاي سازمان و ديگر سازمان ها
• وسيله اي است جهت حفظ و نگهداري اسناد و مدارك سازماني
• وسيله و نشان گر ميزان فعاليت هاي مكاتبه اي سازمان است كه در حقيقت نوعي امار و كارگر سازمان ها را نشان مي دهد
• وسيله اي است جهت پاسخ گويي مراجعات سازماني اعم از مديران ، كاركنان و يا سازمان ها و اشخاص ( مراجعه كننده ) خارج از سازمان
• امور دفتري بهترين وسيله و ابزار بر قرار كننده ارتباطات داخل و خارج سازمان و بين واحد هاي سازمان و ديگر سازمان ها با يكديگر است .

 

انواع روش هاي اداره امور دفتري :

• روش متمركز امور دفتري
• روش غير متمركز امور دفتري

 

روش متمركز :

در اين روش به غير از واحد دبيرخانه هيچ يك از واحد هاي سازمان اجازه انجام و اداره امور دفتري سازمان را ندارند و به طور خلاصه مي توان گفت هر سه مسئله دريافت نامه ها ، ثبت نامه ها ، توزيع نامه ها به صورت متمركز و در يك مكان خاص (واحد دبيرخانه ) و با يك شيوه و مديريت يكسان انجام مي پذيرد.

 

موارد مورد استفاده از روش متمركز امور دفتري :

• تعداد مكاتبات سازمان محدود باشد
• سازمان و واحد هاي درون ان فاقد مراجعه كننده باشد يا تعداد انها محدود باشد
• تعداد نيروي انساني بودجه و امكانات سازمان محدود باشد
• كليه واحدهاي سازمان در يك ساختمان استوار داشته باشند
• اختيارات مسئولان واحدهاي سازمان ها در مورد امضاء مكاتبات محدود باشد

تصميم مديريت در مورد انتخاب اين روش

• خدمات
• امور اداري
• امر مالي
• امور فني
• آمورزش
• تشكيلات
• روابط عمومي
• انتشارات
• امور رفاهي
• كارگزيني
• امور حقوقي
• امور تحقيقات

 

منبع: http://www.moosaamidi.blogfa.com