مدیریت زمان یکی از مهارت های مهم در حسابداری است که لازم است هر حسابدار خبره ای در آن تخصص های لازم را کسب نماید. مدیریت زمان موثر برای حسابداران به معنای کسب پول بیشتر و صرف زمان برای مسائلی است که به پیشرفت شغلی آنها کمک می کند.
برای مدیریت دست اطلاعات و داده های مالی استفاده از نرم افزار حسابداری و حسابداری آنلاین پیشنهاد می شود.
مدیریت زمان برای حسابداران:
نکات مختلفی به منظور مدیریت زمان برای حسابداران وجود دارد که در ادامه برخی از مهم ترین آنها را بیان می کنیم.
- تحت کنترل داشتن دفتر کار
- تحت کنترل داشتن تلفن و ایمیل
- پیگیری چگونگی صرف زمان
- استفاده از ابزارهای مدیریت زمان
- مشخص کردن ریتم های طبیعی خود
- کاهش تعداد مدارک و مستندات موجود
- اولویت بندی کارها
- “نه” گفتن در مواقع لزوم
- اختصاص زمان بیشتر برای پروژه های پیچیده تر
- کوتاه کردن لیست وظایف
- پاداش دادن به خود
- در نظر گرفتن دستیار برای انجام امور
- ایجاد وقفه در زمان
- مدیریت انتظارات مشتری ها
- تعیین اهداف
- مراقبت از ذهن
اشتباهات رایج در مدیریت زمان:
در مدیریت زمان 7 اشتباه وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می شود.
- در نظر نگرفتن زمان مناسب برای انجام کار
- در نظر گرفتن وقت نامناسب
- محاسبه اشتباه مقدار زمان لازم برای انجام کار
- شخص مناسبی برای انجام آن کار نباشید.
- کار مورد نظر بیش از اندازه پیچیده باشد.
- به خاطر نیاوردن کار
- نامرتب و شلوغ بودن فضای کار
چند نکته برای مدیریت بهتر زمان:
وقتی یک شخص مهارت تشخیص مدیریت بر زمان را آموزش می بیند، از اتلاف وقت و انرژی خود رها می گردد و می تواند به راحتی به دلیل بروز مشکلات پی برده و برای حل آنها راهی تدارک ببیند.
- مشخص کردن اهداف اصلی
- نقشه کشی برای زمان
- استفاده از برنامه ریزی مناسب
- دسته بندی/ پاک سازی
- زمان شروع کار
- انجام دادن برنامه در محدوده زمانی تعیین شده
- حفظ تعادل
تکنیک های پر طرفدار مدیریت زمان:
برای مدیریت زمان، و انجام فعالیت ها، روش ها، تکنیک ها و ابزارهای مختلفی وجود دارند که ما در اینجا 3 تکنیک پرطرفدار را به شما معرفی می کنیم.
Getting Things Done:
مشهور ترین تکنیک برای مدیریت زمان در دنیا تکنیک GTD می باشد که توسط David Allen پایه گذاری شد و ایده اصلی این است که شخص بایستی ابتدا کارها را از ذهن خود خارج کرده و آن ها را ثبت نماید.
سپس با این کار ذهن شخص از یادآوری این که چه کار هایی را باید انجام دهد آزاد می گردد و می تواند روی کار های ثبت شده تمرکز نماید. در روش های سنتی مدیریت زمان، تمامی مفاهیم بر حول محور اولویت بندی قرار می گیرند اما در روش GTD برای انجام کارها بایستی یک فرآیند مشخص تعریف شود و بر اساس فرآیند تعریف شده، کارها یکی پس از دیگری اجرا گردند.
GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت اطلاعات می باشد که برای انجام یک کار لازم است. همچنین باید گفت که در مورد GTD نرم افزارهای زیادی هم برای کامپیوتر های شخصی و هم برای گوشی طراحی شده است که استفاده از آنها بی تاثیر نیست.
سایت دیوید آلن (davidco.com) در این مورد اطلاعات زیادی در بر دارد.
تکنیک گوجه فرنگی یا Pomodoro:
تکنیک گوجه فرنگی در واقع یک روش ایتالیایی است که بسیار جالب و مورد توجه قرار گرفته است. این روش توسط Francesco Cirillo ابداع شده است که بر مبنای مفهوم Time Boxing پایه ریزی صورت گرفته است.
یاد گرفتن این تکنیک زمان زیادی نیاز ندارد و خیلی ساده قابل یاد گیری است در واقع برای استفاده از این روش یک تایمر در نظر گرفته می شود که انجام کار را به محدوده های 25 دقیقه ای تقسیم می کند که به هر کدام از این محدوده ها یک گوجه فرنگی یا یک Pomodoro می گویند.
همچنین بین هر 25 دقیقه 3 تا 5 دقیقه زمان استراحت در نظر گرفته می شود و پس از آن گوجه فرنگی بعدی آغاز می گردد که روشی موثر برای اشخاصی است که دچار اختلال تمرکزی هستند.
در سایت تکنیک گوجه فرنگی www.pomodorotechnique.com دستور العمل های این تکنیک قرار دارد.
تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی:
این روش بر مبنای اولویت بندی کارها می باشد و به این صورت است که کار ها را در یک ماتریس و بر اساس این که انجام آنها چقدر ضرری می باشد و چقدر سریع باید انجام شوند طبقه بندی می گردند که توسط استفان کاوی پایه ریزی شده است اما به این دلیل با نام فرانکلین کاوی شناخته شده است که این تکنیک توسط شرکت فرانکلین کوئست به منظور عرضه خریداری شد.
