یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران ارشد و منابع انسانی سازمان ها اطلاع از وضعیت حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل است. این مساله در سازمان های متوسط و بزرگ بیشتر نمود پیدا می کند. در این قبیل سازمان ها، مدیریت فرآیندهای پرسنلی، مانند ثبت ورود و خروج، نظارت بر مرخصی ها و ماموریت ها، ثبت تاخیر، تعجیل، شیفت های کاری، زمان استراحت و تعطیلات قدری پیچیده تر است.
معمولا مدیران افراد پرمشغله ای هستند و نیازمند آنند که با یک نگاه گزارش دقیق و درلحظه از وضعیت پرسنل خود داشته باشند. مثلا، بدانند چه تعداد از افراد حاضر، غایب یا در شیفت هستند و چه تعداد در مرخصی یا ماموریت به سر می برند و بتوانند به راحتی شیوه محاسبه پارامترهای حقوقی را تعیین نمایند. همچنین، کارشناسان منابع انسانی بتوانند با توجه به ساعات ورود و خروج ثبت شده، گزارش صحیح و کاملی از وضعیت تاخیرها، مرخصی ها و … استخراج کرده و جهت محاسبه حقوق و دستمزد به واحد مالی ارائه نمایند.
استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری، دبیرخانه و… برای سازمان ها پیشنهاد می شود.
شیفت های کاری و انواع آن
شیفت های کاری در سازمان ها با اشکال و بازه های مختلفی تعریف می شوند.
شیفت کاری می تواند ثابت یا متغیر باشد. در شیفت هایی که به صورت ثابت می باشند، کارمند یا به صورت شب کار است و یا روزکار و این حالت برای کارمند تغییر نمی کند.
اما در شیفت های کاری متغیر، روزکاری و شب کاری کارمندان ثابت نیست و به صورت چرخشی و متغیر می باشد.
مدیریت زمان های کاری با تقویم آنلاین
سیستم زمان های کاری از سه بخش تقویم کاری، ماشین ساعت زنی و زمان های کاری تشکیل شده است.
در بخش تقویم کاری، امکان تعریف تقویم کاری و شیفت های کاری برای مدت زمان معین (مثلا یک ساله) وجود دارد. پس از تعریف تقویم و شیفت کاری، می توانید روزهای کاری را براساس روزهای هفته انتخاب کرده و نوع تعطیلات را مشخص نمایید. همچنین، این امکان را دارید که زمان کاری شناور تعریف نموده و میزان شناوری را در این بخش مشخص نمایید در صورت وجود شیفت شب کاری در سازمان، در این بخش تعریف شده و می توانید برای آن بازه ورود مشخص کنید.
همچنین، این امکان را دارید که قوانین ورود و خروج پرسنل شامل زمان کاری، زمان استراحت، تاخیر، تعجیل و اضافه کاری را تعریف نمایید. بعد از تعریف این پارامترها در تقویم کاری، به طور خودکار زمان استراحت جزء مرخصی محاسبه نمی شود.
در بخش ماشین ساعت زنی، می توانید ماشین های ساعت زنی سازگار به سیستم معرفی نمایید. پس از تعریف ماشین ساعت زنی در ماژول پرسنلی ، می توانید کاربران را به واسطه یک شناسه به دستگاه معرفی نمایید و در واقع از این بخش برای تطبیق کاربران با IP دستگاه استفاده می شود و وضعیت ثبت ورود و خروج پرسنل در این بخش قابل مشاهده است.
در بخش احکام ماژول پرسنلی، با اضافه کردن تقویم کاری به حکم پرسنلی، قوانین تعریف شده برای پرسنل در بخش تقویم کاری، برای وی فعال می شود.
در بخش ساعت کاری حکم پرسنلی، می توانید تعداد ساعت های کارکرد روزانه فرد را مشخص کنید (این گزینه برای محاسبه مرخصی، ماموریت و … افراد کاربرد دارد). همچنین، این امکان را دارید که برای افراد اضافه کار منعطف تعریف کنید. مثلا، اگر برای فردی ۱۰ دقیقه اضافه کار منعطف تعریف کرده باشید، تا ۱۰ دقیقه بعد از اتمام ساعت کاری، اضافه کاری برای او در نظر گرفته نمی شود. همچنین، سقف مرخصی ساعتی، امکان استفاده از اضافه کاری، تعجیل و شناوری، سقف تاخیر مجاز ماهیانه، ماموریت و … وجود دارد.
در قسمت زمان های کاری، در تب مرخصی، می توان انواع مرخصی ها شامل باحقوق، بدون حقوق، تشویقی، استعلاجی و … در ماه، امکان انتقال مرخصی و نیز نحوه گرفتن مرخصی را تعیین نمایید که می تواند یکی از گزینه های زیر باشد:
- تا حال حاضر: اگر برای کارمند مرخصی تا حال حاضر ست شده باشد، وی فقط می تواند از مرخصی هایی که تا امروز برایش باقی مانده است، استفاده نماید.
- تا پایان حکم: اگر برای پرسنلی مرخصی تا پایان حکم تنظیم شده باشد، وی می تواند تا سقف مرخصی های باقی مانده تا پایان قرارداد خود، از مرخصی استفاده نماید.
- بیش از حکم: درصورتی که برای کارمند مرخصی بیش از حکم ست شده باشد، می تواند بدون محدودیت در سیستم مرخصی ثبت کند.
همچنین، می توانید میزان تاخیر مجاز را به صورت های مختلف تعریف نمایید. مثلا، برای پرسنل سقف تاخیر مجاز ماهیانه و روزانه تعریف کنید؛ بدین ترتیب که تا ۴۵ دقیقه در ماه، تاخیر محاسبه نگردد و بعد از گذشت این زمان، محاسبه تاخیر به صورت تصاعدی انجام شود و در تعریف سقف تاخیر مجاز روزانه، می توانید مثلا برای هر روز ۵ دقیقه سقف مجاز تاخیر تعیین نموده و تاخیر پس از آن زمان را مضرب یک عدد، مثلا ۲، ۳ و .. در نظر بگیرید.
در بخش زمان های کاری، پرسنل براساس سطح دسترسی و permission خود، می توانند در مواقع لزوم ساعات ورود و خروج، اضافه کاری و یا تاخیر نهایی را به صورت دستی وارد کرده، اصلاح نمایند و یا تایید کنند.
