در سیستم حسابداری لازم است که به طور منظم تمام اطلاعات مالی مربوط به شرکت و کسب و کار، اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی شود و آثار اقتصادی آن را در صورت های مالی تلخیص نماید.
فرآیند برنامه حسابداری شامل سلسله مراتبی می باشد که در دوره های مالی تکرار می گردند که این مراحل را معمولا چرخه حسابداری، دوره عمل حسابداری و یا دوره پردازش اطلاعات حسابداری می گویند.
مراحل حسابداری در طول دوره مالی:
مراحل زیر امکان ترکیب و تلخیص معاملات و عملیات مالی را در دو گزارش مختصر ترازنامه و صورت سود و زیان برای سازمان مورد نظر را فراهم می کنند.
مرحله اول، جمع آوری اطلاعات مالی:
بر اساس قوانین این مرحله، لازم است که امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی جهت ثبت در دفاتر در یک سیستم حسابداری آنلاین، وجود داشته باشد که این اطلاعات از روی اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی قابل جمع آوری و شناسایی می باشند.
در این خصوص می توان گفت که بیشتر رویداد های مالی ناشی شده از معاملات بین موسسه با اشخاص دیگر می باشد که اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک مثبته ای مانند فاکتور خرید و فاکتور فروش منعکس می گردد.
برخی از رویداد های مالی دیگر نیز از عملیات داخلی یک سازمان ناشی می شوند که اطلاعات مربوط به آن، در اسناد و مدارک داخلی مانند کاربرگ تحویل کالا از انبار و اسناد مربوط به اصلاح حساب ها، ثبت شده اند.
اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی، بنا به دلایل زیر دارای اهمیت می باشند.
- فراهم کردن اطلاعات لازم را برای تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی و ثبت در دفتر روزنامه
- فراهم کردن مدارک عینی برای امکان اثبات معاملات و عملیات مالی در آینده
- بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک برای مراجعات و رسیدگی های بعدی
مرحله دوم، تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی:
در مرحله دوم، تجزیه و تحلیل صورت گرفته بر اساس اطلاعات منعکس شده در اسناد و مدارک اولیه صورت می گیرد که به منظور انعکاس معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه حاصل می شود که چه حساب یا حساب هایی بدهکار و یا بستانکار می باشند.
مرحله سوم، ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه:
طبق مرحله سوم، اطلاعات منعکس شده در اسناد و مدارک معاملاتی و عملیات مالی، بر پایه تاثیری که بر معادله حسابداری ارزان (معادله ترازنامه) دارند، تجزیه و تحلیل می شوند و سپس در دفتر روزنامه ثبت می گردند.
نکته: در تاریخ ثبت معاملات و عملیات مالی، در ستون عطف دفتر روزنامه چیزی ثبت نمی گردد، بلکه فقط زمانی که اقلام بدهکار و بستانکار به حساب های مربوط در دفتر کل انتقال می یابند، همان زمان شماره این حساب ها در ستون عطف دفتر روزنامه و شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف دفتر کل درج می گردند.
مرحله چهارم، انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل:
در مرحله چهارم، پس از ثبت اولیه معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه، انتقال اطلاعات به دفتر کل طی یک دوره مالی انجام می شود که این انتقال مبالغ از دفتر روزنامه به دفتر کل به طبقه بندی اطلاعات در حساب ها منجر می شود که مطابق طبقه بندی اطلاعات در صورت های مالی است.
نکته 1: می توان گفت که معمولا در هر سازمانی، تجزیه و تحلیل معاملات و نوشتن دفتر روزنامه بر اساس فهرست حساب های دفتر کل آن سازمان انجام می گردد.
نکته 2: فهرست حساب ها شامل عنوان و شماره تمام حساب های دفتر کل است.
مرحله پنجم، تهیه تراز آزمایشی:
یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک مالی مورد استفاده قرار می دهند، تراز آزمایشی می باشد. بدین ترتیب و بر اساس مرحله پنجم، تهیه تراز آزمایشی به حسابداران این امکان را می دهد که از تساوی جمع مانده های بدهکار و بستانکار دفتر کل، مطمئن شوند.
برای آن که بتوان تراز آزمایشی تهیه کرد، لازم است که تمام معاملات و عملیات مالی یک دوره، از دفتر روزنامه به حساب های دفتر کل منتقل شوند.
تراز آزمایشی اصلاح نشده:
تراز آزمایشی اصلاح نشده (unadjusted trial balance)، به آخرین تراز آزمایشی که قبل از ثبت اقلام اصلاحی پایان سال تهیه می شود، گفته می شود که دارای اهداف زیر است.
اهداف تراز آزمایشی اصلاح نشده:
تراز آزمایشی اصلاح نشده دو هدف عمده زیر را دنبال می کند:
- اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار
- فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهیه کاربرگ و ثبت های اصلاحی پایان سال
نکته: پس از این که تراز آزمایشی اصلاح نشده تنظیم شد، مراحل بعدی چرخه نرم افزار حسابداری رایگان ادامه می یابد.
