در روند رسیدگی به امور شرکت ها و سازمان ها و موسسات تولیدی یا بازرگانی، عملیات حسابرسی کاری لازم و پیچیده است که به عهده حسابرس داخلی یا شرکت های حسابرسی می باشد. در این راستا، حسابرس پس از بررسی کامل و دقیق صورت های مالی، به اطلاعات درستی دست می یابد که باید بر طبق آن اطلاعات، نظر خود را بیان نماید. در این مقاله چگونگی انجام این روند به طور دقیق شرح داده شده است.
به سلسله مراتبی که حسابرس آنها را طی می کند تا به اطلاعات درست از صورت های مالی دست یابد و برای پیش بینی و نتیجه گیری از آنها استفاده نماید، مراحل حسابرسی می گویند.
غیر از جمع آوری اطلاعات مالی، عملیات حسابرسی در طی مراحل زیر صورت می گیرد:
تشکیل پرونده جاری و دائم بر اساس سیستم عطف بندی موسسه:
تشکیل پرونده جاری و دائم برای موسسه اولین کار مهم در حسابرسی می باشد که شامل موارد زیر است:
- تهیه زونکن
- گذاشتن دیوایدر برای سر فصل ها مطابق با فهرست پرونده
- گذاشتن برنامه رسیدگی
باید توجه داشت که اگر سال قبل حسابرسی موسسه انجام شده باشد، پرونده دائم وجود دارد و دیگر نیازی به تشکیل پرونده دائم نمی باشد.
اخذ تراز آزمایشی از شرکت:
زمانی تراز موقت برای شرکت اخذ می شود که تراز آزمایشی آن تهیه نشده باشد. در این صورت تنها مانده هایی که نهایی شده باشند، مورد رسیدگی قرار می گیرد.
تهیه کاربرگ های اصلی هر سر فصل:
نکته اول: کاربرگ های اصلی به شرح زیر تهیه می گردد:
کاربرگ اصلی 3000 شامل مانده سر فصل های:
- حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری و غیر تجاری
- پیش دریافت ها
- سایر حساب های پرداختنی
- سپرده های پرداختنی
- ذخایر
- ذخیره باز خرید خدمت سایر بدهی های با ماهیت بستانکار جز تسهیلات مالی
- ذخیره مالیات که سرفصل جداگانه ای
کاربرگ اصلی 3800 شامل:
- بدهی مالیاتی
- ذخیره مالیات
کاربرگ اصلی 3900 شامل:
- تسهیلات مالی کوتاه مدت
- تسهیلات مالی بلند مدت
کاربرگ اصلی 4000 شامل:
- جدول دارایی های ثابت
- استهلاک انباشته
- پیش پرداخت های سرمایه ای
کاربرگ اصلی 4100 شامل:
- سرمایه گذاری های کوتاه مدت
- سرمایه گذاری های بلند مدت
کاربرگ اصلی 4200 شامل:
- سایر دارایی های نا مشهود
- حق الامتیاز ها
کاربرگ اصلی 4300 شامل:
- موجودی مواد و کالا
- اعتبارات اسنادی
- کالای در راه
کاربرگ اصلی 4500 شامل:
- حساب ها و اسناد دریافتنی تجاری و غیر تجاری
- سایر حساب های دریافتنی
- سپرده های دریافتنی
- پیش پرداخت ها
- و…
کاربرگ اصلی 4700 شامل:
- موجودی نقد و بانک
- بانک ها
- صندوق
- تنخواه گردان ها
- اسناد در جریان وصول
کاربرگ اصلی 5500 شامل:
- فروش
- درآمد حاصل از ارائه خدمات
- برگشت از فروش
- درآمد های عملیاتی
کاربرگ اصلی 5600 شامل:
- هزینه دستمزد
- سر بار
- قیمت تمام شده
- هزینه های عمومی
- هزینه های اداری
- هزینه های مالی
کاربرگ اصلی 5750 شامل:
- سایر درآمد ها
- سایر هزینه های غیر عملیاتی
کاربرگ اصلی 5950 شامل:
- حساب ها
- طرف حساب های انتظامی
نکته دوم: کاربرگ های اصلی فوق در برخی از شرکت ها به طور کامل مورد نیاز نمی باشد.
مثال: در شرکت های خدماتی کاربرگ 4300 موجودی ها کاربرد ندارد و لذا گذاشتن دیوایدر، برنامه رسیدگی و تهیه کاربرگ اصلی نیازی نیست.
همچنین در صورتی که شرکت دارای سرفصل سرمایه گذاری باشد، صرفا کاربرگ 4100 تهیه می شود.
نکته سوم: در صورتی که قبل از پایان سال مالی شرکت باشد و یا تراز نهایی نشده باشد، لزومی به تهیه کلیه کاربرگ های اصلی نیست و اگر هم تهیه شد مانده ها باید با مداد درج گردد و پس از اخذ تراز نهایی، مانده ها با خودکار آبی درج شود.
نکته چهارم: کاربرگ اصلی هر قسمت حتما می بایست در کاربرگ 14 ستونی تهیه شود و به شرح زیر تکمیل گردد:
- ستون اول و دوم مخصوص شرح حساب
- ستون سوم بابت عطف
- ستون چهارم مانده تراز اولیه (قبل از اصلاحات نهایی)
- ستون پنجم و ششم اقلام تعدیلات بین دو تراز در بدهکار و بستانکار
- ستون هفتم مانده تراز نهایی
- ستون هشتم و نهم مربوط به تغییرات طبقه بندی بوده که بسته به ماهیت حساب افزایش و کاهش آن در ستون های مزبور درج می شود
- ستون دهم مانده حساب طبق صورت های مالی
ارسال تاییدیه های حسابرسی:
برای تاییدیه های حسابرسی، اخذ فرم تاییدیه بانکی لازم می باشد و شرکت مورد نظر باید از تمام بانک هایی که در آنها حساب دارد و یا تسهیلات گرفته است، تاییدیه دریافت نماید.
- فرم تاییدیه بدهی/ طلب برای بدهکاران و بستانکاران تجاری، اسناد دریافتی و پرداختی، پیش دریافت ها و پرداخت ها
- فرم تاییدیه پرسنل به منظور ثبت مانده های بدهکاران پرسنل، صندوق، تنخواه گردان و…
- فرم تاییدیه کارفرما برای کرفرمای پروژه ها (برای شرکت هایی که پیمانکاری پروژه ها را به کسی می سپارند)
- فرم تاییدیه پیمانکار برای پیمانکار پروژه (برای شرکت هایی که خود کارفرمای دیگران است)
- فرم تاییدیه کالا های امانی
- فرم تاییدیه سرمایه گذاری درسهام های شرکت
تهیه کاربرگ های فرعی هر حساب:
برای مانده های فرعی در هر قسمت لازم است که کاربرگ ۱۴ ستونی تهیه شود.
رسیدگی به سر فصل نقد و بانک:
رسیدگی به سر فصل نقد و بانک که قسمت 4700 پرونده می باشد، شامل موارد زیر است:
رسیدگی به موجودی نزد بانک ها:
دریافت صورت مغایرت بانکی، توسط شرکت انجام می گردد و در صورت عدم تهیه صورت مغایرت بانکی، حسابرس به تهیه صورت مغایرت بانکی به صورت زیر اقدام می کند:
نکات قابل توجه در رسیدگی به حساب بانکی:
- استخراج حساب هایی که راکد یا کم گردش هستند
- استخراج حساب هایی که به نام شرکت نیستند و یا صاحبان امضای مجاز آنها تغییر نموده
- رسیدگی به اقلام باز صورت حساب های بانکی و کنترل آنها در صورت حساب سال بعدی
- اخذ تاییدیه بانکی
- اخذ مجوز هیئت مدیره در خصوص افتتاح حساب های جاری
- کسب اطمینان از تسعیر ارز موجودی بانک های ارزی بر اساس نرخ ارز در پایان سال
رسیدگی به حساب صندوق و تنخواه گردان:
شرکتی که حساب تنخواه گردان یا صندوق داشته باشد، بایستی آیئن نامه تنخواه گردان و صندوق را دارا باشد و بر اساس آن اقدام نماید.
بنابراین حسابرس بالا ترین گردش بدهکار صندوق و تنخواه گردان را بررسی می نماید و آن را با آیئن نامه تطابق می دهد.
زمانی که سقف مجاز تعیین شود، نباید مانده حساب صندوق و تخواه گردان از این سقف مجاز بیشتر گردد. اگر در این آئین نامه تضمین مشخص شده باشد، باید حسابرس آن را تطبیق دهد و اگر مشخص نشده باشد، حداقل تضمین معادل با سقف تعیین شده، اخذ می گردد.
نکات قابل پیگیری در رسیدگی به حساب صندوق و تنخواه گردان:
- تعیین سقف حداکثری برای حساب های صندوق و تنخواه در طول سال و تطابق آن با آئین نامه یا مجوز سقف
- بررسی تضمین دریافت شده از صندوق دار و تنخواه گردان بر اساس بالا ترین سقف وجه
- بررسی دریافتی ها و پرداختی های عمده حساب های صندوق و تنخواه
- کسب اطمینان از تسعیر ارز نزد تنخواه و صندوق بر اساس نرخ ارز در پایان سال
- استخراج مانده تنخواه و صندوقی که راکد یا بدون استفاده می باشد و تسویه نشده است
- دریافت تاییدیه از تنخواه گردان و صندوق دار
- بررسی شمارش صندوق و تنخواه توسط مسئولین مالی
- رسیدگی به حساب های دریافتنی تجاری و غیر تجاری و پیش پرداخت ها:
رسیدگی به حساب های دریافتنی تجاری و غیر تجاری و پیش پرداخت ها که قسمت 4500 پرونده می باشد، دارای مورد های زیر است:
رسیدگی به حساب بدهکاران تجاری:
مطالبات شرکت از خریداران کالا و خدماتی که توسط شرکت ارائه می شود، بدهکاران تجاری شرکت هستند که اقلام بدهکار مانده حساب های این سر فصل به سمت حساب فروش و درآمد کسب شده ثبت می شوند و اقلام بستانکار حساب های دریافتی آن به وجوه نقد دریافتی شرکت مربوط می گردد.
کنترل های مربوط به سندرسی اقلام عمده بدهکاران تجاری:
- کنترل ثبت صحیح و طرف حساب برای اقلام بدهکار و بستانکار حساب
- کنترل رسید دریافت وجه نقد/ اسناد که مربوط به اقلام بستانکار حساب می باشد
- کنترل مدارک دریافت وجه که مربوط به اقلام بستانکار حساب می باشد
- کنترل صورت حساب فروش برای اقلام بدهکار حساب
پیگیری سال مالی بعد کلیه اقلام:
پس از رسیدگی به حساب بدهکاران تجاری و پس از اخذ تاییدیه ها و پیگیری مجدد آنها، اقلام مانده بدهکاران تجاری سال مالی بعد مورد رسیدگی قرار می گیرد و پس از آن، وصول مطالبات تجاری سال بعد مورد بررسی قرار می گیرد.
جمع بندی اقلام راکد بدهکاران تجاری:
با بررسی مانده پایان سال و اول سال، اگر مانده ها تغییر نکند تمامی اقلام راکد در سرفصل جمع آوری می شوند و مورد بررسی مجدد قرار می گیرند.
این بررسی برای پی بردن به این است که مشمول ذخیره مالیات مستقیم می گردد یا خیر و آیا احتساب ذخیره لازم است یا نه.
رسیدگی به اسناد دریافتی تجاری:
این اسناد شامل چک های دریافتی هستند که از مشتریان اخذ می گردند و وصول نشده اند. این چک ها لازم است که در سررسید به منظور وصول به بانک ارائه گردند.
صورت ریزاین اسناد توسط حسابرس و شرکت تهیه می شوند و این صورت به شرح زیر می باشد.
شماره چک عهده (مشتری واگذار کننده) مبلغ چک سررسید چک
نکته: اخذ صورت ریز این اسناد باعث می شود که دیگر نیازی به سندرسی در سر فصل اسناد دریافتنی نباشد.
رسیدگی به سایر حساب های دریافتنی غیر تجاری:
منظور از این نوع حساب ها، تمامی مطالبات شرکت غیر از مطالبات خریدار و اسناد دریافتی مربوط به آنها می باشد. در حقیقت می توان گفت که غیر از بدهکاران و اسناد دریافتی تجاری، سایر مطالبات با عنوان مطالبات غیر تجاری شناخته می گردند و مطالبات پرسنل و سپرده ها را نیز شامل می شود.
- گردش بستانکار این حساب به وصول مطالبات مربوط می باشد و مانند بدهکاران تجاری انجام می شود.
- گردش بدهکار این حساب باید به صورت ماهیتی مورد رسیدگی قرار گیرد و ماهیت آن در کاربرگ درج گردد زیرا به مطالبات فروش مربوط نیست.
- رسیدگی به سال مالی بعد و اقلامی که راکد مانده اند، باید همراه با سایر مطالبات صورت گیرد و برای آنها نیز تاییدیه صادر شود.
- برای مطالبات وام ها، لازم است که مدارک پرداخت وام، ضمانت نامه پرسنل و آئین نامه آنها مورد بررسی قرار گیرد.
- اگر از پرسنل قسط کسر نمی شود، باید دلایل عدم کسر بررسی و ذکر شوند.
رسیدگی به پیش پرداخت ها و سفارشات خارجی:
پیش پرداخت ها به وجوهی گفته می شوند که شرکت آنها را پرداخت نموده است و قرار است در آینده کالا یا خدمتی دریافت نماید و یا هزینه ای به شرکت تحمیل شود.
رسیدگی به پیش پرداخت خرید کالا و خدمات:
پیش پرداخت خرید به وجوهی گفته می شود که بر اساس قرارداد یا توافق نامه، به کسی یا شرکتی پرداخت شده باشد و قرار باشد در آینده کالا یا خدمت را تحویل گیرد.
این پیش پرداخت ها، به منظور خرید اقلام سرمایه ای و دارایی صورت می گیرد که در سرفصل دارایی های ثابت دسته بندی می گردد.
استفاده از سیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت های پیشنهاد می شود.
کنترل های حسابرسی برای سندرسی پیش پرداخت خرید کالا ها و خدمات:
- کنترل صحت ثبت و طرف حساب (اقلام بدهکار و بستانکار)
- کنترل قرارداد یا توافق نامه (اقلام بدهکار)
- کنترل آئین نامه معاملات و اخذ استعلام بها به منظور انتخاب فروشنده یا پیمانکار (اقلام بدهکار)
- کنترل مدارک پرداخت وجوه (اقلام بدهکار)
- کنترل صورت حساب کالا ها و یا خدمات دریافت شده (اقلام بستانکار)
- کنترل رسید کالا ها و یا خدمات (اقلام بستانکار)
رسیدگی به پیش پرداخت هزینه ها:
سرفصل پیش پرداخت هزینه ها، وجوهی را در بر دارد که بابت هزینه های آتی پرداخت شده می باشد و پس از گذشت زمان به حساب هزینه واریز می شود.
رسیدگی به این حساب، بر اساس ماهیت آن است و احتیاجی به سندرسی ندارد و تاییدیه برای اقلام پیش پرداخت هزینه، ارسال نمی شود.
پیش پرداخت سود سنواتی آتی:
این نوع حساب به هزینه مالی سال های آتی تسهیلات مربوط می شود که در انتهای سال، در سرفصل تسهیلات دسته بندی می شود. رسیدگی به این سرفصل، در کاربرگ تسهیلات مالی صورت می گیرد و نیازی به قسمت پیش پرداخت ها نمی باشد.
سال مالی بعد و جمع اقلام راکد آ نیز بر اساس حساب های دریافتی در برابر پیش پرداخت ها صورت می گیرد.
سفارشات خارجی:
این نوع به وجوهی ربط دارد که بابت خرید کالا یا خدمتی از خارج از کشور پرداخت می شوند و به وسیله اعتبارات بانکی صورت می گیرد. برخی از سفارشات خارجی به شرح زیر می باشد:
- وجه های ارزی پرداخت شده توسط بانک یا شرکت
- هزینه های ثبت سفارش
- هزینه حمل بار توسط کشتی یا هواپیما
- بیمه باربری
- مخارج گمرکی واردات کالا
رسیدگی به موجودی مواد و کالا:
این سر فصل که به قسمت 4300 پرونده مربوط می باشد، عمدتا شامل حساب های زیر است:
- موجودی مواد اولیه (مربوط به شرکت های تولیدی)
- موجودی محصول (مربوط به شرکت های تولیدی)
- موجودی کالا (مربوط به شرکت های بازرگانی)
- موجودی کالا های در جریان ساخت (مربوط به شرکت های تولیدی)
- موجودی کالای امانی نزد دیگران
- موجودی قطعات و لوازم یدکی
- پروژه ها و پیمان های در جریان کار (مربوط به شرکت های پیمانکاری)
مراحل رسیدگی به حساب موجودی ها:
برای دریافت صورت گردش موجودی های کالا که شامل موارد زیر می باشد:
- مواد اولیه
- محصول
- کالای در جریان ساخت
- قطعات و لوازم یدکی
- سایر موجودی ها
باید به موارد زیر رسیدگی شود:
- تطابق مقداری و ریالی موجودی اول دوره طبق صورت گردش با موجودی انتهای دوره گردش سال مالی قبل
- تطابق مقداری موجودی آخر دوره با لیست شمارش شرکت درانبارگردانی پایان سال مالی
- تطابق مقداری موجودی انتهای دوره با لیست نمونه برداری حسابرس ناظر در انبارگردانی
- تطابق مقداری و ریالی موجودی های دارای گردش عمده با کاردکس حسابداری ارزان
- تطابق مقداری موجودی های دارای گردش عمده با کاردکس مقداری انبار
- تطابق ریالی موجودی آخر دوره با مانده تراز نهایی
رسیدگی به حساب خرید موجودی مواد اولیه، قطعات و لوازم یدکی:
استخراج نمودن اقلام عمده خرید مواد اولیه در شرکت هایی که کالایی را تولید می کنند و همچنین خرید کالا در شرکت های بازرگانی از سیستم حسابداری آنلاین، به منظور سندرسی و رسیدگی با استفاده از کنترل های کاربردی زیر:
- کنترل ثبت درست و طرف حساب
- کنترل درخواست خرید
- کنترل و تطابق خرید با آئین نامه معاملات شرکت
- کنترل مجوز خرید که باید توسط هیئت مدیره یا مصوبه کمیسیون معاملات یا امضای مدیریت صورت گیرد
- کنترل اخذ استعلام بها از فروشندگان مختلف
- کنترل فاکتور دارای اعتبار از فروشنده
- کنترل رسید انبار از لحاظ مقدار و سایر موارد مورد نیاز
- کنترل و تطابق خرید با قرارداد مربوطه و درج قرارداد
رسیدگی به مصرف موجودی ها:
این مورد بر اساس روش های قیمت گذاری موجودی های شرکت صورت می گیرد که در رویه های نرم افزار حسابداری رایگان درج شده اند.
اثبات وجود و ارزش موجودی ها:
پس از رسیدگی به صورت گردش موجودی ها، لیست نمونه برداری حسابرس از انبار، بر اساس بهای کالا ها و بر اساس میزان اثبات وجود موجودی ها مشخص می شود.
این موضوع از طریق اثبات روش قیمت گذاری موجودی انتهای دوره کالا و مواد اولیه انجام می شود.
بررسی عدم نیاز به ذخیره کاهش ارزش موجودی ها:
زمانی که موجودی های شرکت فاسد شوند یا غیر قابل استفاده باشند، برای مانده کل موجودی ها بایستی ذخیره کاهش ارزش در آنها درج شود.
اگر ارزش یک دارایی از قیمت تمام شده همان دارایی کمتر باشد، بایستی برای مابه التفاوت ذخیره کاهش ارزش در دفاتر ثبت شود.
زمانی که موجودی های شرکت راکد و بدون استفاده بماند، باید حسابرس بررسی کند که آیا این موضوع به ذخیره کاهش ارزش نیاز دارد یا خیر.
رسیدگی به کالای امانی شرکت نزد دیگران:
تمامی کالا های امانی شرکت که نزد دیگران هستند باید برای بررسی مدارک تحویل کالا، برای ارسال تاییدیه اقدام کند.
عطف صورت گردش موجودی ها به بهای تمام شده:
مواد اولیه ای که در صورت گردش موجودی مواد اولیه درج شده اند، باید برای مصرف به بهای مواد مصرفی در جدول بهای تمام شده عطف ثبت گردند.
ستون صادر شده صورت گردش انبار محصول باید به بهای تمام شده محصول فروخته شده عطف متقابل شود.
ستون وارد شده انبار محصول در واقع تولیدات شرکت است که باید با آمار تولید شرکت تطابق داده شود.
