مستندسازي يكي از اركان مهم فعالیت دستیابی به یک محصول مي‌باشد كه نادیده گرفتن و عدم توجه کافی به آن موجب ضررهای جبران ناپذیری بر فرآیند دستیابی به محصول میشود . مستندسازي فرآيندي است كه طي آن داده ها و اطلاعات مورد نظر به روش‌هاي گوناگون گردآوري، ، تدوين، پردازش ، تصحیح و به روزسازی و نگهداري مي‌شود .
استفاده از نرم افزار های سازمانی مانند اتوماسیون ادرای،نرم افزار بایگانی و… برای یکپارچه سازی سیستم مدیریتی و افزایش راندمان پیشنهاد می شود.
به عبارتی دیگر مستندسازي، فرآيند شناسايي، گردآوري، و در دسترس عموم قرار دادن سوابق يا مستندات موجود از قبيل مكاتبات، فايل‌هاي كامپيوتري، تصاوير و… مي‌باشد كه داراي ارزش تاريخي ثابتي مي‌باشند. (مستندسازي همچنين ميتواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عكس‌ها و … داشته باشد ولي در اينجا جهت پرهيز از اشتباه ، اين اصطلاح را فقط جهت اشاره به اين فرآيند، به كار مي‌بريم).
همچنين ممكن است مستندسازي مستلزم خلق اسناد جديد جهت تهيه متن براي موارد موجود يا پر كردن خلأهاي موجود در سوابق تاريخي موجود باشد. براي مثال، جهت پر كردن يا تكميل مجموعه اطلاعات فاميلي شخصي يا مستندات سازماني ، ممكن است مذاكرات تاريخي شفاهي ، ثبت گردند . بطور مشابه، عكس‌هاي مربوط به يك شخص يا يك ساختمان، نوار ويديوئي يك واقعه اجتماعي، ميتواند اين اطلاعات را ضميمه مستندات كاغذي كند يا اينكه ممكن است به گفتن بخشي از داستان كه در مستندات منعكس نشده است كمك نمايد.
