در حسابداری توانایی تجزیه و تحلیل معامله های تجاری دارای اهمیت بالایی می باشد و یک برنامه حسابداری باید بتواند تمامی معاملات تجاری را به طور کامل و دقیق ثبت نماید تا در هنگام تهیه صورت حساب های مالی بتوان از این اطلاعات به راحتی استفاده نمود و نسبت به صحت آنها اطمینان داشت.
معاملات تجاری که در شرکت ها صورت می گیرد، می توانند سبب کسب سود و یا تحمیل ضرر برای آن کسب و کار شوند که داشتن درک درستی از حسابداری این معاملات می تواند یک شرکت را از وضعیت بحرانی نجات داده و یا بالعکس، شرکت مورد نظر را در وضعیتی بحرانی قرار دهد.
معاملات تجاری در حسابداری چیست:
معاملات تجاری، به فرآیند ها یا رویداد هایی گفته می شوند که می توانند از نظر پول سنجیده شوند و بر نحوه وضعیت مالی و یا عملکرد واحد تجاری سازمان مورد نظر تاثیر گذار باشند. معاملات تجاری روی عناصر مختلفی تاثیر دارند که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- حسابداری دارایی ها
- حسابداری بدهی ها
- حسابداری سرمایه
- حسابداری درآمد و هزینه
این نوع معاملات به 2 دسته زیر تقسیم می شوند:
معاملات مبادله ای:
معاملاتی مانند خرید، فروش، وصول مطالبات و پرداخت ها می شود.
غیر صرافی:
این معاملات، معمولا شامل مبادلات فیزیکی نیستند و در بخش های مختلفی کاربرد دارند مثل آتش سوزی، اصطکاک و… نمونه هایی از معاملات تجاری عبارتند از:
- خرید بیمه از بیمه گر
- خرید موجودی از یک تامین کننده
- فروش کالا به مشتری به صورت نقدی
- فروش کالا به مشتری به صورت اعتباری
- پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان
- اخذ وام از وام دهنده
- فروش سهام به یک سرمایه گذار
شرایط ثبت یک قرارداد به عنوان معامله تجاری:
برای ثبت معاملات تجاری در اسناد حسابداری ارزان بایستی معامله مورد نظر از شرایط زیر پیروی کند:
- با یک طرف تجاری باشد.
- در جهت منافع شرکت باشد.
- دارای ارزش پولی باشند.
- اثر دوگانه و یا دو برابری وجود داشته باشد.
- برای طرفین دارای اثرات مختلف باشد.
- توسط یک منبع پشتیبانی شود.
معاملات تجاری به عنوان بخشی از روش های حسابداری آنلاین و کنترل داخلی، بایستی توسط اسناد منبع پشتیبانی شوند که این اسناد، به عنوان پایه و اساس برای ثبت معاملات عمل می کنند. نمونه هایی از اسناد منبع عبارتند از:
- رسید رسمی هنگام دریافت پول نقد
- فاکتور فروش برای معاملات فروش
- کوپن نقدی برای پرداخت به صورت نقدی
- صورت حساب های مربوط به تامین کنندگان
- فاکتور فروشنده
- فاکتور سفته
- سایر اسناد تجاری
انواع معاملات تجاری در حسابداری:
معاملات تجاری می توانند دارای یک طیف گسترده و بسیار متنوع باشند اما به طور کلی معاملات تجاری به ماهیت تجارت بستگی دارند و در نهایت می توان گفت که به دو دسته خارجی و داخلی تقسیم می گردند که در ادامه به شرح آنها پرداخته شده است.
- یک بنگاه فروش محصول یا خدمات به صورت نقدی و یا اعتباری
- خرید دارایی توسط شرکت با استفاده از وجه نقد
- گرفتن وام از وام دهندگان
- پرداخت بدهی به طلبکاران
- پرداخت وجه نقد به تامین کنندگان پس از دریافت فاکتور
معاملات خارجی:
بین دو شرکت و یا دو سازمان انجام می گیرد که در بر دارنده مبادله پول و یا دارایی می باشد.
معاملات داخلی:
شامل فرآیندهای درون سازمانی می باشد مانند کاهش ارزش یک دارایی با کاهش ارزش آن در طول سال.
ثبت معاملات تجاری در حسابداری:
ثبت معاملات های تجاری، دارای مراحل زیر می باشد که از اهمیت زیادی در تجارت های مختلف برخوردار است. لذا لازم است که حسابدار در هنگام ثبت این نوع داده ها و اطلاعات، نهایت دقت و تمرکز خود را به کار گیرد تا از صحت و سلامت صورت حساب های تهیه شده، اطمینان کسب گردد.
- مرحله اول: شناسایی حساب هایی که تحت تاثیر این معامله هستند و ثبت آنها.
- مرحله دوم: تصمیم در مورد این که مبلغ دریافتی حاصل از این معامله تجاری به کدام حساب واریز می گردد و یا مبلغ پرداختی از کدام حساب شرکت کسر گردد.
- مرحله سوم: مستند سازی معاملات در یک ژورنال.
چگونگی انجام معاملات تجاری در حسابداری:
- تمامی مستندات مربوط به معاملات تجاری جمع آوری شود.
- حساب های مالی و یا دسته های مختلفی برای انواع معاملات تنظیم گردند.
- مشخص گردد که کدام حساب ها برای بدهی و یا اعتبار است.
