نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های سازمانی کارامدترین ابزار مدیریت کار آنلاین و اجرای دورکاری هستند. ابزارهایی که متناسب با کسب و کارهای ایرانی بومی‌سازی شده و با تکنولوژی‌های روز، توسعه یافته‌اند.
با وجود نرم افزارهای زیادی که برای دورکاری طراحی شده‌اند به خاطر نبود فرهنگ استفاده از آنها، این ابزارها هنوز مورد استفاده قرار نگرفته‌اند. حتی برخی از نرم‌افزارهای مناسب دورکاری برای کار روتین و در شرکت هم کاربرد دارند اما به خاطر مسائل مالی موجود و تحریم‌ها در ایران امکان استفاده از آنها فراهم نشده یا زمینه استفاده محدود آنها به وجود آمده است. قطعا رفع این مشکل در گرو بومی‌سازی فناوری ها و همسوسازی ابزارهای آن با نیازهای اجتماعی، فنی و کسب و کارهای داخلی کشور است.
اگر شما هم یکی از مدیرانی هستید که می‌خواهید تجربه دورکاری را در فرهنگ سازمانی کسب و کارتان رایج کنید و از مزیت‌های آن بهره‌مند شوید و درعین حال عملکرد سازمانی عالی خود را از دست ندهید، باید بدانید اپلیکیشن‌های سازمانی متنوعی در کنار نرم‌افزارهای مبتنی بر وب با کارکردهای مختلفی از جمله نظارت و رهبری تیم‌های دورکار در بازار داخلی کشور موجود است که می‌توانید از خدمات آنها بهره‌مند می‌شوید.
نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های موبایلی برای مدیریت دورکاری
با تمرکز بر روی ارائه نرم‌افزارهای سازمانی در پلتفرم موبایل روی سیستم عامل اندورید و iOS و اپلیکیشن‌های سازمانی دیدگاه همراه را طراحی و تولید کرده اند تا بیشترین خدمات نرم‌افزاری خود در حوزه‌های مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت کار منابع انسانی و راهکارهای مالی، لجستیک و انبارداری را بر روی موبایل قرار دهند و کاربران بتوانند با سهولت و صرف کمترین انرژی و بیشترین بازدهی، فعالیت‌های روزانه خود را انجام دهند.
اپلیکشن‌های دیدگاه همراه عبارتند از: دیدگاه (Didgah)، مکاتبات، پیشخوان، جلسات، انباردار و جمع‌دار
دیدگاه (Didgah)
برنامه اصلی از مجموعه محصولات موبایلی دیدگاه است. این برنامه وظیفه ورود به سیستم دیدگاه، نمایش یادآوری‌ها و اعمال تنظیمات کلی برای مجموعه برنامه‌های همراه را بر عهده دارد. برای استفاده از دیگر برنامه‌های همراه لازم است این برنامه نصب و از طریق آن به سیستم دیدگاه لاگین شود. امکانات شاخص این اپ عبارتند از :
- تعویق و لغو یادآوری ها
- فیلتر یادآوری ها بر اساس نرم افزار
- گشایش یادآوری توسط برنامه مربوطه
- امکان دریافت یادآوری ها به صورت در لحظه/دوره ای بنا به صلاحدید کاربر
میزکار اتوماسیون اداری با اپلیکیشن مکاتبات
مکاتبات (Correspondence) برنامه‌ای است که پراستفاده‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار مکاتبات تحت وب دیدگاه را در بستر همراه در اختیار کاربر قرار می‌دهد. کاربران مکاتبات دیدگاه می‌توانند به وسیله این اپلیکیشن، نامه‌ها، پیشنویس‌ها و پیام‌های خود را بر روی دستگاه همراه خود دریافت اقدامات لازم بر روی آنها را انجام دهند. برخی از کارکردهای این اپ عبارتند از :
- مشاهده، ارجاع و اختتام نامه از کارتابل
- جستجو در آرشیو نامه های شخصی
- مشاهده، پاسخ و ارجاع پیشنویس از کارتابل
- تبدیل پیشنویس به نامه در انتظار یا نامه
- ایجاد، مشاهده، پاسخ و ارجاع پیام از کارتابل
- انتخاب بازه زمانی در کارتابل ها
پیشخوان سازمانی کارکنان در منزل
پیشخوان (ESS) از دیگر اپلیکیشن‌های سازمانی است که درخواست‌های اداری در داخل سازمان را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. کاربران سیستم‌های پرسنلی و حضور و غیاب دیدگاه می‌توانند به وسیله این برنامه، درخواست مرخصی یا ماموریت خود را ثبت و یا درخواست‌های ارسالی را تایید یا رد کنند و گزارش تجمیعی حضور و غیاب خود را مشاهده کنند. برخی از امکانات شاخص این اپ عبارتند از :
- مشاهده فیش حقوقی و پرسنل زیر مجموعه از آرشیو
- مشاهده احکام شخصی و پرسنل زیر مجموعه از آرشیو
- مشاهده وام‌های شخصی از آرشیو
- محاسبه جمع اقساط ماهانه در آرشیو وام‌های شخصی
- درخواست مرخصی
- مشاهده و دریافت گزارش‌های حضور و غیاب شخصی و پرسنل زیر مجموعه
- محاسبه جمع اقساط ماهانه در آرشیو وام‌های شخصی
- مقایسه آیتم‌های هر حکم با حکم قبلی
تنظیم و برگزاری جلسات از راه دور
اپلیکیشن جلسات برخی از قابلیت‌های منتخب از نرم‌افزار جلسات تحت وب دیدگاه را به کاربران ارائه می‌کند. جلسات از جمله اپلیکیشن‌های سازمانی‌ست که تنظیم جلسه، تعیین دستور جلسه و تخصیص زمان مشخص برای آن، ثبت حضور مدعوین جلسه و ثبت صورت جلسه و … قابل انجام است. تهیه و الصاق اسناد تکمیلی مانند عکس، صوت و یا ویدئو به صورت جلسه نیز از طریق برنامه جلسات براحتی قابل انجام است. امکانات شاخص این اپ عبارتند از :
- نمایش جلسات در نمای روز
- نمایش جلسات در نمای برنامه زمانی، هفته و ماه (فقط در نسخه اندروید)
- نمایش دعوت نامه جلسات
- نمایش تداخل زمانی در جزییات جلسه
- تعیین زمان یادآوری جلسات به صورت مجزا از برنامه وب جلسات
- نمایش نقش مدعوین به دبیر جلسه
- اتصال به سایر تقویم های موجود در دستگاه کاربر(فقط در نسخه اندروید)
- تعیین وضعیت حضور در جلسه توسط مدعوین
- حضور غیاب مدعوین توسط دبیر جلسه
- ثبت خروجی از جلسات (فقط در نسخه اندروید)
- نمایش جزییات دستور جلسه و زمان بندی آنها
انباردارگردانی
اپلیکیشن موبایلی انباردار، امکان انبارگردانی و شمارش کالاهای هر انبار و کنترل لحظه‌ای کالاهای انبارهای مختلف با استفاده از تکنولوژی‌های بارکد و QR Code را در اختیار کاربران قرار خواهد داد. با استفاده از این اپلیکیشن، جستجو و کنترل موجودی کالاهای هر انبار به صورت آنلاین بر روی موبایل کاربران ممکن است و اطلاعات انبارگردانی به صورت اتوماتیک برای ثبت اسناد اصلاحی در نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار، ارسال می‌شود. امکانات شاخص این اپ عبارتند از :
- انجام عملیات انبارگردانی کالاها به صورت آفلاین
- انجام عملیات کنترل موجودی
- اسکن بارکد کالا، علاوه بر وارد کردن دستی شماره
- نمایش گرافیکی پیشرفت انبارگردانی
- ثبت موجودی و جستجوی کالاها
- اتصال به دستگاه های جانبی برای خواندن بارکد
مدیریت اموال با اپلیکیشن جمع‌دار
از دیگر اپلیکیشن‌های سازمانی دیدگاه برنامه جمع‌دار است که ارتباط با نرم‌افزار مدیریت کار و اموال تحت وب دیدگاه را امکان‌پذیر می‌کند. این اپلیکیشن سازمانی با تسهیل عملیات صورت‌برداری، امکانات وسیع و بسیاری را در اختیار کاربران و امنای اموال سازمان‌ها قرار می‌دهد. امین اموال می‌تواند با تلفن همراه و حضور در محل‌های مورد نظر به ثبت و اسکن بارکد اموال اقدام کند. برخی از ویژگی‌های این اپ عبارتند از:
- انجام عملیات صورت‌برداری اموال توسط امین اموال به صورت آفلاین
- بازرسی اموال به صورت آنلاین
- اسکن بارکد مال، مکان مال و مسئول مال علاوه بر وارد کردن دستی شماره
- نمایش گرافیکی پیشرفت صورت‌برداری
- ثبت مغایرت و تعیین وضعیت صورت‌برداری اموال جستجوی مال، مکان مال و مسئول مال
- اتصال به دستگاه های جانبی برای خواندن بارکد
نرم‌افزارها کارها و مدیریت پروژه در دورکاری
نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software)، نرم افزارهایی هستند که امکان انجام کارهای متفاوت را فراهم می‌کنند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه شامل نرم افزارهای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستم‌های مدیریتی است که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند.
سرعت پیشبرد کارها را می‌توان یکی از مشکلات ساختارهای اداری دانست؛ معضلی که زاییده بوروکراسی اداری است. در چنین ساختاری معمولا کارها با کُندی انجام می‌‌شوند و ارائه گزارش کار در فرآیند رسمی مطول و با مکاتبات و نامه‌نگاری‌های زیاد، اتفاق می‌افتند. با وجود چنین معضلاتی شاید استفاده از نرم‌افزار کارها را بتوان روشی مفید برای رفع این نگرانی‌ها دانست.
نرم‌افزار کارها در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، ابزاری چابک برای پیشبرد سریع‌تر کارها است و جزییات کارها و پروژ‌های تیم‌ها را با امنیت بالاتر حفظ می‌کند. با این نرم‌افزار در هر واحد و بخش سازمانتان می‌توانید برنامه‌ها و کارهایی که از پیش، طراحی شده‌اند را مدیریت و اطلاعات آنها را پایش کنید. محیط این نرم‌افزار، بستری رسمی و امن برای کلیه اطلاعات سازمانی تبادل شده بین کاربران است؛ بنابراین افراد می‌توانند با خیالی راحت درباره جزییات پروژه‌ها با یکدیگر حرف بزنند و داده‌هایشان را رد و بدل کنند.
دیدگاه در ابر
علاوه بر اپلیکیشن‌های سازمانی سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری، ابزارهای مناسبی برای به اشتراک گذاری، ذخیره‌سازی و همکاری از راه دور است، برخی از اسناد و پرونده‌های چندرسانه‌ای برای ارسال از طریق ایمیل بسیار بزرگ هستند. اینجاست که باید از سرویس‌های ذخیره سازی ابری مناسب استفاده کرد.
خدمات «دیدگاه در ابر» در کسب و کارهایی که ابعاد کوچک‌تری دارند و هزینه تهیه و نگهداری سرورهای اختصاصی در آنها به صرفه نیست، امکاناتی برای استفاده بهینه از نرم‌افزار BPMS و مکاتبات اداری دیدگاه را فراهم می‌کند. از مزایای این سرویس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حذف هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری تهیه سرور اختصاصی
- عدم محدودیت ارائه خدمات به سازمان‌های کوچک
- حذف سربارها و به حداقل رساندن هزینه‌های مربوط به نگهداری و امنیت سرور
- عدم نیاز به منابع انسانی متخصص برای حفظ پایداری و عملکرد بهینه نرم‌افزارها
- امکان دسترسی به دیتا و ارتقا به سرور اختصاصی
- تهیه نسخه پشتیبان
- به‌روزرسانی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سرور
