سيستم بايگانی كامپيوتر قادر است اطلاعات مورد نياز را در حداقل زمان ممكن در اختيار مديريت يك سازمان قرار دهد . بنابر اين تصميم گيري صحيح و سريع كه از اهم وظايف هر مديريت است ، با كمك كامپيوتر در كوتاه ترين زمان امكان پذير است .
نقش بايگاني با استفاده از كامپيوتر در زمينه ي اداري و استخدامي اهميت زيادي دارد از آن جمله: انتخاب واستخدام ، انتصاب ، ترفيع ، و بازنشستگي .را می توان نام برد.
می توان با تهیه و تکمیل فرم های خاص وتجزیه وتحلیل فرم های تکمیل شده توسط متخصصان کامپیوتر بدون هیچ گونه اعمال نظری، ا نتخاب،انتصاب و… ا فرادشایسته به طور صحیح درسازمان صورت گیرد.
استفاده از نرم افزار بایگانی، نرم افزار دبیرخانه و… برای بالا بردن راندمان امور سازمان ها پیشنهاد می شود.
ساير موارد استفاده از كامپيوتر در گردش مكاتبات و بايگاني مكاتبات را مي توان به شكل زير عنوان كرد :
- تشكيل پرونده بر اساس موضوع و مفاد نامه يا افراد
- دسترسي به نامه هاي داخل پرونده بر حسب كد دسترسي
- انتفال اطلاعات و يادداشت هاي يك نامه به نامه ي ديگر
- ثبت تاريخ پيگيري و نتايج اقدام شده
با توجه به اين كه عمل ثبت نامه ها ي وارده وصادره سازمان ها و به طو كلي اسناد داراي اهميت زيادي مي باشد بنابراين پس از انجام عمليات ثبت ، سازمان ها مكلف هستند كه آن را حفظ و نگهداري نموده و به عنوان يك سند قابل قبول در گردش اداري قرار دهند . و در اين صورت بعد از عمليات ثبت حفظ اسناد مورد توجه قرار مي گيرد و در واقع ثبت و بايگاني لازم و ملزوم يكديگر هستند .
