در زمان های قدیم به علت کوچکی کسب و کارها و هم چنین نبود فناوری کنونی، نیاز آن چنانی به سیستم ها و نرم افزار های حسابداری آنلاین جهت رسیدگی به امور مالی احساس نمی شد، اما رفته رفته با گسترش و ایجاد کارخانه ها و مراکز بزرگ خرید و فروش کالا ها و خدمات و … جای خالی سیستم هایی که بتوانند نیازهای مربوط به امور مالی این مجموعه ها را مرتفع نمایند به وجود آمد.
بخش برنامه حسابداری همواره به عنوان یکی از مهم ترین قسمت های یک شرکت به حساب می آید. سیستم های حسابداری مورد استفاده در این بخش به مرور جایگزین تعداد بی شمار حسابدارانی شدند که مسئولیت رسیدگی و حساب و کتاب امور مالی سازمان ها را در دفاتر مالی داشتند.
تا چندسال پیش امور مالی شرکت ها در یک دفتر کل یادداشت می شد و نرم افزارهای حسابداری ارزان شامل برنامه صفحه گسترده اکسل می شدند اما با پیشرفت علوم متفاوت حسابداری و برنامه نویسی، نرم افزارهای پیچیده تری به وجود آمدند که باعث سهل شدن رسیدگی به امور مالی شدند به نحوی که با وارد نمودن اطلاعات مالی مربوطه به این نرم افزار ها، کلیه فعالیت های مربوط به تجزیه و تحلیل داده ها روی آن ها صورت می گیرد و نیزخروجی ها بر اساس نیاز کاربر تامین می گردند.
این سیستم ها وظیفه ثبت و تجزیه و تحلیل داده های معاملاتی سازمان ها را بر عهده دارند. این نرم افزارها جزء حیاتی ترین بخش مربوط به پیگیری امور مالی شرکت ها و موسسات به شمار می روند.
نرم افزار حسابداری رایگان تعیین وضعیت مالی، عملکرد و بازدهی موفق و یا ناموفق و هم چنین تعیین سمت و سو برای سرمایه گذاری های آتی و موفقیت آمیز یک کسب و کار را تسهیل می نمایند و نیز تاثیر فراوانی در سود دهی و رونق بخشیدن به بازار کسب و کار داشته اند.
امکاناتی که این نرم افزارها برای کاربران خود به وجود می آورند شامل:
- امکان ثبت و مستند سازی معاملات و هم چنین سایر اطلاعات مورد نیاز حسابداری مانند صورت های مالی، حساب های دارایی، بدهی ها، حقوق پرسنل، درآمدها و هزینه ها، سود و زیان و …
- کنترل پرداخت به طلب کاران و تامین کنندگان
- بررسی و کنترل مبالغ اخذ شده از مشتریان و بدهکاران
- ثبت موجودی کالا یا محصول
- ثبت سفارش خرید و ارسال اسناد مربوط به نوع، تعداد و قیمت کالا برای فروشند گان
- ثبت سفارش مشتری پیش از ارسال کالا یا محصول و تحویل اسناد به مشتری
- موسسه مشاوران ارائه دهنده انواع خدمات حسابداری می باشد.
این نرم افزارها ضمن تامین این امکانات باعث ایجاد مزایای زیر و بسیاری مزایای دیگر می شوند:
- سرعت عمل
- دقت
- آسان تر شدن دسترسی به اطلاعات
- سهولت در رسیدگی به امور مالی و حسابداری ارزان
- امنیت اطلاعاتی
- صرفه جویی در وقت و هزینه ها
- تامین گزارش های مالی
- تعیین نقاط قوت و ضعف در انجام معاملات
- مدیریت و نظارت دقیق بر نیاز نقدی و سرمایه گذاری
با عنایت به این که نرم افزار های حسابداری آنلاین فراوانی در بازار فروش این سیستم ها در دسترس است و هم چنین با توجه به تنوع این نرم افزارها، قیمت های آن ها نیز به طور فاحشی با هم متفاوت می باشند (از پنجاه هزار تومان الی چند میلیون تومان)، برای تهیه نوع مناسب آن لازم است که سیستم های متعدد موجود و نحوه کارکرد آن ها را با توجه به تخصص و مهارت کاربران آن سیستم و هم چنین الزامات، مشکلات و نیازهای کسب و کار خودتان بسنجید و سپس نرم افزار مناسب را انتخاب نمایید.
در یک دسته بندی بر اساس نوع کاربر، می توان این نرم افزارها را در دو دسته قرار داد:
- دسته اول شامل نرم افزار حسابداری مناسب حسابداران
- دسته دوم نرم افزار های حسابداری مناسب غیر حسابداران
در دسته اول سیستم های حرفه ای و به روز که بر اساس قوانین امور مالی تنظیم شده اند برای حسابرسی امور مالی شرکت ها و یا فروشگاه های بزرگ به کار گرفته می شوند. در این حالت حضور یک حسابدار زبده و حرفه ای ضروری می باشد تا بتواند گزارش های مالی استاندارد را بر اساس معیارهای مالی تدوین شده برای شرکت ها، به سازمان های دولتی و هم چنین سهام داران (ذی نفعان) داخلی و یا خارجی ارائه دهد.
دسته دوم شامل نرم افزارهایی برای کاربرانی است که مسئولیت رسیدگی به امور مالی یک مجموعه کسب و کار کوچک را بر عهده دارند و به عبارتی به صورت حرفه ای حسابدار نیستند و در این رشته نیز تحصیل نکرده و متخصص نمی باشند. در این حالت این کاربران از پس وظایف مالی ساده ای چون ثبت و صدور فاکتور فروش، ثبت چک مشتری، دریافت نقد، حساب کردن مانده مشتری و … بر می آیند.
