ثبت دستی اسناد حسابداری کاری طاقت فرسا و سخت می باشد که ممکن است شخص را با خطا و اشتباهات زیادی مواجه نماید. بر این اساس نرم افزار های حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند که برای ثبت و گزارش کردن اطلاعات حسابداری بسیار مهم می باشند و نقش کمک حسابدار را ایفا می کنند. در ادامه این مطلب به نرم افزارهای مناسب در این زمینه پرداخته می شود.
نرم افزار حسابداری:
نرم افزار حسابداری به یک نوع نرم افزار گفته می شود که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتی، لیست حقوق و دستمزد و تراز آزمایشی و … را به عهده دارد.
برای یافتن بهترین نرم افزار در حوزه خدمات حسابداری، بایستی ابتدا دلایل اصلی و نیازهای کسب و کار مورد نظر را شناسایی نمود. در این صورت لازم است که اشخاص با ضرورت استفاده از نرم افزار های حسابداری آشنا شوند.
ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری:
یکی از مواردی که در بسیاری از سازمان ها مهم است و مورد توجه قرار می گیرد، سهولت استفاده و کارایی نرم افزار حسابداری می باشد. همچنین از عوامل مهمی که در این زمینه می توان به آنها اشاره نمود، موارد زیر ذکر شده است:
شروع به کار تازه:
استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب از همان آغاز کار، کسب و کار مورد نظر را برای موفقیت در طول مسیر آماده می نماید.
کسب و کارهای در حال رشد:
اگر کسب و کار مورد نظر به سرعت در حال رشد و توسعه باشد و برای آن برنامه ریزی صورت گرفته باشد، استفاده از یک سیستم حسابداری دستی ناکارآمد باعث پیچیدگی امور حسابداری و مالی آن می گردد.
بنابراین اگر قرار است که در شرکتی از نرم افزار حسابداری استفاده شود، باید به گونه ای باشد که در صرف زمان و پول برای کسب و کار در حال رشد، صرفه جویی کند که این کار از طریق خودکار کردن فرآیندها و انعطاف بالای سیستم مالی کسب و کار امکان پذیر می باشد.
دسترسی سریع به اطلاعات مالی و مشتریان:
این نرم افزار به کاربر، امکان دسترسی ساده به پایگاه داده هر دو اطلاعات مالی و مشتریان را می دهد. همچنین با وجود آن می توان تمامی جزئیات در مورد مشتریان و فروشندگان، مانند اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و شرایط اعتباری را وارد نمود.
سمت و سو دادن به عملیات مالی شرکت:
یک نرم افزار حسابداری خوب و دقیق، می تواند با انجام وظایف مختلف، تمام عملیات شرکت را یک پارچه کرده و به طور خودکار داده ها را از سیستم های دیگر، مانند سیستم های انبار گردانی و موجودی کالا، سیستم فروش، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سایر زیر سیستم های مرتبط وارد نماید.
پیچیدگی سیستم فعلی:
اگر نرم افزاری که در حال حاضر در شرکت مورد استفاده قرار می گیرد، بیش از حد پیچیده است، راه حل آن استفاده از نرم افزار هایی می باشد که مخصوص کسب و کارهای کوچک ساخته شده است.
رعایت قوانین و مقررات:
بسیاری از نرم افزار های حسابداری، انجام اعمال ضروری مانند قوانین مالیاتی و قانون های تجاری را انجام می دهند و راهنمای خوبی برای کسب اطمینان در این امور هستند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری:
استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای مدیران و صاحبان کسب و کارها و همچنین حسابداران دارای مزایایی می باشد که در ادامه به شرح آنها پرداخته شده است:
تولید اتوماتیک سند:
ثبت خودکار، دقیق و سریع فاکتور ها، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید و فروش، اظهارات و حقوق و دستمزد
به روز بودن اطلاعات:
ثبت و محاسبه سوابق به طور خودکار و به روز
دقت: کمتر بودن فضای خطا و اشتباه و بالا بردن میزان دقت
در دسترس بودن اطلاعات:
داده ها و اطلاعات در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس ذی نفعان و حسابدار قرار گیرند.
مدیریت اطلاعات:
گزارش های تولید کالا می تواند در خصوص کنترل کسب و کار به بخش مدیریت کمک زیادی کند. مثلا تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری باید مورد رسیدگی قرار گیرند و حساب سود و زیان و ترازنامه به صورت دقیق تری تهیه و تنظیم گردند.
خوانایی:
با استفاده از نرم افزار حسابداری می توان اطلاعات حسابداری را چاپ نمود که باعث بهبود خوانایی اسناد می گردد و روند بهره وری را افزایش می دهد.
بهره وری:
استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می گردد که جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر صورت گیرد و کنترل میزان موجودی بهبود یابد.
انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب:
انتخاب نرم افزار حسابداری که متناسب با نیاز کارفرما و کسب و کار مورد نظر، دارای شرایطی می باشد که در ادامه به برخی از مهم ترین آنها اشاره شده است.
- شناخت نیازها
- نوع سیستم حسابداری
- امکانات جانبی
- بودجه و هزینه
ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب:
- امکان ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی در نرم افزار حسابداری
- ویژگی های بصری (گرافیکی) مناسب برای گزارش گیری
- یکپارچگی سیستم های حسابداری
- به روز و دقیق بودن نرم افزار حسابداری
- سازگاری نرم افزار حسابداری با کسب و کار
- قابلیت گسترش پذیری نرم افزار حسابداری همگام با کسب و کار مورد نظر
- تضمین امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری
- پشتیبانی نرم افزار حسابداری
- سادگی و کاربر پسند بودن نرم افزار حسابداری
- قیمت متناسب با امکانات موجود در نرم افزار
