در طول زندگی حرفه‌ای، یا حتی در زمان‌های دیگر، ممکن است از شما خواسته شود تا یک صورت‌جلسه تهیه کنید. حتی ممکن است از شما خواسته شود که به‌صورت رسمی دبیر یک گروه یا سازمان باشید، چه به‌صورت داوطلبانه و چه با پرداخت حقوق.
در این صورت ضروری است که بدانید چه‌کاری باید انجام دهید و قادر به یادداشت‌برداری روشن و دقیق باشید، زیرا نقش دبیر در درجه‌ی اول، تهیه یادداشت از جلسه است.
مسئولیت و نقش دبیر جلسه
نقش دبیر جلسه در هر گروه رسمی پشتیبانی از فرایند جلسه است. دبیر معمولاً مقدمات جلسات تحت وب را فراهم کرده و اسناد رسمی مربوط به فرآیند و تصمیم‌گیری‌های گروه یعنی صورت‌جلسات را نگهداری می‌کند. این کار ممکن است شامل نگهداری اسناد مکاتبه‌ای نیز باشد.
این مقاله عمدتاً بر جنبه‌های رسمی نقش دبیر جلسه و به‌ویژه نقش‌های مرتبط با جلسات تمرکز دارد.
آماده‌سازی: نقش دبیر جلسه قبل از شروع
مواردی هستند که دبیر باید قبل از جلسه از آن‌ها اطلاع کسب کند، بسیاری از این موارد را می‌توان به‌راحتی و با سؤال کردن از رئیس جلسه به دست آورد.
مهم‌ترین موارد عبارت‌اند از:
چه کسی قرار است مقدمات جلسه را فراهم کند، ازجمله پیدا کردن محل برگزاری و تنظیم زمان‌های استراحت و هرگونه امکاناتی که باید در دسترس باشند؟ این موارد اغلب بر عهده‌ی دبیر است. چه کسی مسئول تهیه‌ی دستور جلسه است؟ هر رئیسی معمولاً اولویت‌های خود را دارد، اما این مورد نیز معمولاً وظیفه دبیر جلسه بوده و با کمک رئیس جلسه ایجاد می‌شود. ممکن است افراد دیگری نیز حق اضافه کردن آیتم‌هایی به دستور جلسه را داشته باشند. برای اطلاعات بیشتر مقاله‌ی “تنظیم دستور جلسه برای جلسات“ را مطالعه کنید. دبیر جلسه باید اطمینان یابد در دستور جلسه موارد اضافی وجود ندارند، وی باید با رئیس جلسه و سایرین صحبت کند تا چنین مواردی را در صورت امکان به جلسات بعدی موکول کند، همچنین مواردی که باید در گزارش کتبی پوشش داده شوند را نیز مشخص می‌کند. چه نوع یادداشت یا صورت‌جلسه‌ای موردنیاز است؟ آیا باید یک صورت‌جلسه‌ی رسمی باشد که مشخص می‌کند چه چیزی توسط چه کسی عنوان‌شده یا صرفاً نکات مختصر در مورد اقدامات موردتوافق را بیان کند؟ پس از جلسه، چقدر زمان برای تهیه یادداشت و صورت‌جلسه در دست است؟ فرایند انتشار یادداشت‌ها چگونه است؟ برخی از روسا قبل از انتشار صورت‌جلسه آن را مطالعه و تائید می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند که آن را هم‌زمان به چندین شرکت‌کننده کلیدی بفرستند.
اگر برای بار اول نقش دبیر جلسه را برعهده‌گرفته‌اید، باید بفهمید که چه کسانی باید در جلسه حضور یابند، این افراد نمایندهی چه سازمان‌هایی هستند و چه مسائلی در جلسات آنلاین قبلی مطرح‌شده‌اند؟
این به شما کمک خواهد کرد که در جریان اوضاع قرار بگیرید. شما می‌توانید این کار را با نگاه کردن به صورت‌جلسه‌های گذشته و همچنین با پرسیدن از رئیس جلسه راجع به مواردی که قرار است موردبحث قرار گیرند، انجام دهید.
دبیر جلسه مسئول ارسال اوراقی برای جلسه است. این کاغذها شامل، دستور جلسه، صورت‌جلسه‌ی گذشته و هر مطلب دیگری برای بحث و یا کسب اطلاعات است.
روز جلسه
در روز جلسه، مواردی وجود دارند که دبیر جلسه باید انجام دهد:
اطمینان حاصل کنید که می‌دانید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. اگر ساختمان دارای مأموران امنیتی باشد، ممکن است لازم باشد فهرستی از شرکت‌کنندگان را ارائه دهید. خود را زودتر به محل جلسه رسانده و بررسی کنید که همه‌چیز مرتب باشد. درصورتی‌که مسئولیت مقدمات جلسه را نیز بر عهده‌دارید، باید اطمینان حاصل کنید که همه‌چیز آماده است، اتاق به‌درستی آماده‌شده، تمام تجهیزات موردنیاز به‌درستی کار می‌کنند، به‌اندازه‌ی کافی صندلی وجود دارد و نوشیدنی‌ها در دسترس هستند. ممکن است بخواهید محل نشستن افراد را تعیین کنید و حتی صندلی‌ها را طبق الگوی خاصی بچینید، این امر باعث ایجاد تفاوت‌های مثبت و بزرگی در اداره‌ی جلسه می‌شود. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که رئیس جلسه در مرکز باشد و شما نیز در کنار او بنشیند. اطمینان حاصل کنید که تعداد زیادی کپی از کاغذها وجود دارند تا به کسانی که آن‌ها را همراه خود ندارند، ارائه شوند. اگر تعداد کاغذها زیاد باشند، بهتر است که آن‌ها را در یک پوشه با استفاده از شماره‌ی صفحه یا بخش به ترتیب تنظیم کنید تا شرکت‌کنندگان بتوانند به‌راحتی کاغذهای مربوط به بحث جاری را پیدا کنند. اگر از مدال‌های نام برای افراد استفاده می‌کنید، آن‌ها را به ترتیب حروف الفبا بر روی یک تابلو قرار دهید تا شرکت‌کنندگان بتوانند آن‌ها را در زمان ورود به‌راحتی انتخاب کنند.
تهیه صورت‌جلسه
خوش‌آمد گویی و معرفی
صورت‌جلسه باید شامل لیست کامل از افرادی که در جلسه حضور دارند و عذرخواهی افرادی باشد که نتوانسته‌اند در جلسه شرکت کنند.
برای صرفه‌جویی در زمان، یک برگه‌ی حضور و غیاب تهیه کنید و از بقیه درخواست کنید تا نام خود، سازمان و جزئیات تماس را به‌نوبت در آن یادداشت کنند. در صورت غیبت برخی از اشخاص توجه داشته باشید که عذرخواهی آن‌ها به دلیل عدم حضور را یادداشت نمایید. اغلب افراد خود را “جایگزین فلان شخص” معرفی کرده و از جانب او عذرخواهی می‌کنند.
موضوع اصلی
چگونگی یادداشت‌برداری برای جلسه به این بستگی دارد که صورت‌جلسه چقدر رسمی باشد. اگر فقط خلاصه‌ای از بحث و نکات عملی را گزارش می‌کنید، می‌توانید به بحث و گفتگو گوش کرده و سپس آن را خلاصه‌نویسی کنید. بااین‌حال، اگر قرار باشد که نکات اصلی ارائه‌شده توسط سخنرانان را یادداشت کنید، باید مجموعه‌ای کامل‌تر با نام سخنرانان تهیه کنید. بستگی به خودتان دارد که از یک لپ‌تاپ یا قلم و کاغذ برای یادداشت استفاده می‌کنید، هرچند که بهتر است این موضوع از قبل با رئیس جلسه در میان گذاشته شود.
نکات مفید برای نوشتن صورت‌جلسه
برای لغات، عبارات و اصطلاحات در حوزه‌ی خود کلمات مخفف بسازید تا بتوانید به‌جای نوشتن عبارات کامل از آن‌ها استفاده کنید. برای اشاره به سخنرانان در یادداشت‌های خود، از نام شخص استفاده کنید. اگر از نام شخص مطمئن نیستید، از نام سازمان استفاده کنید: هیچ‌کس اعتراضی ندارد که با عنوان ‘نمایندهی فلان سازمان’ شناخته شود، اما نقطه‌نظرهای بدون مشخصه شما را به دردسر خواهد انداخت. اگر چندین نفر در مورد یک موضوع توافق داشتند، کافی است بنویسد ‘ x و y موافق‌اند’.
پشتیبانی از فرآیند جلسه
این وظیفه‌ی رئیس جلسه است که فرآیند جلسه را مدیریت کند، اما دبیر جلسه نیز در برخی از مسائل می‌تواند کمک کند. به‌عنوان‌مثال:
به‌آرامی یادداشتی را جلوی رئیس قرار دهید که مسائل مربوطه و زمان‌بندی آن‌ها که در دستور جلسه ذکرشده و یا مشکلات یا زمان صرف چای و قهوه را اطلاع دهید. خلاصه‌ای از بحث تهیه کنید. این امر به‌ویژه هنگامی مفید است که افراد نظراتی مشابه با نظر سایرین را تکرار می‌کنند. اگر موضوعی را درک نکردید، بخواهید که موضوع شفاف‌سازی شود. این احتمال وجود دارد که درصورتی‌که شما نتوانید موضوع را درک کنید، دیگران هم قادر به درک آن نباشند. به‌هرحال برای تهیه‌ی صورت‌جلسه‌ی صحیح باید درک کاملی از موضوعات داشته باشید. پس‌ازاین که اقدامی تصویب شد، بررسی کنید که چه کسی قصد دارد آن را انجام دهد. در جلسات ممکن است بر روی اقدامات ضروری تأکید شود، ولی مسئولیت آن به کسی محول نشود. شما، به‌عنوان دبیر، باید اطمینان حاصل کنید که این اتفاق نمی‌افتد.بسته به نوع سازمان، اینکه سطح سازمانی نسبتاً پایینی دارید یا نقش شما یک نقش داوطلبانه است و اینکه یک عضو منتخب برای یک گروه هستید، بهتر است که این مسئولیت‌ها را با رئیس جلسه در میان بگذارید تا مطمئن شوید که مداخلات شما با استقبال مواجه خواهد شد.
هشدار!
گاهی اوقات ممکن است با بحثی که جالب است حواستان پرت شده و فراموش کنید که چیزی یادداشت کنید. سعی کنید همواره حتی زمانی که در بحث پیشرفتی حاصل نمی‌شود بر روی وظیفه‌ی خود متمرکز باشید. ممکن است رئیس جلسه هرلحظه از شما خلاصه‌ای از جلسه را بخواهد.
استفاده از نرم افزار تقویم برای مدیریت بهتر امور کاری و برنامه ریزی آن ها به سازمان ها پیشنهاد می شود.
نقش دبیر جلسه پس از جلسه
اکنون نقش دبیر جلسه واقعاً شروع می‌شود!
بهتر است بعد از پایان جلسه در اسرع وقت صورت‌جلسه را بنویسید. یادداشت‌هایتان در طول جلسه ممکن است واضح به نظر برسند ولی بعد از یک روز مبهم خواهند بود، بعد از دو هفته حتی در مورد حضورتان در جلسه شک خواهید کرد.
صورت‌جلسه باید مطابق با دستور جلسه باشد. حتی اگر فردی در جلسه یک موضوع قدیمی را موردبحث قرار دهد، شما باید آن بحث را جزء آیتم‌های دستور جلسه‌ی اصلی قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که تمام نکات کلیدی بحث، همه‌ی تصمیمات گرفته‌شده و اقدامات موردتوافق را به همراه نام فردی که مسئول آن اقدام است، در صورت‌جلسه ذکر کنید.
صورت‌جلسه‌ها معمولاً در زمان گذشته و به‌صورت مجهول نوشته می‌شوند (“x مشخص کرد که نیاز است y انجام شود؛ توافق شد که z مسئول آن شود”). به‌ویژه در صورت‌جلسه‌های رسمی، برای چیزی که قرار است اتفاق بیفتد به‌جای ‘خواهد شد’ از ‘شود’ استفاده کنید.
به سبک خودتان بستگی دارد که از نام، نام به‌علاوه‌ی نام خانوادگی و یا حروف اول نام و نام خانوادگی برای اشاره به کسانی که صحبت می‌کنند، استفاده کنید. با رئیس جلسه هماهنگ کنید، یا به صورت‌جلسه‌های گذشته نگاه کنید تا ببینید چگونه نوشته‌شده‌اند و از روش همیشگی استفاده کنید.
بررسی و تائید
اگر در نوشتن صورت‌جلسه تازه‌کار هستید، توصیه می‌شود تا از یک یا دو نفر از افراد مورد اعتماد برای بررسی و نظر دادن قبل از انتشار آن کمک بگیرید.
یکی از این افراد احتمالاً رئیس جلسه است، مگر اینکه خودش از شما بخواهد آن را ابتدا به شخص دیگری ارسال کنید. هنگامی‌که صورت‌جلسه توسط رئیس جلسه مورد تائید قرار گرفت، می‌توان آن‌ها را به‌طور گسترده برای شرکت‌کنندگان ارسال و در صورت لزوم در وب‌سایت نیز منتشر کرد. توجه داشته باشید که شرکت‌کنندگان ممکن است بخواهند خطاهای احتمالی را تصحیح کنند و اصلاحات باید در صورت‌جلسه‌های بعدی ذکر شوند.
