معنی هامش نویسی چیست؟
واژه هامش به فضای خالی بین متن نامه و مرز حاشیه یا لبه برگه یا نوار کاغذ اشاره دارد. این فضا در مکاتبات اداری برای اضافه کردن یادداشت‌های مربوط به متن نامه، تصاویر، نمودارها و… برای شخص گیرنده استفاده می‌شود و اندکی با پی نوشت متفاوت می باشد. در واقع معنی هامش نامه، نوشتن دستور و یا توصیه جهت اجرا در حاشیه نامه اداری است.
پی نوشت بطور معمول برای نوشتن یک دستور اجرایی به کار می‌رود که در حقیقت کمی طولانی تر از کلمات کلیدی مانند “اقدام شود” و یا “بررسی شود” است. همچنین، پی نوشت به نام پاراف نیز شناخته می شود. در سیستم نامه نگاری ایران معمولا این دو اصطلاح به یک معنی در نظر گرفته شده و بجای هم نیز بکار می روند.
هامش در نامه های اداری به چه معنی است؟
در مکاتبات اداری، هامش نویسی به عنوان ابزاری مرسوم جهت ارائه توضیحات تکمیلی، دستورات، توصیه‌ها و یا ارجاعات به منظور ارتقای وضوح، انسجام و کارایی ارتباطات رسمی به کار گرفته می‌شوند.
هامش یا پی‌نوشت در مکاتبات اداری ایران، متنی است که پس از بدنه اصلی نامه اضافه می‌شود و حاوی دستورات، توصیه‌ها یا درخواست‌هایی از سوی نویسنده برای گیرنده نامه است. این متن می‌تواند شامل یک جمله کوتاه، پاراگراف یا حتی متنی مجزا باشد.
دو کارکرد اصلی هامش نامه در مکاتبات اداری عبارتند از:
- ارائه توصیه یا درخواست نظر:
نویسنده می‌تواند از هامش برای ارائه پیشنهاد، نظر یا دیدگاه خود در مورد موضوع نامه به گیرنده استفاده کند. این کار به منظور جلب مشارکت گیرنده و دریافت بازخورد وی انجام می‌شود.
- صدور دستور انجام کار:
از هامش می‌توان برای صدور دستور به گیرنده نامه برای انجام اقدامات مشخص استفاده کرد. این دستور می‌تواند شامل وظایف، مهلت‌ها و سایر جزئیات مربوط به کار باشد.
تفاوت هامش و پی نوشت در نامه اداری چیست؟
پی‌نوشت در لغت‌نامه دهخدا به عنوان “نامه‌ای که در ادامه و دنباله نامه قبلی می نویسند ” و معنی هامش به صورت ” جملاتی که در حاشیه نامه نوشته می شود ” توصیف شده اند. هامش بیشتر به مطلبی اشاره دارد که در حاشیه کاغذ و نامه و یا یک یادداشت درج می‌شود، در حالی که پی نوشت برای ارجاع مکتوب به شیوه‌های مختلف مانند اشاره به نامه های قبلی به کار می‌رود. اما همانطور که پیشتر ذکر شد پی نوشت و هامش در نامه های اداری ایران مترادف در نظر گرفته شده و هر دو در سیستم‌های اتوماسیون اداری به یک معنی استفاده می شوند.
تفاوت هامش و پاراف در چیست؟
لازم به ذکر است که واژه پاراف به معنای امضای اختصاری و یا پیش‌امضا است که بطور معمول در اصطلاحات سیاسی و بانکی کاربرد دارد. در زمانی که نامه‌ای بخواهد قبل از امضا مورد تایید قرار گیرد و یا درخواست امضایی از شخصی بالاتر انجام شود، پاراف به کار می‌رود اما در مکاتبات اداری ایران کلمه پاراف نیز هم معنی با هامش نویسی یا پی نوشت در نظر گرفته می شود.
ارجاع در اتوماسیون اداری چیست؟
در سیستم‌های اتوماسیون اداری، ارجاع به معنای ارسال یک نامه یا سند به شخص دیگری برای اقدام و یا پاسخگویی است. این ارجاع ممکن است به دو صورت داخلی و خارجی باشد.
در ارجاع داخلی، سند یا نامه به شخص دیگری در داخل سازمان یا اداره ارسال می‌شود تا اقدامات لازم انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک واحد سازمانی به واحد دیگری برای بررسی و پاسخگویی ارجاع می‌شود.
در ارجاع خارجی، سند یا نامه به شخص یا سازمان خارج از سازمان یا اداره ارسال می‌شود تا اقدامات لازم در مورد آن انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک اداره به یک شرکت خصوصی برای ارائه خدمات ارجاع می‌شود.
در سیستم‌های اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه، ارجاع به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود. برای مثال، ارجاع می‌تواند به شکل الکترونیکی از طریق سیستم‌های پیام‌رسان و ایمیل یا به صورت سنتی با امضای نامه و ارسال آن انجام شود. همچنین، در سیستم‌های اتوماسیون اداری، معمولاً از پی‌نوشت یا هامش برای ارجاع به نامه‌های قبلی یا اضافه کردن توضیحات و ارجاع‌های مرتبط با متن نامه استفاده می‌شود.
هامش نویسی در اتوماسیون اداری یار
در نرم افزار اتوماسیون آنلاین یار به راحتی می توانید پس از ایجاد نامه مورد نظر، هامش نامه را نیز به آن اضافه کرده و برای کارمند گیرنده نامه ارسال نمایید. ایجاد هامش در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون یار امکان پذیر می باشد. برای اطلاع بیشتر از چگونگی هامش نویسی به مقاله آموزش اتوماسیون اداری یار مراجعه کنید.
