رسالت واحد:
دبیرخانه آنلاین واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده وصادره را درداخل وخارج مركز را تقبل مي نمايد.
اهم فعاليت هاي قابل ارائه در این واحد:
ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها
پرسنل تحت پوشش:
– نامه رسان: آقای غلامرضا سعادت
– بايگان: خانم زهره حاجيوند
فرايندهاي واحد دبيرخانه:
1) ثباتي:
دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريتهاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس
2) نامه رساني:
كه به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود:
- توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات)
- تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و … ارسال
(پست) صورتحسابهاي طرف قرارداد مركز، ارسال نتايج مشمولين كمسيون پزشكي نظام وظيفه ارسال و توزيع نامه هاي دفتر گروهاي مستقر در مركز، مراجع به بانكها و ديگر سازمانهاي دولتي مانند اداره دارائي، اداره بيمه، دادگستري و استانداري و … جهت پيگيري امورات محوله، رابطه بين مكاتبات همه گروههاي آموزشي موجود در اين مركز با دانشكده پزشكي و ارتباطات با بيش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مركز
3) امور تايپ:
تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و…
4) بايگاني:
جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق
شرح وظايف:
- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه
- تفكيك و توزيع نامه ها
- گرفتن فاكس و فاكس نامه ها
- تايپ نامه ها و يادداشتهاي اداري از روي پيش نويسهاي خطي
- تايپ بخشنامه ها و يادداشتها
- تايپ احكام پرسنلي
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی كه طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم كار بین كارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر كلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش كار دبیرخانه تحت وب
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریكه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
ذكر اين نكته ضروري است كه در نرم افزار دبيرخانه علاوه بر نامه ها، نشريات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارك زير نيز ثبت و شماره مي شوند.
