وظيفه بايگاني در هر سازمان طبقه بندي اسناد ،ثبت و ضبط و كنترل آنهاست و اين وظيفه از مرحله دريافت سند آغاز و تا زماني كه به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بين مي رود و يا به علت ارزش استثنايي در محل معيني براي هميشه نگهداري مي شود دوام خواهد يافت . اين وظائف را مي توان به تفضيل به شرح زير بيان نمود:
- كنترل نامه ها و استعلامات وارده به بايگاني جهت قرار دادن در پرونده ها
- نظارت بر تحويل و دريافت پرونده ها از قسمتهاي مختلف
- تشكيل پرونده برابر كدهاي تعيين شده در قسمتهاي مربوطه
- بايگاني نامه ها و پيش نويس ها و استعلامات
- ثبت نامه هاي وارده در سيستم رايانه اي بايگاني
- ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بايگاني
- شماره گذاري كليه سوابق ارسالي به بايگاني
- تحويل گرفتن پرونده و نامه ها از دبيرخانه و بررسي شماره صادره آن پرونده
- جستجوي پرونده ها در سيستم رايانه اي و دفاتر بايگاني
- برگ شماري و شماره گذاري پرونده هاي وارد به بايگاني
- جابجايي پروند ه هاي وارده در بايگاني و طبقه بندي آنان براساس كد گذاري
- بايگاني نمودن كليه برگه هاي وارد در بايگاني و جابجا نمودن آنان در پرونده هاي مربوطه
- تعويض زونكن هاي فرسوده و پشت نويسي پروند ه ها و زونكن ها
محل مناسب بايگاني:
اتاقهاي بايگاني، مهم ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است.به دليل وزن سنگين پرونده ها، مناسب ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پائي نتر ساختمان مي باشد.
محوطه هائي كه داراي مشخصات زير م يباشند، براي بايگاني نا مناسبند:
- محيط هاي غير سالم، مانند سردابهاي مرطوب و محوطه هاي زير شيرواني .
- محيط هاي خطر ناك، مانند محوطه هائي كه نزديك ديگ بخاراست.
- محيط هاي داراي مشكل از نظر دسترسي.
- محيط هاي فاقد نظارت ( جهت بايگاني اسناد محرمانه).
استفاده از نرم افزار بایگانی، اتوماسیون اداری و… برای مدیریت بهتر اسناد سازمان ها پیشنهاد می شود.
موارد درخور و مناسب بايگاني به شرح زير است :
- 2متر براي قفس ههاي ثابت داشته باشد.
- كف اتاق بايگاني، تحمل 1200 كيلو گرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 20
- درمورد كفپوش اتاق بايگاني، براي جلوگيري از برخاستن گرد و خاك، بهتر است از كفپوش قابل شستشوي ضد گرد و غبار مانند سراميك استفاده شود.
- پوشش داخلي و خارجي ديوارهاي بايگاني، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتي عايق بندي شده باشد. پنجره هاي ديوارهاي خارجي باز شو شود.
- بهترين ميزان دما براي بايگاني، به طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد مي باشد.
- به منظور جلوگيري از تابش خورشيد، بهترين روش چيدمان پروند هها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهاي بين قفسه هاست.
حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچها، با تنظيم رطوبت و نور ارتباط مستقيم دارد؛ ولي براي مهار جوندگان، مسدود كردن منافذ لوله هاي آب گرم، ورودي هواسازها و لول ههاي زهكشي، از مهم ترين اقداماتي است كه عموماً توصيه م يشود.
محافظ پروند ه ها:
محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفي است مانند پوشه، كارتن بندي، پروندان( زونكن) يا كلاسور كه با توجه به موارد زير انتخاب مي گردد:
- با قفسه هاي بايگاني از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .
- جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائي كه تا مدتها در بايگاني جاري كاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحكم باشد
- 2 سانتيمتر ضخامت پوشه يا پروندان (زونكن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نبايد قطر پرونده از 5 بيش تر شود و نبايد بيش از 150 برگ در پرونده بايگاني شود.
- گيرة نگهداري يا الصاق كنندة سوابق نيز، تأثير زيادي در تعيين نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً براي سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونكن) با نصب پهلو استفاده مي شود. توجه شود كه اگر ميزان مراجعه به داخل پرونده زياد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشيدگي سريع پرونده خواهد شد.
اداره امور بايگاني:
اداره امور بايگاني در هر سازمان با استفاده ازسه شيوه صورت مي گيرد:
- نظام متمركز بايگاني
- نظام غير متمركز
- نظام پراكنده يا سيستم نيمه متمركز ( كنترل مركزي )
مزاياي نظام غير متمركز:
- نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
- آشنا بودن اقدام كنند گان به عناوين پرونده ها
- احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارآيي بيشتر
