دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی مهم در حوزه اداری است که وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد. این واحد که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت در شرکتهای خصوصی معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد.
در عمل، دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. معمولا این واحد پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد.
در این مقاله به بررسی دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) می پردازیم و به دو سوال پاسخ می دهیم که «آیا می توان نرم افزار دبیرخانه را جایگزین دبیرخانه سنتی کرد یا خیر؟ » و «پیاده سازی نرم افزار دبیرخانه حرفه ای چه مزایایی برای یک مجموعه خواهد داشت؟ »
مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و نتایج حاصل از آزمایشهای تجربی نشان داده است. که اگر تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، مسئولین دبیرخانه به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره هستند.
در زمانهای قدیم نگهداری و ثبت این مستندات در دفاتر اندیکاتور کاغذی انجام می شد و در عصر فناوری، استفاده از نرم افزار دبیرخانه در کنار نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجب بهینه شدن کارها در واحدهای دبیرخانه شده است.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.
ویژگی های نرم افزار دبیرخانه:
۱.عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده
پیاده سازی دفاتر اندیکاتور مختلف به صورت الکترونیک و با سطح دسترسی خاص
تولید شماره ثبت به صورت اتوماتیک و استفاده از روشهای شماره گذاری دلخواه
امکان انتخاب عطف و پیرو از نامه های موجود و مشاهده آنها به صورت لینک کنار نامه در کارتابل
ثبت تاریخ اتوماتیک بر روی نامه و عدم امکان دستکاری تاریخ ها
انتخاب گیرنده نامه از لیست طرف های مکاتبه (نامه صادره) و چارت سازمانی (نامه وارده و داخلی)
امکان جستجوی سریع در دفتر اندیکاتور بر اساس تاریخ، شماره ثبت، دفتر ثبت، ثبت کننده، موضوع، فرستنده و گیرنده
۲.عدم نیاز به دفتر اندکس
مشاهده لحظه ای مراحل گردش نامه در سازمان با مشاهده درختواره ارجاعات
پاسخگویی سریع به مراجعین براساس اطلاعات نامه با استفاده از جستجوی پیشرفته و فیلتر پارامترهای مختلف
نمایش تاریخ و زمان مشاهده نامه توسط گیرنده در سازمان
۳. عدم نیاز به دفتر ارسال مرسلات
صدور کد رهگیری اتوماتیک و ارائه به مراجعین برای استفاده در پیشخوان خدمت آنلاین
نگهداری سوابق و مشخص بودن گیرندگان نامه در سازمانهای مقصد
استفاده از ایمیل نامه با استاندارد ECE برای سازمانهای مقصد و ثبت آنی نامه صادره در دبیرخانه مقصد
مشخص بودن شیوه ارسال نامه ها و زمان ارسال (پرینت ، فکس، ایمیل ، ECE )
۴. ارسال ساده نامه ها
امکان ارسال فکس نرم افزاری و ارسال سریع نامه ها در نرم افزار
عدم نیاز به نیروی انسانی و موسسه ها برای ارسال نامه ها صادره و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به نیروی انسانی برای ارسال نامه های داخلی و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از محیط اتوماسیون اداری
۵. ثبت ساده نامه های وارده
عدم نیاز به ارائه رسید به آورنده نامه و امکان صدور کدرهگیری اتوماتیک
عدم نیاز به کنترل نامه و دریافت آنی نامه از فرستنده و نشستن آن در کارتابل دبیرخانه با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به ورود تاریخ و شماره ثبت به صورت دستی و ثبت در چندین دفتر
عدم نیاز به دفتر اندکس و وجود قابلیت جستجوی پیشرفته برای سهولت و سرعت در یافتن نامه
عدم نیاز به تفکیک دستی نامه ها برای گیرندگان مختلف و ارسال خودکار آنها در محیط اتوماسیون اداری
عدم نیاز به تحویل نامه فیزیکی و ارسال آن در محیط اتوماسیون اداری به صورت الکترونیکی که با مشخص بودن ارجاعات نیازی به دریافت رسید وجود ندارد.
۶. ثبت ساده نامه های صادره
امکان ایجاد نامه، ذخیره پیش نویس و درخواست تایپ در محیط اتوماسیون اداری
امکان ارسال نامه جهت پاراف و تایید در محیط اتوماسیون اداری
نبود الزام به چاپ نامه جهت امضا مدیریت و امکان ارسال نامه جهت امضا در محیط اتوماسیون اداری تحت وب
نبود الزام برای ثبت و ارسال تمامی نامه ها توسط کاربر دبیرخانه و امکان مکانیزه کردن این فرآیند
عدم نیاز به شماره گذاری دستی و ثبت اتوماتیک در سیستم دبیرخانه
عدم نیاز به نگهداری یک نسخه فیزیکی از نامه و نگهداری اتوماتیک نسخه الکترونیکی آن در نرم افزار دبیرخانه
امکان استفاده از بایگانی نرم افزار دبیرخانه در صورت نیاز برای نگهداری طبقه بندی شده نامه ها
عدم نیاز به منابع انسانی و اتلاف وقت برای ارسال نامه و امکان دریافت آنی نامه توسط گیرنده با استفاده از پروتکل ECE و فکس
معایب سیستم های غیرمکانیزه (سنتی)
- دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.
- مراحل طولانی ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمانهای مختلف.
- عدم دسترسی سریع به مشخصات نامه های ثبت شده
- گم شدن اسناد در جریان جابجایی ها
- دسترسی کند به مکاتبات و زمان بر بودن فرآیندهای اداری
- افزایش هزینه های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد.
- پراکنده بودن اسناد در سازمان و مشکل جستجوی یک سند در میان پرونده ها و. …
- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی نظیر رطوبت ،گرما و. …
- احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و. …
- عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار
- عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مکاتبات سازمانی
- اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری
- عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان
- عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهر لحظه
- عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندی شده
- مشکلات زمان بر بودن ارسال فکس های متعدد و مشخص نمودن زمان بندی ارسال
- نبودن محیط یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
- نبود نظارت بر نظام اداری ، گردش نامه و عملکرد افراد
برتری سیستم اتوماسیون دبیرخانه نسبت به سیستم سنتی:
- عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
- سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
- دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
- ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
- دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
- عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
- وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
- عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
- عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
- شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
- در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری
- مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
- امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
- امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
- امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
- ارسال سریع و آسان فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
- محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
- نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو
منبع: https://payvast.com
