در سازمان‌ها اعم از خدماتی، بازرگانی و تولیدی، واحد فروش به‌عنوان واحد درآمدزا تأثیر زیادی در تصمیم‌گیری‌های مدیران دارد که در صورت کارکرد نامطلوب می‌تواند کل سازمان را دچار اختلال کند.
در فرایند فروش عوامل زیادی مانند کالا، مشتری، شرایط پرداخت، پراکندگی جغرافیایی تأثیرگذار هستند که تبادل اطلاعات این عوامل با سایر واحدها اهمیت زیادی دارد، به همین دلیل یک نرم‌افزار فروش به‌تنهایی نمی‌توان آینه تمام نمای عملیات سازمان باشد و فقط بخشی از اطلاعات واحد فروش را نشان می‌دهد و به دلیل جزیره‌ای بودن در عملکرد سازمان بهبودی ایجاد نمی‌گردد.
تفکیک اطلاعات سازمان به بخش‌های مختلف و نرم‌افزارهای مستقل، عامل کاهنده در کیفیت اطلاعات سازمان بوده و هم‌افزایی لازم (synergy) برای نمایش یکپارچه عملکرد سازمان را ندارد درصورتی‌که نرم‌افزار یکپارچه می‌تواند تبادل اطلاعات بین همه واحدها را برقرار و نیاز مدیران به گزارشات لحظه‌ای را تأمین و تصمیم‌گیری را آسان سازد.
فروش صرفاً ثبت یک فاکتور نیست
فروش، صرفاً ثبت یک فاکتور نیست و در پشت آن دنیایی از اطلاعات در حال تبادل است، در یک فرایند فروش می‌بایست در ابتدا اعتبار مشتری ارزیابی گردد که لازمه آن ثبت توافقات نحوه تسویه و ارتباط آن با خزانه‌داری و حسابداری است همچنین کنترل موجودی انبار جهت تأمین کالا و در صورت لزوم ارتباط با واحد برنامه‌ریزی تولید ضروری است، علاوه بر آن نحوه قیمت‌گذاری و تخفیفات و جوایز بخشی از مقرراتی است که در برای ثبت یک فاکتور فروش می‌بایست لحاظ شود.
وصول مطالبات از مسائل مهم واحد فروش است که اجرای درست آن سازمان را از آسیب‌های ناشی از کمبود نقدینگی مصون می‌سازد، با توجه به تعهدات مشتری شرکت‌ها نیز پرداخت‌هایی را متعهد شده که تأمین به‌موقع منجر به پرداخت بدون تأخیر تعهدات می‌گردد. گریزی از بدحسابی مشتریان نیست به‌هرحال فروش اعتباری و یا اسنادی بخشی از طبیعت کسب‌وکار است اما در بسیاری از شرکت‌ها کمبود نقدینگی ناشی از عدم یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی بین واحدهای فروش، حسابداری و خزانه‌داری است که کنترل‌های دقیق را کاهش می‌دهد.
نرم‌افزارهای جزیره‌ای فروش!!!
نرم‌افزار جزیره‌ای به‌صورت مستقل از یکدیگر کار می‌کنند و اطلاعات به روش‌های مختلف بین نرم‌افزارها مبادله می‌شود که هزینه‌های ریالی و زمانی زیادی را به همراه دارد، به‌طور نمونه پس از ثبت فاکتور جهت ثبت در حساب مشتری نیاز به صدور سند حسابداری است که به‌منظور کاهش تبادل اطلاعات بین دو واحد فروش و حسابداری، فاکتور فروش به‌صورت روزانه و یا چند روز یک‌بار به واحد حسابداری تحویل و اسناد آن صادر می‌شود و پس از طی این مراحل حساب مشتریان قابل استناد است.
این فرایند منجر به ایجاد یک پروسه زمان‌بر برای بروز رسانی اطلاعات می‌گردد و به‌صورت لحظه‌ای امکان کنترل اعتبار مشتری و یا سودآوری کالا وجود ندارد.
نرم‌افزارهای جزیره‌ای و Link بخش‌های جداگانه از یک سیستم اطلاعات مدیریت هستند و اگر سیستم اطلاعات مدیریت یک شرکت را تکه‌تکه کنیم، کسب‌وکار آن نیز تکه‌تکه خواهد شد و حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل شود و این نرم‌افزارها منجر به کاهش بهره‌وری و کارایی می‌شود و راه‌حل این موضوع استفاده از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه است که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان مخصوصاً واحد فروش را داشته باشد.
نرم‌افزارهای فروش یکپارچه با سایر نرم‌افزارها
نرم‌افزارهای یکپارچه فروش از یک بستر اطلاعاتی مشترک استفاده کرده و یک دیتا بیس جامع دارد که اطلاعات به لحظه در همه جای نرم‌افزار منتشر می‌گردد، وجود یک الگوی سند در کنار فاکتور فروش منجر به صدور سند لحظه‌ای در حسابداری می‌گردد و به‌محض صدور هر عملیاتی، اطلاعات حساب مشتری به روز می‌شود و تمام واحدها قابلیت گزارش‌گیری دارند.
سازمان‌ها به نرم‌افزار فروش مجزا نیاز ندارند بلکه نیاز اساسی سازمان‌ها تهیه نرم‌افزار جامع فروش و به‌صورت کاملاً یکپارچه با سایر سیستم‌ها است.
استفاده از نرم‌افزار فروش یکپارچه علاوه بر سرعت در تهیه اطلاعات مالی، این مزیت را دارد که می‌تواند کار گزارش‌گیری در یک شرکت را با دقت و صحت به عهده دارد و کارکنان کمتری در مقایسه با سیستم‌های دستی و جزیره‌ای مورد نیاز است و در مجموع مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری یک شرکت را نیز تقلیل می‌دهد.
نرم‌افزار فروش آنلاین به‌عنوان یک نرم‌افزار جامع یک بستر کاملاً یکپارچه ایجاد کرده است که هر تغییری در هر بخش به لحظه در همه بخش‌ها انتشار می‌یابد، ثبت هر عملیات فروش منجر به یک رخداد مالی می‌گردد و سند حسابداری آن در نرم‌افزار حسابداری ثبت و با ثبت سند، دفاتر، ترازها نوشته و گزارش‌ها نیز آماده می‌گردد، درواقع فرایند تشخیص ماهیت حساب، صدور سند و تهیه دفاتر و گزارشات توسط نرم‌افزار انجام می‌شود.
در ادامه بخشی از امکانات نرم‌افزار فروش آنلاین ارائه‌شده است:
امکانات
- تعریف مشخصات مشتریان و سقف اعتباری
- امکان تعریف ۱۰ سطح قیمتی، کمیسیون فروشنده، بازاریاب و مدت گارانتی در بخشنامه‌های فروش
- امکان تعریف مالیات بر ارزش‌افزوده به‌تفکیک سال توسط کاربر
- تنظیمات فاکتور فروش بر اساس نیاز کاربر
- ایجاد کنترل‌های لازم در فاکتور بر اساس نیاز کاربر
- صدور فرم سفارش کالا بر اساس روز کاری یا روز تقویمی با کنترل مدت اعتبار
- لیست خلاصه سفارشات بر اساس سفارشات قطعی شده و قطعی نشده
- صدور پیش‌فاکتور فروش، حواله فروش و فاکتور فروش
- دستور تحویل بر اساس سفارشات دریافتی
- ثبت فاکتور فروش بر اساس حواله
- ثبت فاکتور برگشت از فروش
- صدور فاکتور فروش و برگشت از فروش ارزی
- صدور صورتحساب درآمد برای انجام خدمات
- لیست صورتحساب‌های درآمد
- امکان ثبت عوارض و مالیات خدمات در فاکتور فروش
- امکان صدور گروهی فاکتور فروش
- امکان دریافت سفارش و فروش اینترنتی محصولات از طریق وب‌سایت
- امکان پیگیری مراحل دریافت سفارشات اینترنتی
- امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه اشخاص
گزارشات
- آمارهای فروش به تفکیک گروه مشتریان، مناطق و گروه محصول
- آمارهای مقایسه‌ای فروش بر اساس منطقه، گروه محصولات و گروه مشتریان
- لیست خلاصه پیش‌فاکتورها بر اساس تاریخ ارسال
- لیست مقایسه‌ای تسویه فاکتورها
- خلاصه مطالبات دوره فروش
- گزارش پیش‌فاکتورها به تفکیک اشخاص و کالاها
- گزارش تخفیفات جنسی بر اساس مشتری و کالا
- گزارش مقایسه‌ای دستور تحویل و حواله
- گزارش دستور تحویل‌ها بر اساس تحویل‌گیرنده
- گزارش حواله‌های فروش به تفکیک اشخاص، کالاها و پیش‌فاکتور
- گزارش فاکتورهای فروش بر اساس حواله
- گزارش خلاصه فاکتورهای فروش و برگشت از فروش
- گزارش فروش و برگشت از فروش به تفکیک اشخاص و کالاها
- گزارش فروش ماهانه و فصلی فروش
- گزارش سود و زیان فروش به تفکیک کالاها و درصد سودآوری
- گزارش سود و زیان فروش به اشخاص
- گزارش درآمد از اشخاص
- گزارش اظهارنامه مالیات بر ارزش‌افزوده (VAT)
