فکس ابری نیز همانند تمامی حوزه ها امروزه تکنولوژی جایگزین استفاده از روش های سنتی شده است و در حال حاضر افراد و مجموعه ها می توانند از طریق اینترنت اقدام به ارسال پیام ها و مستندات خود نمایند. پیشتر به منظور ارسال و دریافت فکس می بایست هر دو طرف گیرنده و فرستنده ملزومات و تجهیرات مورد نیاز را دارا باشند به همین علت تبادل اطلاعات به سادگی انجام نمی گردید. همچنین استفاده از دستگاه فکس گزینه چندان راحتی برای کارمندان سازمان ها به شمار نمی رود.
مشکلاتی نظیر اختلال در ارسال و دریافت فکس، مشکلات سخت افزاری دستگاهها، هزینه های بالای راه اندازی سیستم و در نهایت مصرف بی رویه کاغذ و قطع درختان از جمله مشکلات مربوط به فکس های سنتی است. حال در نظر بگیرید توسط یک محیط نرم افزاری ساده و از طریق آپلود فایل های متنی نظیر PDF و WORD امکان ارسال فکس به تمامی شماره های دلخواه را داشته باشید، بی نیاز به هرگونه تجهیزات سخت افزاری. در این حالت کارمندان می توانند از هر نقطه از دنیا که امکان دسترسی به اینترنت وجود داشته باشد اقدام به ارسال فکس نمایند.
کار کردن با فکس ابری چگونه است؟
احتمالا شما هم فکس را سیستمی منسوخ و از رده خارج در شرایط کنونی در نظر گرفته اید، اما جالب است بدانید در حال حاضر بیش از 50 درصد ارتباطات سازمانها مخصوصا دولتی ها و 20 درصد ارتباطات کسب و کارها از این طریق انجام می پذیرد. در حال حاضر فکس همانند ایمیل و تلفن یکی از ابزارهای مهم در دنیای تجارت به شمار می رود. با توجه به داشتن این جایگاه مهم، نمی توان به راحتی چشم بر این ابزار مهم بست.
استفاده از فکس آنلاین با در اختیار داشتن یک خط تلفن اینترنتی به همراه پنل کاربری مورد نظر، امکان پذیر است. کاربران از طریق هم دستگاهی که امکان برقراری به اینترنت را داشته باشد همانند تلفن همراه، لپ تاپ، تبلت و… امکان استفاده از سیستم و ارسال و دریافت اطلاعات را دارند.
دنیای جدید از ارتباطات با فکس ابری
در فکس های سنتی به علت برقراری ارتباط از طریق تلفن های آنالوگ و ساختار سنتی تمامی مراحل به صورت فیزیکی و با پیگیری افراد انجام می پذیرد. به عنوان مثال قرارگیری اسناد در دستگاه مربوطه، اطمینان از آزاد بودن خط تلفن، تماس با مخاطب به منظور استارت همزمان دستگاه فکس، انتظار به منظور ارسال بی عیب و نقص مستندات و در نهایت تماس با مخاطب به منظور حصول از اطمینان رسیدن فایل ها به طور کامل. در تمامی این مراحل اپراتور علاوه بر صرف زمان زیاد باید تمرکز اصلی کار را بر ارسال فکس داشته باشد، کاری که در فکس ابری به راحتی هر چه تمام تر قابل انجام است.
امکان ارسال فکس انبوه
در سیستم فکس اینترنتی این امکان وجود دارد تا با انتخاب فایل یا سند مورد نظر، از طریق وارد کردن تعداد شماره های مورد نظر، اقدام به ارسال پیام ها در مقیاس انبوه نمایید. بعد از انتخاب شماره های تماس و اقدام به ارسال، سیستم امکان گزارش گیری بر حسب ارسال های موفق و ناموفق را در اختیار ارسال کنندگان قرار می دهد.
امکان ارسال مجدد اسناد به شماره هایی که به هر علت امکان دریافت نمابر را تا امروز نداشته اند از جمله سایر امکانات فکس ابری به شمار می رود. امکان ویرایش اسناد، ارسال و دریافت از طریق اپلیکیشن، امکان ذخیره سازی اطلاعات بر روی سرور و… از جمله سایر امکانات به شمار می رود.
