ماجرا از این قرار است که دولت وقت در سال ۸۷ متوجه شد که در زمینه معاملات املاکی به اطلاعات صحیح و جامعی دسترسی ندارد. از طرف دیگر، در عصر امروزی با پیچیدگی‌های موجود، تصمیم‌گیری بدون داشتن اطلاعات جامع و درست امکان‌پذیر نیست، لذا دولت تصمیم گرفت تا سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور را راه‌اندازی کند و از آن پس تمامی معاملات در آن سیستم ثبت و ضبط گردند. در ادامه به معرفی و ارائه نمونه کد رهگیری املاک خواهیم پرداخت.
سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور به آدرس http://www.iranamlaak.ir با هدف شفاف‌سازی اطلاعات مربوط به معاملات املاک و مستغلات کشور و در راستای ساماندهی امور مسکن، به‌صورت یکپارچه با سایر سیستم‌های این حوزه طراحی و پیاده‌سازی شده است. هم‌اکنون مشاورین املاک می‌توانند در این سامانه ثبت نام کرده و به ثبت معاملات بپردازند و کاربران نیز قادر هستند، وضعیت معاملات خود را از طریق سیستم و کد رهگیری ردیابی کنند. در ادامه به چگونگی شکل‌گیری این سیستم، روند دریافت کد رهگیری از سامانه املاک و مستغلات کشور و هزینه‌ی آن خواهیم پرداخت.
مشکلاتی که در نبود سیستم ثبت معاملات املاک و مستغلات با آن‌ها مواجه بودیم:
عدم اعتماد به معاملات: قبل از این‌که سیستم معاملات املاک و مستغلات راه‌اندازی شود، صاحبان ملک به راحتی می‌توانستند یک ملک را به بیش از یک نفر بفروشند. اما با شکل‌گیری این سیستم دیگر امکان فروش به چند فروشنده وجود ندارد. در واقع، زمانی که اطلاعات یک ملک در سامانه ثبت می‌شود و برای آن کد رهگیری صادر می‌شود، تمامی بنگاه‌های معاملاتی به آن دسترسی دارند و نمی‌توانند همان اطلاعات(کد پستی و …) را دوباره به سیستم اضافه کنند.
پیچیده بودن روندهای قضایی: امروزه بسیاری از پرونده‌های قضایی مربوط به مسکن هستند. پرونده‌هایی هم‌چون خرید و فروش‌های غیرقانونی، عدم تخلیه، فسخ معاملات به شکل غیرقانونی و … که پیگیری آن‌ها به شدت زمان‌گیر است. با ثبت اطلاعات املاک در سامانه معاملات املاک و مستغلات، سیستم قضایی می‌تواند به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشد و برخی از فعالیت‌های شناسایی هویت از فرآیندهای قضایی حذف شود و کارها سریع‌تر پیش برود. بنابراین، کارهایی هم‌چون تخلیه به موقع، رهگیری مالکیت انتقال یافته، فسخ معاملات و … سریع‌تر به نتیجه می‌رسند.
عدم دسترسی به اطلاعات ملک به هنگام خرید: قبل از این‌که این سیستم راه‌اندازی شود، مردم برای کسب اطلاع بیشتر راجع به ملکی که می‌خواهند خریداری کنند، مجبور بودند که به شهرداری مراجعه کنند و استعلام‌های لازم را انجام دهند. اما در حال حاضر با سامانه‌ی ثبت مستغلات، کاربران می‌توانند به راحتی از ویژگی‌های ملک مثل قرار گرفتن در طرح‌های شهرداری، خلافی و … آگاه شوند.
نمونه کد رهگیری املاک
کد رهگیری املاک چند رقمی است؟ کد رهگیری املاک یک کد ۱۳ رقمی است که منحصر به فرد بوده و برای هر یک معامله یک کد خاص در نظر گرفته می‌شود. این کد باید توسط مشاورین املاک دریافت شود، در واقع، بعد از انجام معامله، مشاور املاک آن را با هزینه‌ی بسیار اندک در سیستم ثبت می‌کند و کد رهگیری تخصیص داده شده به معامله به هر دوی خریدار و فروشنده ارسال می‌شود. دقت داشته باشید که ثبت این معاملات در سیستم جزو وظایف اصلی مشاورین املاک است و نیازی نیست که در ازای ثبت آن هیج هزینه‌ای به آن‌ها پرداخت کنید.
این کد ۱۳ رقمی علاوه بر این‌که به شماره‌ی تلفن خریدار و فروشنده پیامک می‌شود، در صفحه‌ی چهارم مبایعه نامه نیز مطرح و ثبت می‌گردد. در ادامه نمونه کد رهگیری املاک را مشاهده می‌کنید.
مدارک لازم جهت دریافت کد رهگیری املاک
اما نوبت می‌رسد به اصلی‌ترین بخش این متن و این‌که این کد رهگیری چه کاربردهایی خواهد داشت و چگونه از آن استفاده خواهید کرد. همان‌طور که گفتیم مشاورین املاک مجاز یعنی مشاورین املاکی که در سامانه ثبت املاک و مستغلات ثبت نام کرده‌اند و به عنوان مشاور املاک مجاز شناخته می‌شوند، با اخذ برخی از مدارک از شما و وارد کردن آن‌ها در سیستم اقدام به دریافت کد رهگیری نمایند. اما مدارکی که باید در اختیار مشاورین املاک قرار دهید:
۱) اصل مدارک هویتی خریدار و فروشنده (کارت ملی هوشمند و شناسنامه ، کارت اقامت برای اتباع و…)
خریدار و فروشنده باید مدارک هویتی خود هم‌چون کارت ملی و شناسنامه، کارت پایان خدمت و … را به همراه داشته باشند تا مشاور املاک بتواند تمامی اطلاعات لازم را در سیستم ثبت کند و هویت هر دو طرف به صورت کامل تائید گردد.
۲) اصل مدارک مالکیت (سند ، قولنامه ، بنچاق و.. وکالت نامه و گواهی انحصار و…)
علاوه بر مدارک هویتی مالک قبلی ملک باید مدارکی هم‌چون قولنامه، سند، وکالت نامه و هر مدرک دیگی که مربوط به ملک موردنظر است، را به همراه داشته باشد تا در سیستم ثبت شوند.
۳) تاییدیه کد پستی ملک مورد نظر(از اداره پست منطقه)
گواهی کد پستی یکی از مدارک شناسایی است که حتی به هنگام استخدام نیز از شما گرفته می‌شود تا محل زندگی شما تائید شود. برای دریافت گواهی کد پستی لازم نیست کار پیچیده‌ای انجام دهید، حتی می‌توانید از سیستم های آنلاین برای دریافت کد پستی موردنظرتان اقدام کنید.
۴) الزام حضور دو شاهد (هر طرف قرار داد یک نفر شاهد به همراه مدارک شناسایی)
علاوه بر مدارک هویتی، حتما باید دو نفر شاهد قرارداد را امضا کنند، پس هر یک از طرفین باید یک همراه داشته باشند که قرارداد را امضا کند و شاهد این معامله باشد.
۵) برگه کارشناسی ملک فنی و حقوقی (مبالغ بالا)
در صورتی که ارزش ملک بالا باشد، خریدار باید برگه‌ی کارشناسی فنی و حقوقی ملک را در اختیار مشاور املاک قرار دهد.
۶) پر کردن فرم پیش نویس قرار داد با کد رهگیری در زمان حضور در دفتر املاک و مهر مشاور املاک
و برای آخرین گزینه و آخرین مدرک باید یک فرم با عنوان فرم پیش نویس قرار داد با کد رهگیری از دفتر مشاور املاک تهیه کنید و آن را امضا نمایید.
پس از این‌که کد رهگیری را دریافت کردید، می‌توانید استعلام‌های لازم را انجام دهید. برای انجام این کار دو راهکار دارید، اول این‌که وارد سامانه‌ی ثبت املاک و مستغلات شوید و به بخش استعلام کد رهگیری مراجعه کنید، در این بخش با وارد کردن کد ملی و کد رهگیری می‌توانید جزئیات بیشتری (بدهی‌های ملک، در طرح بودن یا نبودن ملک و …) راجع به معامله به دست بیاورید و از انجام قرارداد به شیوه‌ی درست مطمئن شوید.
علاوه بر این سایت، یک روش دیگر استفاده از پیامک برای دریافت جزئیات است. بدین صورت که کد ملی و کدرهگیری را با یک # در بینشان به شماره‌ی ۱۱۰۲۰۳۰۰۱ ارسال می‌کنید و مجددا در صورت صحیح بودن محتوای پیامک یک پیامک دیگر حاوی جزئیات معامله برای شما ارسال می‌شود.
گرفتن کد رهگیری املاک چقدر زمان می‌برد
یک مشاور املاک برای این‌که مجوز دریافت کد رهگیری املاک را داشته باشد باید به سایت ایران املاک مراجعه کند و ثبت نام نماید. برای این ثبت نام به اطلاعات هویتی همانند شناسنامه و کارت ملی، پروانه‌ی کسب، مهر و امضای دیجیتال نیاز دارد.
اگر مشاور املاکی که شما کار خود را با آن پیش می‌برید، قبلا در سامانه ثبت نام کرده باشد و شرایط اخذ کد رهگیری از سامانه‌ی ثبت املاک و مستغلات را داشته باشد، پس از بسته شدن قرارداد می‌تواند درخواست کد رهگیری را به سامانه اضافه کند.
پس از آن حداقل ۲۴ساعت طول می کشد تا کد صادر شود، اما در بعضی موارد به دلایل مختلف، ممکن است به مدت زمان بیشتری برای دریافت کد از سامانه نیاز باشد.
