امروزه با توجه به آنکه، فعالیتهای مالی شرکت ها گسترش بیشتری دارد و هر شرکتی علاوه بر تهیه گزارش های داخلی که برای تصمیم گیریهای مالی بسیار مهم هستند، لازم است گزارشهایی را به سازمانهای بیرونی نیز ارائه دهد، به همین دلیل نیاز به استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری جهت تسریع کار و دقت در امور بسیار ضروری به نظر می رسد. نرم افزار بازرگانی با توجه به حجم بالای خرید و فروش کالا باید توان بالایی در این زمینه داشته باشد.
گردش کار شرکت های بازرگانی
در شرکت های بازرگانی، که به امر خرید و فروش کالا و خدمات به مشتریان متعدد می پردازند، حسابداری خرید و فروش کالا مطرح می شود. در شرکت های بازرگانی حسابدار باید به دقت خرید کالا را از زمان سفارش تا مرحله ورود کالا به انبار و پرداخت مبالغ به تامین کنندگان به خوبی ثبت و کنترل کند. کنترل موجودی کالا مبحث مهم و گاه پیچیده ای است. به طور خلاصه می توان گفت نگهداری و کنترل موجودی کالا طی دوره مالی و در پایان آن، یکی از مهمترین وظایف حسابداران در شرکت های بازرگانی است.
یکی از واجبات نرم افزاری هر بنگاه اقتصادی سیستم حسابداری است. در کنار حسابداری استفاده از سایر زیر سیستمها نیز، برای شرکتهای متفاوت است و بر اساس خدمات آنها مشخص می شد.
معرفی نرم افزار های مهم شرکت های بازرگانی ( نرم افزار بازرگانی )
در نرم افزار فروش، بخشی که اطلاعات خرید کالا و کنترل موجودی را ثبت و نگهداری می کند، بخش انبارداری و حسابداری انبار است که کنترل تعدادی و ریالی موجودی کالا را بر عهده دارد. در یک نرم افزار انبار، خرید کالا به عنوان رسید انبار ثبت می شود و موجودی کالای خریداری شده به موجودی انبار اضافه می شود.
فروش کالا به مشتری و حسابداری فروش کالا، در نرم افزار فروش آنلاین ثبت می شود. یک نرم افزار خرید و فروش مناسب و یکپارچه باید بتواند ارتباط مستقیمی بین اطلاعات ثبت شده در انبار و فروش کالا برقرار کند. یعنی کاربری که در واحد فروش، میخواهد از مشتری سفارش بگیرد بتواند در نرم افزار فروش خود، آخرین موجودی کالا را ببیند و بر این اساس اقدام به قبول سفارش کند. پس از آن، سفارش مشتری از طریق سیستم خرید و فروش، باید به اطلاع واحد انبار برسد و مراحل خروج کالا از انبار و صدور مجوزهای لازم انجام شود. اگر طراحی نرم افزار خرید و فروش اصولی و کامل انجام گرفته باشد، کمترین نیاز به ورود اطلاعات توسط کاربر را خواهیم داشت. یعنی سیستم فروش تحت وب یکپارچه باید بتواند همان سفارش اولیه را به فاکتور فروش و سپس حواله انبار تبدیل کند. به این ترتیب هم سرعت کار بسیار بالاتر خواهد بود،جلوی بروز اشتباه در اثر ثبتهای تکراری از بین خواهد رفت و علاوه بر آن گردش کار کامل در سیستم قابل مشاهده خواهد بود.
چنین سیستمی میتواند گزارشهای متنوعی از آخرین وضعیت موجودی کالاهای خریداری شده بدهد، کالاهای به نقطه سفارش رسیده را مشخص کند، انواع گزارش فروش کالا به مشتری را ارائه دهد و در نهایت گزارش مهم خرید و فروش فصلی را برای سازمان امور مالیاتی استخراج نماید.
همچنین جهت کنترل موجودی ریالی کنترل موجودی اسناد بانکی استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت نیز لازم بنظر میرسد.
هوش تجاری چه کمکی به شرکت بازرگانی می کند؟
برای رشد و رونق یک کسب و کار تحلیل فعالیاتهای انجام شده آن کسب و کار و شناسایی نقاط کم بازده فعالیت اقتصادی جهت ارتقاء بازده آن بخش و یا تغییر در سیاستهای مجموعه بسیار ضروری است. با توجه به ثبت اطلاعات و وجود بانکهای اطلاعاتی بزرگ در کسب و کارهای می توان اطلاعات بسیار جالبی را از این بانکها استخراج کرد. وظیفه تحلیل و استخراج اطلاعات مدیریتی از بانکهای اطلاعاتی شما امروزه توسط متخصصین هوش تجاری صورت می گیرد.
