اطمینان: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
استفاده از نرم افزار بایگانی، اتوماسیون اداری و… پیشنهاد می شود.
سهولت: نحوه ی طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکان پذیر باشد
انعطاف پذیری: روش تنظیم باید طوری انتخاب شود که با تغییر و تحولات سازمان قابل تغییر و انعطاف باشد.
