پیاده سازی سیستم ERP شامل تغییرات عمیق و اساسی است که این تغییرات نه تنها در عملکردهای فناوری اطلاعات، بلکه در کل فرآیندهای کسبوکار تاثیرگذار است، چرا که برنامه‌ریزی‌های سازمانی بر تک‌تک افراد سازمان نیز تأثیر می‌گذارند. این تغییر، معادل تقریبی انجام پیوند قلب برای کسبوکار شما است. بنابراین، چگونه می‌توان مطمئن شد که قلب کسبوکار شما در حین پیاده‌سازی در حال تپش است و برای ظهوری قوی‌تر، سالم‌تر و کارآمدتر، پس از پیاده‌سازی آماده است؟
ما از کارشناسان واقعی (مشتریان فعلی تیم‌یار) درباره آموخته‌های آن‌ها در طول روند پیاده‌سازی سیستم ERP سوالاتی پرسیدیم. این مشتریان شامل ۳ دسته از کسب‌و‌کارها هستند: افرادی که به یک نرم افزار یکپارچه نیاز دارند و از ERP برای یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف موجود که به خوبی با هم ادغام نشده بودند، استفاده کردند. افرادی که به دنبال جایگزینی سیستم موجود که دیگر نیاز آن‌ها را برآورده نمی‌کند، هستند و افرادی که برای اولین بار سیستم ERP را پیاده‌سازی کرده‌اند. نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و … نیز به سهولت امور کمک می نماید.
ما پاسخ‌های ارزشمند مشتریان را در لیستی که شامل ۱۰ نکته ضروری قبل از اجرای سیستم ERP است، جمع‌آوری کرده‌ایم:
۱. درک صحیح نیازها و اهداف واقعی کسبوکار
قبل از پیاده‌سازی راه‌حل جدید ERP، آگاهی درست از نیازهای واقعی کسبوکار امری مهم و ضروری است. شما از پیاده‌سازی چه انتظاری دارید؟ قصد دارید چه مشکلاتی را حل کنید؟ هر عملکرد به چه الزاماتی نیاز دارد؟
مشتریان ما توصیه می‌کنند که پیش از پیاده‌سازی سیستم، سندی جامع که به طور متمرکز تمامی الزامات و نیازهای کسبوکار شما را در بر می‌گیرد، تهیه کنید. شما باید به اهداف کاری خود اشراف کامل داشته باشید. نمی‌توانید آنچه که می‌خواهید را بدست آورید؛ مگر اینکه به نیازهای خود، آگاه باشید. کسبوکار شما خاص است، بنابراین ERP شما نیز باید خاص باشد.
علاوه بر این، آگاهی از موارد غیرضروری در روند پیاده‌سازی نیز به اندازه آگاهی و تسلط بر اهداف، بسیار پراهمیت است. این اهداف را در طول مسیر خود پیگیری و ارزیابی کنید و از تطابق پیاده‌سازی با نیازهای اصلی کسبوکار خود، اطمینان حاصل کنید.
۲. درک صحیح از عملکرد واقعی یک راه‌حل ERP
آگاهی کامل از تمامی قدرت و پتانسیل یک سیستم ERP به منظور استفاده از عملکرد آن، بسیار مهم است. در برخی موارد یک نرم‌افزار ERP مخصوص صنعت می‌تواند برای شما و کسب‌و‌کارتان مفید باشد؛ اما باید بدانید که برای استفاده از آن، ابتدا باید زمانی را صرف آموزش و یادگیری آن کنید. پس نترسید و ناامید نشوید، زیرا یک شرکت نرم‌افزاری ارائه‌دهنده ERP مناسب، در تمامی مراحل پیاده‌سازی به شما کمک خواهد کرد.
در مرحله بعدی به عنوان یک راهکار ایده‌آل، عملکرد ویژه ERP منتخب خود را متناسب با نیازها و الزامات کسبوکار و صنعت، ترسیم کنید. با انجام این نقشه‌برداری داخلی، می‌توانید تضمین کنید که از بهترین عملکرد و قابلیت‌هایی که برای آن هزینه کرده‌اید، نهایت استفاده را خواهید برد.
۳. داده‌های خود را قبل، در حین و بعد از پیاده‌سازی ERP ردیابی کنید
یکپارچگی داده‌ها، در کل روند پیاده‌سازی ERP از اهمیت بالایی برخوردار است. از ردیابی داده‌های خود، در هر مرحله از فرآیند اطمینان حاصل کنید. باید بپرسید: “چه فرآیندها و سیاست‌هایی به منظور اطمینان از یکپارچگی و صحت داده‌های ورودی به سیستم نصب و اجرا شده است؟” و بعد از اینکه همه داده‌ها در سیستم قرار گرفت، ردیابی آن‌ها بسیار مهم است. همچنین بهتر است که به طور سیستماتیک، داده‌های قدیمی مرتبط را به عنوان بخشی از برنامه پیاده‌سازی ERP، بایگانی کنید.
۴. چگونه پیاده‌سازی نرم‌افزار بر فرآیندهای فعلی شما تأثیر خواهد گذاشت
به یاد داشته باشید، که با پیاده‌سازی ERP، بسیاری از فرایندهای فعلی شما باید به منظور سازگاری با روش جدید، تغییر کنند. کسبوکار شما به جای تلاش برای انطباق سیستم با روش‌های قدیمی، باید به سمت انطباق فرهنگ و فرآیندهای خود با روش جدید در تمامی سطوح، گام بردارد. این گام شامل تغییر فرآیندهای موجود که به خوبی کار می‌کنند نیز می‌شود. مشتریان توصیه می‌کنند کسانی که از سیستم ERP استفاده می‌کنند از همان ابتدا این روند را اجرا و پیاده‌سازی کنند.
۵. یک جدول زمانی واقع‌بینانه ایجاد کنید
بسیاری از مشتریان این روش را به منظور رویکرد پیاده‌سازی در مراحل واقع‌بینانه و زمان‌بندی‌شده توصیه کرده‌اند. این کار باعث می‌شود که شما در روند کار عجله نکنید و زمان کافی برای پیاده‌سازی صحیح و موثر هر ماژول در نظر بگیرید.
۶. تست و آموزش را در پیش‌بینی‌های جدول زمانی خود لحاظ کنید
برای پیشرفت مستمر سیستم در هنگام پیاده‌سازی، به صبر و حوصله نیاز خواهید داشت. وقتی که فکر می‌کنید، کارتان تمام شده و نیازی به تست مجدد ندارید، دوباره امتحان کنید! زیرا سیستم مورد نظر باید کاملاً آزمایش شده تحویل داده شود و این بسیار مهم است.
روش دیگری برای اطمینان از تکمیل آزمایش، این است که اسناد خود را به صورت دوره‌ای با ارائه دستورالعمل در اختیار شخصی که مسئول اصلی فرآیند جدید نیست، قرار دهید. گذشته از بررسی اینکه آیا دستورالعمل‌ها کار می‌کنند، این آزمایش در مورد جابجایی کارمندان نیز شما را پشتیبانی خواهد کرد.
۷. اطمینان حاصل کنید که تیم اجرایی شما به هنگام پیاده‌سازی همگی در یک سطح باشند
یکی از مهم‌ترین موارد برای تضمین موفقیت در پیاده‌سازی، پشتیبانی از تغییرات اجتناب‌ناپذیری است که پیش می‌آید و اغلب اوقات از سطح اجرایی شروع می‌شود. توجه داشته باشید که کار و زمانی که برای پیاده‌سازی (استقرار) نرم افزار ERP صرف می‌شود، قرار است پهنای باند سازمانی را برای سایر تغییرات مورد نظر کسبوکار کاهش دهد. اگر رهبری با برجسته‌سازی و تقویت منظم تغییرات مثبتی که این پیاده‌سازی برای کسبوکار ایجاد می‌کند، الگویی را ایجاد کند، کارکنان نیز همان ذهنیت را در پیش خواهند گرفت.
۸. تمامی اعضای تیم خود را در روند پیاده‌سازی درگیر کنید
درگیر‌کردن مدیران اجرایی به تنهایی مهم نیست، بلکه باید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم اصلی و ذینفعان نیز در کل فرآیند درگیر باشند. به کارمندان خود آزادی عمل در کسب تجربه و وقت‌گذرانی در سیستم را بدهید تا قبل از اجرای برنامه در سیستم و انتقال از سیستم فعلی به سیستم جدید، با شوک فرهنگی کمتری مواجه شوند.
۹. آیا شما آماده چنین انتقالی هستید
این نوع سیستم‌های مبتنی بر مأموریت، زمانی بهترین عملکرد را دارند که سازمان به طور کامل متعهد به عملی ساختن آن باشد. اگر با اکراه به اجرای برنامه نزدیک می‌شوید یا قصد دارید سیستم ERP را متناسب با شکل فرایندهای قدیمی خود تغییر دهید، بنابراین پیاده‌سازی نتیجه مطلوبی نخواهد داشت.
۱۰. سیستم شما را به آینده سوق می‌دهد
شما باید از ایجاد شیوه‌های کسب‌و‌کاری و استفاده از نرم‌افزار به گونه‌ای که امکان انعطاف کافی برای پاسخگویی به چالش‌ها و تغییرات کسبوکار در آینده را برای شما فراهم کند، اطمینان حاصل کنید. به این تصویر که در طی ۱۰ یا ۱۵ سال آینده کسبوکار شما کجا خواهد بود و یا چه کارهایی را انجام خواهید داد، فکر کنید. روشی که شما سیستم ERP منتخب خود را پیاده‌سازی می‌کنید باید طیف گسترده‌ای از آینده را منعکس کند و قابل مقایسه با سازمان شما باشد.
اینها موضوعات مهمی است که باید در مورد موفقیت و ثبات کسبوکار شما در سال‌های آینده، مورد توجه قرار گیرند. پیاده‌سازی ERP یک شبِ امکان‌پذیر نیست، زیرا یک عمل جراحی بسیار جدی است. در پایان، یک سیستم ERP باید راه‌حلی قابل رشد باشد؛ همانطور که کسبوکار شما رشد می‌کند یا توانایی مقیاس‌پذیری بر اساس تقاضا را داشته باشد و شرکت ارائه‌دهنده ERP شما باید بتواند عملکرد، دانش و پشتیبانی خاص صنعت را فراهم کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و … را نیز برای سازمان خود می توانید استفاده نمایید.
منبع: https://www.teamyar.com/
