تحول دیجیتالی واژه‌ای کلیدی در فضای نرم‌افزاری هر کسب و‌کاری می‌باشد اما این واژه می‌تواند معانی متفاوتی داشته باشد. هنوز بسیاری از سازمان‌ها نمی‌توانند بین تحول دیجیتالی و راه‌اندازی سیستم ERP تمایز قائل شوند. در ابتدا اجازه دهید درمورد وجه تمایز تحول دیجیتالی و ERP صحبت کنیم. راه‌اندازی ERP معمولا مستلزم توسعه سیستم‌های بک آفیس می‌باشد در‌حالی‌که در تحول دیجیتالی توسعه و تغییرات ناگهانی برای انواع کسب و‌کارها و عملکردها از اهمیت بیشتری برخوردار است. قطعا تمایز قائل شدن بین این دو تکنولوژی بسیار دشوار است اما در زیر به تفاوت‌های اصلی آن‌ها اشاره می‌کنیم:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و سایر نرم افزارها می توانید تحول دیجیتالی را در سازمان خود ایجاد نمایید.
قبل از تصمیم‌گیری به ۵ سوال زیر پاسخ دهید:
۱- آیا سازمان شما بیشتر به‌دنبال روش‌هایی برای توسعه می‌باشد یا به‌دنبال تکنولوژیهای فزاینده است؟
اولین و مهم‌ترین مسئله، آشنایی با الویت‌های سازمان است. اگر کاملا مطمئن هستید که عملکرد شما موثر و کافی بوده است به‌طوری که تکتولوژی جدید تنها اهرمیست برای گسترش پتانسیل‌های کسب وکار شما، انتخاب ERP به احتمال زیاد برای شما مناسب‌تر خواهد بود. از طرفی، اگر شما به‌دنبال تغییرات عمده‌ای در عملکردهای سازمانی خود می‌باشید، تحول دیجیتالی برای شما گزینه بهتری است.
۲- آیا تکنولوژیهای جدید یا بیشتر رقبای شما در کارتان اختلال ایجاد می‌کنند؟
اگر نیروهای خارجی مثل فن آوری‌های جدید در کار شما اختلال ایجاد می‌کنند تحول دیجیتالی برای کسب وکار شما ضروری می‌باشد. اما اگر کسب وکار شما با کمترین اختلال در روند جریان‌های کاری به اندازه لازم رشد یافته و ثابت شده است ، راه‌اندازی یک ERP سنتی نیز می‌تواند برای شما کافی باشد. مسئله‌ای که باید همیشه به خاطر بسپارید اینست که معمولا سازمان‌ها به آرامی متوجه ایجاد اختلال می‌شوند که ممکن است آن‌ها را به سمت تغییرناپذیری سوق دهند.
۳- مقاومت سازمان شما در مقابل ریسک چقدر است؟
هر سازمانی در زمان تغییرات ابتدایی با نوعی از ریسک دست و پنجه نرم می‌کند. این در‌حالی است که بیشتر تحولات دیجیتالی اساسی معمولا زمانبرتر، هزینه برتر و ریسکی تر هستند. به‌دلیل ذات پرخطر ریسک، ممکن است تغییرات عمده‌ای در سازمان شما ایجاد شود. برای مثال به‌طور کلی جریان‌های کاری جدید کسب و‌کارها، تغییرات در نقش و مسئولیت‌های پرسنل و قابلیت‌های تکنولوژی جدید احتمال تغییرات اولیه را زمانبرتر با هزینه بیشتر از انتظار و امکان ایجاد اختلال را برای کسب وکار در زمان کوتاهی بالا می برد. بنابراین قبل از هرکاری از هماهنگی سطح مقاومت سازمان خود در مقابل ریسک و تصمیماتی که درمورد تکنولوژی می‌گیرید اطمینان حاصل نمایید.
۴- چه میزان زمان و بودجه می‌خواهید برای پروسه کسب وکار و مدیریت تغییر سازمانی صرف کنید؟
علاوه بر درنظر گرفتن مقاومت سازمان خود در مقابل ریسک، داشتن میزان درک لازم دربرابر تغییرات نیز حائز اهمیت می‌باشد. اگر چندان باظرفیت و پذیرای تغییرات سازمانی نیستید یا اگر خیلی مشتاق سرمایه‌گذاری روی دو مورد حیاتی زمان و بودجه نمی‌باشید، تنها یک سیستم اولیه ERP نیز برای شما کفایت می‌کند. اما اگر برای تخصیص زمان و منابع برای بازنگری کسب و کارتان و مدیریت تغییر سازمانی اشتیاق دارید، تحول دیجیتالی می‌تواند گزینه بسیار مناسبی برای شرکت شما باشد.
۵- استراتژی‌های جامع IT و سازمانی شما چگونه است؟
هیچ‌کدام از موارد بالا بدون درنظر گرفتن هدف و استراتژی IT و سازمان هیچ مفهومی ندارند. در هرصورت انتخاب تحول دیجیتالی یا ERP بستگی به چگونگی تعریف شما از استراتژی‌های IT سازمان خود دارد که باید با اهداف و سرفصل‌های کلی سازمان شما هم‌خوانی داشته باشند. برای مثال اگر استراتژی کلی کسب و کار شما پیاده‌سازی مدل کسب و کارتان و یا بازسازی پروسه آن است، ممکن است شما راقب به راه‌اندازی ERP نباشید.
در پایان اگرچه ممکن است پاسخگویی به این سوال ساده نباشد، تعریف کردن و تمایز قائل شدن بین این دو موضوع احتمالا برای شما بسیار حائز اهمیت است. این دانش نه تنها به شما کمک می کند که تکنولوژیهای مناسب را انتخاب کنید بلکه شما را قادر می‌سازد تمام تمرکز خود را بر منابع پروژه و فعالیت‌های مناسب در آن راستا بگذارید.
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و سایر نرم افزارها می توانید تحول دیجیتالی را در سازمان خود ایجاد نمایید.
مترجم:مریم کفایتی
