سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)، نرم‌افزاری است برای بهینه‌سازی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار؛ این نرم‌افزار امکان بهره‌مندی از یک سیستم یکپارچه جهت مدیریت و خودکارسازی عملیات کسب‌وکار را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌های ابری، نرم‌افزار ERP خود را یک گام جلوتر برده و راهکار مدیریت انعطاف‌پذیرتر و سازگارتری را به وجود می‌آورند.
این نوع خودکارسازی مدیران و صاحبان کسب‌وکار را قادر می‌سازد که دید جامع و درلحظه به عملیات سازمانی کسب‌وکار، شامل فرایندها و منابعی داشته باشند که از آنها جهت دستیابی به اهداف سازمانی خود استفاده می‌کنند. همچنین، ERPها با تسهیل گردش اطلاعات بین واحدها موجب ایجاد یک سیستم جامع و یکپارچه و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات می‌شوند.
خدمت ERP ابری، به‌ویژه در بخش خدمات، به‌سرعت در حال رشد است و بدینوسیله موجب افزایش درآمد در این بخش شده است. این پیشرفت، اهمیت ERP ابری برای کسب‌وکارهای امروزی شامل سازمان‌های کوچک تا متوسط در سرتاسر جهان را آشکار می‌سازد. سازمان‌ها با هر اندازه‌ای می‌توانند از این سیستم‌ها بهره ببرند و در نتیجه حق اشتراک آنها می‌تواند متناسب با هر نوع بودجه تنظیم و سفارشی‌سازی شود.
فروشندگان ERP ابری متناسب با نیازهای روبه‌رشد سازمان‌ها، موجب تقویت خودکارسازی خدمات حرفه‌ای، مدیریت سرمایه انسانی و مالی شده‌اند. برخلاف تامین‌کنندگان سیستم‌های ERP سنتی که نمی‌توانند به سرعت از خود انعطاف نشان داده و سازگار نیستند، خدمات ابری در حال کسب یک مزیت رقابتی هستند. استفاده از ERP ابری برای مدیریت فرایندها فواید بسیاری دارد که در اینجا به ذکر ۵ مورد مهم می‌پردازیم:
از خدمات ابری میتوان نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی را نام برد.
۱) بهبود عملکرد و بروز نگه داشتن سیستم ERP
حرکت سیستم‌های ERP به سمت خدمت ابری اساسا منابع و نیروهایی را آزاد می‌کند که هنگام راه‌اندازی یک راهکار ERP مستقل لازم و ضروری است. این خبر خوبی برای کسب‌وکارهای کوچک‌تری است که نمی‌توانند هزینه سنگین تامین زیرساخت‌ها را بپردازند، زیرا همه آنچه که برای کار با ERP ابری نیاز دارند، دسترسی همیشگی به اینترنت است.
۲) کاهش هزینه‌های عملیاتی
نصب و نگهداری نرم‌افزار ERP سازمانی نیاز به سخت‌افزار و نیروی انسانی دارد. این مساله علاوه بر هزینه خرید امتیاز کاربری نرم‌افزار، هزینه‌های IT را به نحو چشمگیری افزایش می‌دهد. به‌طور کلی، راهکارهای ERP ابری امکان استفاده از اشتراک ماهیانه را دارند و سازمان‌ها می‌توانند این راهکارها را به‌صورت ماژولار و متناسب با نیازهای خود و با پرداخت هزینه اولیه بسیار اندک مورد استفاده قرار دهند. در این خدمت، هزینه‌های استقرار نیز بسیار کمتر است و در نتیجه مجموع هزینه‌های عملیاتی به نحو چشمگیری کاهش می‌یابد.
نصب این راهکارها بر روی سیستم‌عامل سازمان زمان مورد نیاز برای توسعه نرم‌افزارهای تولید شده را کاهش می‌دهد و در نتیجه میتوان منابع موجود را صرف رشد و توسعه کسب‌وکار کرد. کسب‌وکارها می‌توانند با قیمتی پایین‌تر از زمانی که خودشان نرم‌افزار را توسعه می‌دهند، از سیستم‌های موجود و سفارشی‌سازی شده استفاده کنند.
۳) پیشرفت‌های امنیتی
معمولا، اطلاعات ورودی و خروجی در سیستم‌های ERP محرمانه است و از این رو امنیت آنها باید تضمین شود. راهکارهای ERP ابری بالاترین سطح امنیت را به‌وجود می‌آورند که حفظ امنیت اطلاعات را تضمین می‌نماید. تعیین سطح دسترسی کاربران به سیستم‌های ابری امکان ردیابی فعالیت‌ها و در نتیجه کنترل آنها با توجه به مسئولیت کاربران را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
۴) تجزیه و تحلیل‌های بلادرنگ (Real-Time)
الگوهای امروزی صنعت لزوم تجزیه و تحلیل‌های بلادرنگ برای بهینه‌سازی فرایندها و هوش تجاری جهت تصمیم‌گیری‌های پایه‌ای را به‌وجود آورده‌اند. ERP ابری لینک‌های رابط برنامه‌نویسی نرم‌افزار (API) به سیستم‌عامل را دربر دارد تا از این طریق مشتریان بتوانند مقیاسی برای گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل داشته باشند.
به‌واسطه ابر، دسترسی سریع به اطلاعات میسر می‌شود که این مساله بسیار باارزش است؛ به‌ویژه در صنایع تولیدی که تجزیه و تحلیل‌های بلادرنگ برای بهینه‌سازی فرایندها امری ضروری است.
ERP ابری به‌طور دائم موجب توسعه نرم‌افزارهای موجود بر روی سیستم‌عامل شده و با تمرکز بر تجزیه و تحلیل‌ها، موجب توسعه و یکپارچگی API، یکپارچگی و پاسخ‌گویی به‌موقع می‌شود.
۵) انجام موثرتر تست مقبولیت کاربران و تست توابع API در پلت‌فرم‌های ابری نسبت به تست در محیط‌های ایزوله
تست مقبولیت کاربران و تست API روش‌های رایجی در کنترل کیفیت نرم‌افزار هستند. تست مقبولیت نشان می‌دهد که تا چه اندازه نرم‌افزار از دید کاربر نهایی مورد تایید است. از طرف دیگر، تست API نوعی از تست یکپارچگی است که نرم‌افزار را از نقطه نظرات عملکرد، قابلیت اعتماد، کارایی و امنیت می‌سنجد. این متود‌ها نرم‌افزار را در ارتباط با مسایل دنیای واقعی مورد ارزیابی قرار می‌دهند و به مراتب نسبت به سنجش نرم‌افزار در یک محیط مهندسی و ایزوله کاراتر هستند. انجام متود‌های تست نرم‌افزار در محیط ابری، گردش بهتر کار‌ها و پاسخ‌گویی نرم‌افزار را به ارمغان می‌آورد.
امروزه ERP روشی برای باقی ماندن سازمان‌ها در میدان رقابت است. چشم‌انداز کسب‌وکار هرچه بیشتر داده محور شده است و بنابراین سازمان‌ها برای مدیریت اطلاعات خود به راهکارهایی تازه نیاز دارند. نرم‌افزارهای ابری در مقایسه با سیستم‌های ERP سنتی مقرون‌به‌صرفه‌تر، سریع‌تر و سازگارتر می‌باشند که این مساله در حوزه مدیریت فناوری اطلاعات به این سیستم‌ها ارزش افزوده بیشتری می‌بخشد.
از خدمات ابری میتوان نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی را نام برد.
