بسیاری از ما به دلیل شیوع COVID 19 مجبور به تغییر روش کار خود شده‌ایم و تعداد زیادی نیز تصمیم گرفته‌اند که به صورت دورکاری به روند کاری خود ادامه دهند. این اتفاق باعث شده تا کسب‌و‌کارها به فکر راه‌حل‌های دیگری باشند و بسیاری از طرح‌های تحول دیجیتال را سرعت ببخشند. در شرایط کنونی، کمترین راه‌حل، دسترسی همه کارکنان به فناوری ERP ابری است تا کارمندان به هنگام دورکاری، برای دسترسی به پایگاه داده‌های مشترک و مشارکت در کارهای خود، با مشکل مواجه نشوند.
بنابراین، با توجه به این موضوع، ممکن است کسب‌و‌کارها، نیاز به تغییر در نحوه انتخاب نرم‌افزار ERP داشته باشند. به عقیده ما، انتخاب ابر امری بدیهی است، حتی برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط و یا حتی بزرگتر. برای شرکت‌های بزرگ با پیچیدگی‌های بیشتر، همیشه افرادی وجود دارند که راه‌حل‌های پیش‌فرض (استقرار در محل) را ترجیح می دهند. در این حالت نیز محصولاتی برای این نوع کسب‌و‌کارها وجود دارد، اما در این مقاله قصد داریم 6 راه برای انتخاب بهترین ERP ابری را براساس موارد اساسی در این حوزه، پیش ببریم.
از بهترین نرم افزار های سازمانی نیز می توان نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و … را نام برد.
انتخاب صحیح راه‌حل ERP ابری
۱. حوزه کاری
از خود سوال کنید که برای انجام چه کاری، به نرم‌افزار ERP، نیاز دارید؟ جزئیات و درک صحیح نیازهای سازمان و فرآیندهای موجود، شروع خوبی برای شما خواهد بود. به طور پیش‌فرض، فضای ابری نرم‌افزار ERP برای اجرای فرآیندهای روزمره کاری شما و براساس بهترین روش‌ها طراحی شده است؛ بنابراین باید آنچه را که تاکنون انجام می‌دادید، متناسب با بهترین رویکرد عملی، تنظیم کنید.
۲. سفارشی‌سازی
آیا شما از متناسب‌سازی فرآیندهای استاندارد کسب‌و‌کار خود با این مدل راضی هستید یا لازم می‌دانید تغییراتی سفارشی، مناسب با نیازهای شما، ایجاد شود؟ با ارائه‌دهندگان نرم‌افزار خود صحبت کنید تا مدت زمان پیاده‌سازی و هزینه آن را به درستی محاسبه کنید، زیرا در گام اول ممکن است، بودجه زیادی را متحمل شوید و همین امر باعث خارج‌شدن شما از پیاده‌سازی فضای ابری خواهد شد. در راه‌حل ابری، بر این باوریم که باید با مشتریانی که قصد سفارشی‌سازی راه‌حل خود را دارند، درحالی که درک صحیحی از مزایای واقعی ایجاد تغییرات نداشته و به دلیل احتمال کارآیی بیشتر در آینده، تصمیم به این تغییر گرفته‌اند، با صداقت رفتار کرد.
۳. کنترل
به نظر شما، چه میزان کنترل در فضای ERP مورد نیاز است؟ یک سیستم مبتنی بر ابر، نیاز بالایی به کنترل سرور و پشتیبانی از سوی مدیران ارشد و مسئولان IT ندارد. در این حوزه می‌توانید از ارائه‌دهنده ابری خود، اطلاعاتی پیرامون به‌روزرسانی‌های خودکار، تعداد دفعات بروزرسانی‌ها و میزان پشتیبانی مورد نیاز مطابق با عملکرد جدید، کسب کنید.
۴. ویژگی‌ها
به صورت پیش‌فرض، ERP با طیف وسیعی از ماژول‌های استاندارد مانند حسابداری و مالی، پروژه، CRM و مدیریت زنجیره تأمین همراه است. برخی از ERPهای اصلی، امکان شروع به کار با ماژول حسابداری، قبل از توسعه کامل ERP را به عنوان یک ویژگی و استفاده بهینه از زمان دارند. علاوه بر تمامی ماژول‌های اساسی، باید برخی ماژول اضافی مانند گزارش (تجزیه و تحلیل) که هم امکان استقرار درون سازمانی دارند و هم می‌توان به عنوان موارد اضافی خریداری کرد، را نیز مورد بررسی قرار داد. در مرحله بعدی باید ویژگی‌های دیگری که با استفاده از هوش مصنوعی ERP، اجرا می‌شوند را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید؛ مانند تشخیص خودکار فاکتور.
آگاه باشید که ERP مورد‌نظر را، باید براساس قابلیت‌های اساسی، انتخاب کرد و اصول صحیح را نیز در نظر گرفت.
۵. یک ارائه‌دهنده کار بلد برای پیاده‌سازی انتخاب کنید
ارائه‌دهنده ERP، می‌تواند باعث موفقیت و یا عدم موفقیت پروژه ERP شما شود. در اینجا سوالاتی مطرح شده تا به هنگام تصمیم‌گیری برای انتخاب ارائه‌دهنده ERP مناسب به شما کمک کند.
آیا ارائه‌دهنده ERP مناسب:
از تجربه کافی در حوزه کاری شما، برخوردار است؟
اهداف نهایی حوزه کاری شما را به درستی درک می‌کند؟
آیا می تواند سوابق کاری پیشین، مطابق با نیازهای شرکت شما ارائه دهد؟
آیا در نرم‌افزار ERP ابری منتخب شما، به اندازه کافی تخصص دارد؟
نیازهای شما را در مورد ارائه خدمات برآورده می‌کند؟ ارائه‌دهنده ERP نه تنها در اجرای سیستم کمک می‌کند بلکه می‌تواند در بهره‌برداری بالای شما پس از استقرار نرم‌افزار، بسیار یاری‌کننده باشد.
تجربه کافی در صنعت، مهارت و مطالعات پیشین، همگی باید در نظر گرفته شوند تا از انتخاب ارائه‌دهنده ERP، به عنوان مناسب‌ترین گزینه برای پیاده‌سازی ERP خود، اطمینان حاصل کنید.
۶. برندی که می‌توان به آن اعتماد کرد
وقتی نوبت به انتخاب نرم‌افزار ابری ERP می‌رسد، لازم است در مورد سازمانی که آن نرم‌افزار را طراحی و اجرا کرده است، بیشتر بدانید. در واقع اطلاعاتی در حوزه گستردگی سازمان، زمان تأسیس، میزان خوش‌نامی و شهرت، تأثیرپذیری از شایعات و حواشی، موردنیاز است. لازم به ذکر است، نرم‌افزار ابری برای شرکت‌های کوچکتر، اتفاقی جدید محسوب می‌شود و به همین دلیل ممکن است اعتبار ارائه‌دهنده ERP، را به خوبی معرفی نکند. اگر برخی از برندهای شناخته شده با پروژه‌های بزرگی مانند SAP یا Oracle مشارکت داشتند، خوب است بدانید این شرکت‌های معتبر اکنون در حال تولید محصولات بسیار خوبی برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط می‌باشند. به همین دلیل، برندهای شناخته‌شده در راه‌حل‌های کسب‌و‌کارهای کوچک، نظر شرکت‌های بزرگتر را جلب کرده و نمونه‌کارهای پیچیده‌تری از پیشنهادهای پیچیده‌تر را در اختیار ارائه‌دهندگان قرار می‌دهند.
روشن‌سازی مسیر
ابتدا از نقش گروه مدیریت داخلی خود در ملاقات با ارائه‌دهندگان احتمالی، اطمینان حاصل کنید. اما در پایان، این گروه پیاده‌سازی است که به شما کمک می‌کند تا پروژه خود را با موفقیت به اتمام برسانید. طبق تجربه انتخاب گروهی که بیشترین ارتباط را با آن برقرار کرده‌اید، نقش کلیدی را در موفقیت پروژه ایفا می‌کند. شما به گروهی نیاز دارید که بتوانید به آن اعتماد کرده و بهترین مشاوره را از آن دریافت کنید. لازم به ذکر است، برندهای متفاوت نرم‌افزار، تفاوت زیادی ایجاد نمی‌کنند، بلکه گروه ارائه‌دهنده نرم‌افزار است که باعث ایجاد بیشترین تفاوت می‌شود.
استفاده بهینه از زمان
اکنون زمان منتظر ماندن نیست، زیرا راه‌حل‌های ابری در حال ارائه مزیت‌های بسیار به رقبای کاری شما هستند. این فرصتی برای جسارت و پیشرفت است، درست زمانی که دیگر رقبا عقب مانده‌اند. تحول دیجیتال از بین نمی‌رود اما باعث شده تا بسیاری از کسب‌و‌کارها به علت عدم اطمینان به فضای ابری، از ادامه مسیر باز بمانند. شما می‌خواهید جزو کدام یک از گروه‌ها باشید؟
نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و … را از بهترین نرم افزار ها هستند.
منبع: https://www.teamyar.com/
