بر اساس گزارش “Gartner’s 2018 Magic Quadrant“، بسیاری از مدیران مالی و تیم‌های حسابداری، علاقمند به استفاده از سیستم ابری شده‌اند. اگر شما جزو کسب و‌کارهایی هستید که می‌خواهید سیستم ابری خود را ارزیابی کنید، بهتر است قبل از انتخاب ERP ابری، به ۶ سوال زیر توجه کنید:
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و سایر نرم افزار ها شما را در امور مدیریت بهتر یاری می نماید.
۱- آیا این یک سیستم ابری واقعیست؟
فرایند‌های کسب و کارهای امروزی با نحوه مدیریت فرایند‌ها در گذشته که از سرور اختصاصی استفاده می‌کردند متفاوت است. زمانی‌که تصمیم گرفتید نرم افزار ERP خود را به نوع ابری تغییر دهید، در ابتدا مطمئن شوید که از تمام قابلیت‌های ابری نهایت استفاده را برده‌اید. فروشندهایERP که درحال انتقال سیستم‌هایشان به نوع ابری هستند، معمولا به جای تلاش جهت بازنویسی سیستم‌ها جهت ابری شدن، تنها سرورها را روی ابر انتقال می‌دهند. اگرچه این خود راهی است برای فروش ابر، اما نیاز آتی کسب و‌کارها از ERP ابری دقیقا این نیست؛ چراکه این روش همگام با تغییرات بعدی پیش نخواهد رفت.
۲- آیا فروشنده ابری ثبات و استقلال مالی دارد؟
اگر شرکتی که شما ابر را از آن خریداری کردید ناگهان متوقف شود، چه بلایی سر داده‌های حیاتی مالی شما می‌خواهد آمد؟ یا اگر این فروشنده‌ها از واسطه استفاده نمایند، درصورت ورشکست شدن یکی از آن‌ها چه اتفاقی برای کسب و‌کار شما می افتد؟ البته اگر فروشنده ابری یک شرکت معتبر سرشناس باشد، داده‌ها و موقعیت مالی آن برای بررسی موجود است.
۳- نقشه محصول چیست؟
با اشاره به سوال شماره ۲، اگر فروشنده ابری به قدر کافی برای نوع محصول شما در دنیایی که تکنولوژی هر روز رو به رشد است، تحقیق نکرده باشد، شما و سایر مشتریان را دیر یا زود رها خواهد کرد؛ همچنان که به اعتقاد کارشناسان شکاف تکنولوژی در حال گسترش است. یک نگرانی خاص درمورد فروشنده‌های ابری این است که شاید شرکت‌های دیگر را تنها برای تقویت بازار مشترکشان بدست آورده باشند و نه برای تقویت خط تولید مرکزی خود مشتریان. اما نقشه راهنما برای این‌گونه مسائل چیست؟ شرکت‌های بزرگ معمولا راه‌کارها و نقشه راه را از قبل تعیین کرده‌اند و این باعث می شود مشتریان با خط مشی آن‌ها آشنا شوند و بتوانند مشترک بودن استراتژی‌ها را بررسی نمایند ودرعین حال شرکت‌های بزرگ به بخش سرمایه‌گذاری تحقیق و توسعه گزارشی ارائه می‌دهند. اما شرکت‌های کوچک این گونه شفافیت‌ها را ندارند.
۴- آیا فروشنده های ERP و سایر اجزا یکپارچه شده اند؟
موضوع قابل بررسی بعدی در مورد فروشنده‌های ابری که مجهز به تکنولوژی نوین هستند این است که شاید مشتری نتواند با بخش‌های مهم درون سازمانی ارتباط برقرار کند. در این میان نقاط ارتباطی مهم شامل مدیریت اجرایی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین و تجربه مشتری می باشد. اگر اجزای ERP و EPM ابری شما یکپارچه نباشند، یا اگر شما از چند پلت فرم مجزا استفاده کنید به احتمال زیاد با مشکل بی ثباتی داده ای روبرو خواهید شد. و همچنین اگر سیستم‌های ERP و EPM با HCM، زنجیره تامین و سیستم های CX یکپارچه نشده باشد، شرکت شما در معرض خطر از هم پاشیدگی داده‌ها، یکپارچگی هزینه بر و خطر امنیتی خواهد بود، و همچنین مجبور خواهید شد برای بازیابی داده‌ها مجدد از اطلاعات انبار استفاده نمایید.
۵- آیا به یکپارچه کردن نرم افزارهای جانبی نیاز است؟
برای شرکت‌هایی که به دنبال تکمیل ERP ابری خود با برنامه‌های مالی EPM و قابلیت‌های گزارش‌گیری هستند، تله دیگری وجود دارد؛ مواظب راه‌کارهای EPM باشید که باید به نرم افزارهای جانبی مجهز شده باشند. نکته دیگر اینکه اگر راه‌کارها شامل بخش‌های مالی، گزارش‌های مالی، مدیریت سوددهی و دیگر بخش‌های حیاتی EPM نباشد، در آینده شما مجبور خواهید شد این بخش‌ها را بشکل مجزا اضافه و سپس آن‌ها را یکپارچه نمایید.
۶- آیا مقیاس ERP ابری شما مناسب است؟
در بیشتر شرکت‌ها برنامه‌های مالی از طریق تیم‌های کوچک و منسجم برای استفاده کاربران در هر بخش از شرکت به خوبی گسترش پیدا کرده است. بنابراین این نکته که سرویس‌های مالی بتوانند حجم کاربران را ساپورت کند بسیار حیاتی می‌باشد. همان‌طور که می‌دانید مهمترین ورودی در برنامه‌های مالی یک کسب و‌کار معمولی، پیش‌بینی میزان فروش می‌باشد. اگر مدیران فروش و عوامل فروش شما در پروسه برنامه‌ریزی مشارکتی نداشته باشند، برنامه‌ای که طرح می‌کنید با واقعیت کسب و‌کار شما هماهنگی نخواهد داشت. حتی کسب و‌کارهای متوسط و کوچک نیاز به مدیریت خودکار مالی دارند. علاوه بر این، شرکت‌ها به ورودی‌های مستمر از جانب افرادی که به مسائل شرکت اشراف دارند برای پیش‌بینی اتفاقات آتی سازمانی بسیار نیاز است.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزار بایگانی و سایر نرم افزار ها شما را در امور مدیریت بهتر یاری می نماید.
