این محتوا دلایلی را یادآوری می‌کند که نشان می‌دهد شما به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب نیاز دارید. این دلایل از عمده مواردی است که احساس نیاز به یک سیستم خودکار را برمی‌انگیزد. نمی‌توان به هیچ‌وجه این موارد را در انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب نادیده گرفت.
۷ دلیل که نشان می‌دهد شما به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب نیاز دارید
در طول زندگی، حتی اگر خودتان متوجه نشوید، بارها با سیستم خودکار سر و کار داشته‌اید. هنگامی که ریموت گاراژ را می‌زنید یا قهوه‌ساز را روشن می‌کنید، به این معنی است که از این نوع سیستم استفاده می‌کنید. وسایل رفاهی گوناگونی از طریق سیتم خودکار کار می‌کنند. این سیستم هنگامی که در یک سازمان یا اداره قرار میگیرد به عنوان سیستم اتوماسیون آنلاین در نظر گرفته می‌شود. اتوماسیون آنلاین شامل پردازش داده‌ها، حسابداری و نامه‌نگاری الکترونیک و… است. کارکرد آن در سازمان می‌تواند باعث شود بهره‌وری و کارایی به‌طور موثری افزایش پیدا کند. دلایل نیاز به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب را در ذیل بررسی می‌کنیم:
عدم دسترسی به اطلاعات به صورت لحظه‌ای
تعدادی از پیشرفت‌های تکنولوژیکی و سازمانی به‌خصوص در رابطه با حوزه اتوماسیون اداری، فرصتی عالی برای بهبود مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی ارائه می‌دهند. به دلیل مزیت‌های تکنولوژیکی که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب، در زمینه‌هایی مثل دسترسی به پایگاه داده ها، بایگانی و… دارد، بسیاری از سازمان‌ها به شدت تحت تاثیر این سیستم خودکار قرار می‌گیرند. یک شبکه بایگانی سنتی شامل محوطه‌ای است با چندین طبقه و هزاران نامه و سند که طی زمان زیادی در این طبقات بایگانی شده‌اند. پس از به‌وجود آمدن سیستم اتوماسیون اداری تمام این بایگانی ها در درون یک سیستم کوچک جمع شد و به سهولت کارها کمک بسیاری کرد. امروزه بیشتر سازمان‌ها هنگام جستجو در اطلاعات قبلی با مشکلی مواجه نمی‌شوند. به سرعت و با یک جستجوی ساده در سیستم، می‌توانند بدون اتلاف وقت و به‌صورت لحظه ای به اطلاعات دسترسی داشته باشند. این امر به دلیل اینکه سازمان بر پایه‌ی اطلاعات و داده‌ها بنا شده است، برای آن‌ها بسیار مهم است.
انجام به‌موقع کارها با اتوماسیون اداری خوب
زمانی را تصور کنید که بیشتر از حد معمول سفارش دارید و تقاضای زیادی برای محصول یا خدمات سازمان شما وجود دارد. باید به سرعت به همه‌ی آنان پاسخ دهید، تا هیچ مشتری را از دست ندهید. در این صورت به فکر استخدام پرسنل بیشتر می‌افتید که مطمئنا راه‌حل خوبی برای یک مقطع زمانی کوتاه نیست، چون هزینه سنگینی بر دوش سازمان خواهد گذاشت. اگر از یک سیستم خودکار و نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان استفاده کنید، می‌توانید در سریع ترین زمان موجودی‌هارا را کنترل، سفارش‌‌‌هارا پیگیری، بایگانی (به کمک نرم افزار بایگانی) را جستجو و پرداخت‌ها را کنترل کنید. در صورت نبود نرم‌افزار اتوماسیون اداری تمام این کارها باید به صورت سنتی و دستی انجام می‌شود که مطمئنا محدودیت‌های انسانی، گاه مانع انجام به‌موقع کارها خواهد شد و همچنین پرسنل را خسته و سختی کار آنان را افزایش می‌دهد.
الزام به حضور فیزیکی در محل کار برای انجام امور
با گسترش تکنولوژی، روزبه روز نیاز به حضور فیزیکی در هرگونه مکانی کمرنگ‌تر می‌شود، انسان‌ها امروزه می‌توانند انواع کارهارا با استفاده از یک سیستم همراه و اینترنت انجام دهند. کارهای کوچکی مانند پرداخت‌ها، ثبت‌نام و … امروزه به وسیله کامپیوتر و تلفن‌های همراه انجام می‌شوند و مردم از حضور فیزیکی مبرا هستند. در یک سازمان نیز تعدادی از کارها می‌تواند بدون حضور فیزیکی مشتری، کارمندان یا مدیران انجام شود، این امر در صورتی میسر است که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارزان در سازمان برپا باشد. مدیران و کارمندان گاه در سفرهای کاری به سر می‌برند و یا به علت کسالت مجبور به ماندن در خانه می‌شوند، در این زمان یک سیستم اتوماسیون می‌تواند بسیار موثر واقع شود. به این علت که فرد تنها با یک لپ‌تاپ یا تلفن همراه و اینترنت می‌تواند وارد پنل خود شده و کارهای اداری اعم از ارجاع نامه‌ها، امضا و… را انجام دهد. این امر امروزه باعث کاهش حضور فیزیکی افراد در محل خواهد شد.
عدم پیشرفت چشمگیر در پروژه‌ها و ارتباطات
هنگامی که اینترنت و ارتباطات باعث تبدیل دنیا به یک دهکده‌ی کوچک جهانی شده است، سازمان‌ها و شرکت‌ها نباید از این امر عقب بمانند. یکی از اموری که باعث می‌شود شما نیاز به اتوماسیون اداری را بیش از پیش حس کنید، همین امر است که ارتباطات را گسترش دهد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان با قابلیت‌هایی که دارد، توانایی ارتباط با انواع سازمان‌ها را با صرف هزینه و زمان بسیار کم میسر می‌کند. همچنین سیستم اتوماسیون خوب با استفاده از یک شبکه‌ی محلی هزینه استفاده از کاغذ را کاهش داده و پرسنل می‌توانند از طریق اتوماسیون انواع کارهای اداری را انجام دهند. مطالعات نشان داده است که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل تبادل اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از امور اداری در ارتباط با جلسات، نامه‌ها و یادداشت‌ها است. یک از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری توانایی برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات بین پرسنل است. این امر موجب انجام بهتر کارها، افزایش بهره‌وری و همچنین پیشرفت چشمگیر در پروژه‌ها و ارتباطات است.
حفظ سوابق نامه ها در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
در عصر تکنولوژی بشر به خوبی می‌داند که دادن یک برنامه‌ریزی مناسب به سیستم‌های خودکار، باعث می‌شود کارها دقیق تر انجام شود. به‌طور کلی به دلیل اینکه سیستم‌های خودکار به وسیله انسان برنامه‌ریزی می‌شوند ولی خودبه خود کارهای لازم را انجام می‌دهند، نسبت به انسان احتمال خطای کمتری دارند. اتوماسیون اداری نوعی از سیستم خودکار در ادارات است که طبق برنامه‌ریزی و روال کاری که به آن داده شده است، عمل می‌کند و احتمال خطا در آن بسیار پایین می‌آید. این سیستم می‌تواند انواع کارها را بدون خستگی در هر زمانی انجام داده و همچنین عمل بایگانی نامه‌ها و اسناد را با نظم و ترتیب انجام می‌دهد، به‌طوری که هر سند و نامه در جای مناسب خود قرار میگیرد. پس نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان و خوب، نرم‌افزاری است که از نابودی نامه‌ها جلوگیری کند و همچنین به نوعی اسناد را بایگانی (نرم افزار بایگانی) کند که نامه‌ها طی فرآیندهایی که روی آنان انجام می‌شود، از بین نرود و با یک جستجوی ساده قابل بارگیری باشد.
عدم وجود شاخص ارزیابی کارها
سازمان‌ها برای اینکه بدانند نسبت به سال‌های قبل یا زمان‌های مشابه چه تغییراتی داشته‌اند و این تغییرات در چه حوزه‌هایی بوده، نیاز به ملاک و شاخصی برای ارزیابی دارند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با تحلیل و بررسی‌هایی که انجام می‌دهد، به وجود این ملاک و شاخص‌ها در سازمان کمک می‌کنند. گزارش‌گیری‌هایی که توسط نرم‌افزار انجام می‌شود می‌تواند به‌عنوان شاخص درنظر گرفته و همچنین هرساله میزان عملکرد کارکنان در سازمان سنجیده شود.
کاهش تنش کارکنان سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری خوب
مسئولیتی که بر دوش افراد قرار میگیرد ممکن است اغلب باعث ایجاد استرس و اضطراب برای افراد شود. میزانی از استرس برای پیش بردن کارها لازم است، ولی مقدار زیاد آن باعث ایجاد اختلال در کار می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری با ویژگی دردسترس بودن و نظمی که به امور سازمان و پرسنل می‌بخشد، باعث کاهش استرس و تنش بین کارکنان خواهد شد. فردی که کار به او محول می‌شود اگر به‌طور موثر با مدیران در تعامل باشد و به‌صورت دقیق بداند که چه کاری می‌خواهد انجام دهد، بااطمینان بیشتری مسئولیت خود را انجام می‌دهد. پس یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب می‌تواند تنش بین کارکنان را از میان ببرد که امر بسیار تاثیرگذاری بر بهره‌وری کارکنان است.
در آخر…
با همه‌ی این تفاصیل بدون شک همه میدانیم که وجود سیستم خودکار در هرسازمانی می‌تواند بسیاری از نقاط ضعف آن سازمان را از بین ببرد. عدم وجود نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب باعث بروز بسیاری از مشکلات می‌شود. در گذشته که این نوع تکنولوژی وجود نداشت همه‌ی سازمان‌ها باهم برابر بودند، اما امروزه با فراگیر شدن استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، هر سازمانی که آن‌را در اختیار نداشته باشد، از گود رقابت خارج شده و نمی‌تواند در ارائه محصول یا خدمات خود حرفی برای گفتن داشته باشد. با استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب مشکلات سازمان به نحو احسن حل خواهد شد.
