نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا به عبارت دیگر BPMS) Business Process Management System) ابزاری برای مدیریت و مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان است.
این نرم‌افزار به کسب و کارها کمک می‌کند که با طراحی، مدلسازی، خودکار کردن و بهینه‌سازی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها ارزشی برای سازمان به وجود آورد و به سازمان برای تحقق اهداف خود کمک کند.
در هر سازمان و یا کسب و کار، فرآیندهایی وجود دارد که هر یک از دپارتمان‌ها و بخش‌ها، مسئولیت انجام آنها را برعهده دارند. این فرآیندها می‌توانند جزء فرآیندهای عمومی سازمان از جمله گروه‌های فرآیندی اداری، مالی، منابع انسانی، پشتیبانی و لجستیک باشند یا در بخش فرآیندهای اختصاصی هر کسب و کار طبقه‌بندی شوند. مانند فرآیندهایی از جمله Art Work و Filing در صنایع دارویی، تامین مواد اولیه در صنایع تولید و کمیسیون پزشکی در حوزه بهداشت و درمان.
با استفاده از یک BPMS توانمند می‌توان برای مکانیزاسیون و بهبود هر کدام از این گروه‌های فرآیند گام برداشت. طبیعتا هر چه تعداد فرآیندهای یک سازمان بیشتر و به طبع آن پیچیدگی و نیاز به یکپارچکی فرآیندها بیشتر باشد، نیاز به یک نرم‌افزار BPM، بیشتر احساس خواهد شد.
در این مطلب قصد داریم تا به برخی از مزایای استفاده از سیستم BPMS و به صورت عام‌تر، استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان، اشاره کنیم:
از بهترین نرم افزار های مدیریت کسب و کار می توان نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار کتابخانه و نرم افزار بایگانی را نام برد.
مزایای استفاده از سیستم BPMS
۱- فرآیندهایی که در یک سازمان، شرکت یا بنگاه اقتصادی جاری است باید در گام نخست برای مالکان فرآیند و مجریان آن شفاف باشد. یکی از بهترین اقدامات برای شفاف‌سازی فرآیندها، مستندسازی آنها است. مستندسازی فرآیند شامل مدلسازی فرآیند و تبین روش انجام کار و دستورالعمل‌های مختلف است.
BPMS به مهندسین فرآیند این قابلیت را می‌دهد که فرآیندها را با زبان مدلسازی BPMN(Business Process Modeling & Notation) ترسیم و مستند کنند.
هر چند زبان BPMN زبانی ساده و جامع است؛ اما در صورتی که BPMS مورد استفاده قابلیت‌های لازم را داشته باشد این امکان را مهیا می‌کند تا سازمان علاوه بر مدلسازی فرآیند نسبت به ثبت و نگهداری مستند مرتبط با فرآیند هم اقدام کند.
توجه داشته باشید که فارغ از مباحث مکانیزاسیون فرآیند، مستندسازی فرآیند گام نخست در مسیر بلوغ فرآیندی هر سازمان است.
۲- ارزیابی عملکرد فرآیندها جز لاینفک مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد (KPI) از نیازهای اساسی مدیریت یک سازمان است. BPMS این قابلیت را در اختیار مدیران سازمان و مالکان فرآیند قرار می‌دهد که بتوانند عملکرد فرآیندهای کسب و کار را ارزیابی و بر اساس شرایط موجود و اهداف استراتژیک سازمان برای بهبود آنها هدف‌گذاری کنند.
۳- یکی از زیرمجموعه‌های ارزیابی عملکرد فرآیندها، ارزیابی و نظارت بر عملکرد مجریان فعالیت‌ها در فرآیندهای سازمانی است. مدیران واحدهای سازمانی بسته به سیاست‌های کاری خویش علاقمند هستند سطحی از نظرات بر عملکرد کارکنان داشته باشند. BPMS این امکان را به مدیران و سرپرست‌ها می‌دهد تا از کیفیت و کمیت عملکرد کارکنان در اجرای فرآیندهای سازمانی آگاه شوند.
۴- یکی از اهداف استقرار BPMS خودکارسازی فرآیندها است، به‌طوریکه قسمت‌های قابل حصول فرآیند به بدون نیاز به دخالت و تصمیمات انسانی قابل انجام باشد. نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید این امکان را در اختیار طراحان فرآیند قراردهد تا قسمت‌هایی از فرآیندی که با استفاده از BPMN مدل شده است را خودکار سازند.
۵- نرم افزار BPMS با استفاده از سامانه‌های گزارش ساز کمک بسیار بزرگی به مدیران و کارکنان سازمان می‌کند تا بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود در سریع‌ترین زمان ممکن دست یابند.
۶- با توجه به شاخص‌های ارزیابی عملکرد که سازمانها برای مدیریت فرآیندهای خود در نظر گرفته‌اند و با تحلیل شرایط فعلی هر KPI می‌توانند تصمیم بگیرند که کدام مرحله از کدام فرآیند نیاز به بازنگری و تغییر دارد. BPMSها این اختیار را به سازمانها و شرکت‌ها می‌دهند تا هر زمان که احساس کردند فرآیندی نیاز به اصلاح و بهبود دارد، با صرف کمترین هزینه این مهم را انجام دهند.
۷- در صورت طراحی مناسب فرآیند و استفاده از یک BPMS با قابلیت‌های مناسب این امکان برای سازمانها و کسب و کارهای بزرگ بوجود می‌آید، تا به هماهنگی لازم بین واحدهای مختلف، کارکنان و فرآیندها به وجود آیند.
۸- توسعه سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان سازمان بدون نیاز به دانش فنی عمیق از بزرگترین آورده‌های استفاده از BPMS مخصوصا برای کسب و کارهای کوچک است. خیلی از نیازمندی فرآیندی این نوع کسب و کارها می‌تواند با استفاده از مدلسازی یک فرآیند، تعریف فرم‌های لازم و در کمتر از چند ساعت محقق شود.
این ۸ مورد تنها قسمتی از مزایای استفاده از BPMS در یک سازمان است. از آن جایی که BPMS بر اساس خواسته‌ها و نیازهای سازمان توسعه پیدا می‌کنند، می‌تواند با کمترین هزینه و با تطابق قابل توجهی پاسخگوی نیازهای متنوع سازمانها باشد و سازمان و بنگا‌های اقصادی را در مسیر تحقق اهداف استراتژیک یاری رساند.
از بهترین نرم افزار های مدیریت کسب و کار می توان نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار کتابخانه و نرم افزار بایگانی را نام برد.
