ویژگی های اختصاصی سیستم دبیرخانه و بایگانی
- تسهیل و تسریع ثبت و گردش نامه و نیز دقت در ثبت و پیگیری
- نگهداری سوابق کامل عملیات کاربران و مسئولیت های سازمانی
- کنترل امنیت و سطح دسترسی بر مبنای مسئولیت سازمانی
- واسط کاربر ساده، زیبا و کارآمد
- نصب و نگهداری آسان با امکان بروز رسانی خودکار ایستگاه های کاری
- گزارش گیری ساده و مؤثر از اطلاعات تمامی جداول سیستم
- گزارشات آماری جهت ارائه اطلاعاتی که با یک نگاه، وضعیت کاری را ارائه می کنند
- مدیریت نامه
- مدیریت نامه های دریافتی و ارسالی و انواع نامه عطف، پیرو و پاسخ و بازگشت
- کنترل گردش نامه ها در سازمان
- ایجاد کارتابل درخواست ثبت نامه برای کاربر دبیرخانه
- تایپ نامه تحت قالب های قابل تعریف در نرم افزار Word
- تهیه رونوشت و درخواست تأیید
- بایگانی نامه و عودت از بایگانی
- چاپ نامه برای طرف های مکاتباتی متعدد
- گرفتن مستقیم نامه از اسکنر و فکس
- پشتیبانی از دبیرخانه های متعدد در سازمان
- پشتیبانی از دفاتر اندیکاتور مختلف در یک دبیرخانه
- تعریف و ثبت نماها و گزارش های دلخواه از فهرست های سیستم بایگانی و دبیرخانه و ثبت آن ها برای استفاده مجدد
- ارسال و دریافت نامه بصورت الکترونیکی یا فکس
- امکان جستجو به دو صورت ساده و پیش رفته روی نامه ها
تعاریف پایه در سیستم دبیرخانه و بایگانی
- سازمان، واحدهای سازمانی، پستها و پرسنل سازمان
- موضوعات و کلاسه بایگانی
- تقویم کاری و مناسبتهای مختلف
- انواع دستورات پیگیری و ارجاع
- انواع واژههای کلیدی برای دسته بندی نامه ها
- انواع پیوست و مستندات الحاقی به نامه ها
- اطلاعات درختی طرف های مکاتبه
- امکان استفاده از پیش کدهای مختلف در شماره گذاری نامه ها
- سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس کاربر و گروه های کاربری
- انواع سطوح طبقه بندی نامه
- انواع نحوه ارسال نامه
گزارش های قابل دریافت از سیستم دبیرخانه و بایگانی
- گزارش کارتابل و دفتر اندیکاتور
- پیگیری و گزارش از وضعیت نامه های ارجاع شده
- گزارش از نامه ها بر اساس سال و شماره نامه
- گزارش از نامه ها بر اساس تاریخ دبیرخانه و نوع نامه
- گزارش از نامه بر اساس تاریخ نامه
- گزارش چرخه عمر نامه ها
- گزارشگیری بر اساس جستجوی آزاد
- جستجو بر اساس موضوع و کلاسه بایگانی
- گزارش های آماری متنوع بر حسب نوع نامه ها، تعداد نامه های ارسالی و دریافتی هر واحد و پیگیری ها و ارجاعات هر شخص یا هر واحد سازمانی
پیام بگذارید