نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان را بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می دهد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان، دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده اند.
یکی از امکانات ویژه بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکان مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS می باشد.
چرا نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه نرم افزاری توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت دسترسی به كارتابل اتوماسیون اداری به صورت تحت شبکه یا تحت وب.
- سیستم مورد تایید شورای عالی انفورماتیک است و بیش از 3.000 مشتری فعال در کشور دارد.
- خدمات پشتیبانی آن (نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان) حضوری و آنلاین ارائه می شود.
- سیستم تحت وب و شامل یک سال پشتیبانی رایگان.
نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای یگانه
- تحت وب Full Web است.
- تقویم کاری و مدیریت جلسات
- فرم ساز جهت مدیریت فرم های سازمانی
- امکان تفکیک و تعریف شعب و نمایندگی ها
- فکس سرور
- ایمیل سرور
- تعریف سطح دسترسی برای کاربران
- ارتباط با پروتکل ECE
- ایجاد بایگانی الکترونیک سازمانی
امکانات ثبت نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری
- ثبت کامل اطلاعات نامه: شماره اندیكاتور، شماره نامه، موضوع نامه، کلید واژه، مضمون نامه، رونوشت ها و ….
- تعریف و ثبت فرستنده و گیرنده نامه: اشخاص، شركت ها، ادارات و …
- ثبت نامه ها و پیوست های نامه اعم از : عطف، پیرو، و …
- مشاهده پیرو و عطف هر نامه و زنجیره ارتباطی آنها و رزرو شماره نامه صادره
- تعریف چارت سازمانی درون سازمانی و برون سازمانی به صورت درختی
- امکان پیوست انواع فایل ها به نامه: PDF ، Word ، Excel و …
- امكان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و …
- امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها درصفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
- جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، تاریخ نامه، شماره اندیكاتور، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن … .
- اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم مانند: انواع نامه ها (فاكس،و …)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و … )، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت ( اصل، كپی، المثنی و … )، سمت ها، دبیرخانه ها و …
قالب نامه Word و تایپ در داخل اتوماسیون اداری
- تایپ نامه توسط ویرایشگر Microsoft Office 2013 به بالا
- امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word
- ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانك های اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها
- قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی)
- امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
- امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و …
- امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه
- امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
- امكان ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
- امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
- گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و گزارش از دفتر اندیكاتور
مدیریت فکس (دریافت و ارسال فکس در نرم افزار اتوماسیون)
- امکان دریافت نامه از طریق فاکس
- امکان ارسال نامه از طریق فاکس
- امکان اعلام تعداد فاکس‌های دریافتی
- امکان مشاهده و مانیتورینگ فاکس‌های ارسالی
- امکان تبدیل فاکس‌های دریافتی به نامهی وارده
- امکان مجزاسازی فاکس‌های دبیرخانههای مختلف
- امکان تعریف خطوط فکس و تعیین سطح کاربران برای دریافت،مشاهده و ارسال‌کننده هرفکس
- امکان تفکیک فاکس‌های دریافتی بر اساس خوانده شده / خوانده نشد
- امکان تفکیک فاکس‌های دریافتی بر اساس تعیین بازه زمانی
- امکان دریافت خروجی اکسل از فاکس های دریافتی
- امکان مجزاسازی فاکس‌های دبیرخانههای مختلف
- امکان دریافت و ارسال فاکس بطور مستقیم از داخل برنامه
مدیریت پست الکترونیک (ایمیل) در اتوماسیون اداری
- امکان تعریف آدرس ایمیل سازمانی و قابلیت اتصال به Mail Server
- امکان مشاهده ایمیل‌های دریافتی،ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده درکارتابل و دبیرخانه
- امکان انتقال ایمیل‌های دریافت شده به فهرست حذف شده و بازیابی آنها
- امکان دریافت ایمیل‌های کاربر و اعمال دسترسی آدرس ایمیل
- امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با وضعیت خوانده شده و خوانده نشده
- امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با نوع ایمیل ECE
- امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با فرستنده،گیرنده و عنوان ایمیل، دربازه زمانی
- امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی در دبیرخانه به عنوان نامه وارده
- امکان ایمیل نامه‌ها از درون کارتابل از طریق ارسال نامه
- امکان ایمیل نامه‌ها از داخل نرم‌افزار دبیرخانه از طریق ارسال نامه
- امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3،IMAP برای دریافت
- امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp برای ارسال
امکانات اسكن و بایگانی
- امکان اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای
- امکان اسکن رنگی یا سیاه سفید تصاویر
- امکان چاپ گرفتن از تصاویر اسکن شده
- امکان تعریف زونکن های مختلف در سیستم اتوماسیون اداری
- امکان بایگانی یک نامه در چند زونکن به صورت همزمان
- امکان خروجی گرفتن از نامه های یک زونکن در فایل Excel و Word
- امکان ویرایش تصاویر با استفاده از ابزاهای اختصاصی بر اساس سطح دسترسی
- امكان درج محل فیزیكی نامه ها، پرونده ها و زونكن های بایگانی
- امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف
- انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونكن های مختلف
- امكان Scan تصاویر با فرمت های Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانك اطلاعاتی سیستم
- امكان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسكنر های Feeder
امکانات کارتابل الکترونیک
- امكان تعریف كارتابل اتوماسیون اداری برای مدیران، كارشناسان و كارمندان
- توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع)
- امكان ارجاع همزمان یك نامه وارده به چندین واحد یا شخص
- امكان تعریف كارتابل برای هر واحد و امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص
- امكان استفاده از قلم نوری جهت پاراف و صدور دستور (ارجاع)
- امكان ثبت نامه های داخلی، پیش نویس و جواب نامه
- پاسخ به نامه های وارده و نامه های داخلی جهت تسریع در عملکرد پاسخگویی
- نمایش مشخصات نامه های ارجاعی بدون باز نمودن نامه ها در صفحه اصلی كارتابل
- ارجاع نامه توسط یك پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی
- امكان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها دركارتابل به دلخواه بر حسب،تاریخ ثبت، تاریخ ارجاع، موضوع، شماره نامه ، …
- تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از کلید های میانبر
- امکان پیگیری نامه های ارجاعی به افرادی که روی نامه ارجاع شده اقدام ننموده اند و …
چند سازمانی (ویژه سازمان های بزرگ و هولدینگ)
- تعریف یك یا چند دبیرخانه متمركز و غیر متمركز
- امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری
- امكان تغییر تنظیمات پیش فرض اتوماسیون اداری برای سهولت كاربران
- امكان تعریف كاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یك از آنها
- تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
- امكان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت (Log)
- قابل اجرا در كلیه سیستم عامل های ویندوز (به بالا xp, 7, 8, 10, Server2008, server2012)
- پایگاه داده SQL Server (2008 به بالا)
- امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
- تهیه نسخه پشتیبان (Backup ) به صورت دوره ای و اتوماتیك
- امكان تغییر رنگ پنجره های پر كاربرد جهت كاهش خستگی كاربر
- امکان تعیین گروه کاری در اتوماسیون اداری
همچنین سازمان می توانند علاوه بر نرم افزار اتوماسیون از نرم افزار های دیگری مانند دبیرخانه آنلاین، نرم افزار بایگانی و… استفاده کنند.
ارجاع و گردش نامه توسط نرم افزار اتوماسیون اداری
- ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت: ارجاع شده، نامه داخلی، رونوشت و نمایش تعداد نامه ها در هر پوشه
- امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
- ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
- انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی
- امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
- امکان درج مهلت اقدام نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
- امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر
- امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
- امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه ای که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
- امکان پاراف متنی نامه ها در کارتابل الکترونیک
- امکان پاراف تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
لیست امکانات برتر کارتابل همراه
- امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
- امکان مشاهده متن تایپی (Word) که به نامه ها پیوست شده باشد.
- امکان مشاهده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی
- امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
- امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
- امکان ارجاع محرمانه نامه و امکان جستجوی سریع نامه ها
- امکان اضافه شدن فایل پیوست به ارجاعات
- نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
- امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
- امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
- نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
- امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماه های سال)
- امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
- امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
- امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
- ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و … و همچنین الصاق فایل Word نامه
- ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
- امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
- امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمت های دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
- ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز و … )
- امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
- امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و . . .
- تغییر رمز کاربری و نگهداری از آن
چرا باید از نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه استفاده کنیم؟
دسترسی در هر مکان و زمان ( Web base)
با توجه به گسترش اینترنت و نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات کسب‌وکار در هر زمان و مکان، نرم‌افزار دسترسی 24 ساعته به اطلاعات با کمک یک کامپیوتر یا تلفن هوشمند، مرورگر، متصل شدن به اینترنت و یک نام کاربری و رمز ورود را امکان‌پذیر خواهد نمود. یکپارچه بودن و دسترسی در هر زمان و هر مکان از دیگر مزیت‌ها و دلایل استفاده از این نوع تکنولوژی است.
جستجو و گزارشات متنوع
اتوماسیون اداری دارای انواع گزارشات از انواع مکاتبات اداری و گردش کارها است و کاربر می تواند نامه های وارده و نامه های صادر شده را به آسانی ثبت و گزارش گیری نماید.
مدیریت هلدینگ و چند سازمانی
در اتوماسیون اداری،گردش مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی به آسانی امکان پذیر می‌گردد. حتی سازمان هایی که دارای چندین شعبه و پراکندگی جغرافیایی بالایی هستند نیز میتوانند بدون در نظر گرفتن محدودیت جغرافیایی، با این نرم افزار بسیاری از چالش‌هایی که در سیستم های سنتی وجود دارد را برطرف نمایند. قابلیت پیگیری مکاتبات سازمانی نیز در این سیستم به راحتی امکان‌پذیر است.
سادگی و کارآمدی
یکی از ویژگیهای برجسته اتوماسیون اداری یگانه راحتی کاربری آن و سرعت بالای بارگزاری صفحات آن در است. بطوریکه کاربران مبتدی نیز میتوانند به آسانی با آن ارتباط برقرار کنند و بدون آموزش از آن استفاده نمایند.
سرعت بالا
سرعت این نرم افزار در حجم کاربر بالا چشمگیر است، بطوریکه در بسیاری از سامانها با تعداد کاربر همزمان بالا بدون هیچ مشکلی توانسته اند از این نرم افزاراستفاده نمایند و بهره وری لازم را داشته باشند.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
ارائه خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری از قبیل نصب، راه اندازی و آموزش به روش های مختلف قابل ارائه می باشد.
