هدف
هدف از سامان‌دهی فیزیکی و الکترونیکی (اسکن اسناد) و به‌روزرسانی اسناد دستیابی به موارد ذیل است:
– ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه‌بندی و دسترسی به اسناد
– کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیکی اسناد
– بالا بردن ایمنی اسناد در مقابل حوادث طبیعی و غیرطبیعی
– حذف عملیات تکراری و غیرضروری در آرشیو نمودن اسناد
– از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد و جلوگیری از گم شدن و بروز آسیب های فیزیکی احتمالی
– فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد ، فیلدهای اطلاعاتی و ساختار طبقه بندی اسناد
– دسترسی به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طریق بستر شبکه داخلی شرکت و یا درصورت تمایل از طریق سرویس‌دهنده وب با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی
– امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد فنی
– امکان تبادل اسناد به‌صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی
– افزایش کارایی مدیران در بررسی گزارش‌ها و تصمیم‌گیری‌های مقتضی بر اساس اطلاعات دسته‌بندی شده و به‌روز
برای سازماندهی کارها از نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار کتابخانه و نرم افزار بایگانی استفاده نمایید.
فرآیند سامان‌دهی فیزیکی و الکترونیکی
سامان‌دهی اسناد در دو بخش سامان‌دهی فیزیکی و سامان‌دهی الکترونیکی، صورت می‌پذیرد.
روش سامان‌دهی فیزیکی اسناد فنی
نمودار زیر فرآیندهای مربوط به مراحل سامان‌دهی فیزیکی اسناد فنی را نشان می‌دهد.
روش سامان‌دهی فیزیکی اسناد فنی
تجمیع اسناد
سازمان مورد نظر باید در حد امکان نسبت به جمع آوری مستندات خود که احتمال وجود آنها در بایگانی‌های مختلف وجود دارد، اقدام نمایند.
دسته‌بندی موضوعی اسناد
در صورت وجود لیست از پیش تعیین شده از جانب سازمان، این لیست مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورت عدم وجود لیست اصلی میتوان از ساختار اسنادی مشابه در سازمان‌های مشابه استفاده نمود. شایان ذکر است، در صورتیکه هیچ‌گونه ساختار دسته‌بندی از اسناد سازمان وجود نداشت شرکت پشتیبان تصمیم مدیران اقدام به ایجاد ساختار درختی جهت دسته بندی اسناد خواهد نمود.
وجین
وجین مدارک شامل استخراج و جداسازی اسناد منسوخ ، زاید و غیرضروری می‌باشد. استخراج اوراقی که به اشتباه در زونکن اسناد دیگر قرار گرفته است و جایگذاری آن در محل صحیح خود در این مرحله انجام می‌شود. شناسایی و ادغام اسناد نیز در این مرحله انجام خواهد شد .
همچنین باید با استفاده از لیست اسناد لیست هایی از:
1- اسناد موجود 2- نواقص اسناد 3- اسناد تغییر یافته 4- اسناد زاید و غیرضروری تهیه شود.
منظور از اسناد تغییر یافته مواردی است که به‌طور مشهود روی سند تغییرات مشخص شده باشد.
کدبندی اسناد
کدبندی اسناد در هر سازمان بنابر نظر مسوولین بایگانی انجام می‌گیرد. به‌منظور دسترسی سریع مسوول بایگانی در شرکت‌ها به اسناد، کد محل پارک در 4 قسمت به شرح زیر تعریف می‌گردد:
شماره موضوعی هر بخش از زونکن : هر زونکن ممکن است حاوی چندین بخش یا فصل باشد . جهت دسترسی راحت ، هر بخش باید به صورت مجزا کد گذاری شود.
بدین منظور میتوان روی تک تک صفحات هر سند ابتدا 6 کارکتر اصلی (بر اساس نام قفسه حاوی زونکن مورد نظر ، طبقه ای که زونکن در آن قرار گرفته و شماره زونکن حاوی سند مورد نظر) و سپس بر اساس موضوعات مختلف ، کاراکتر فرعی ثبت نمود.
بدین ترتیب در صورتیکه یکی از اوراق هرسند به هر دلیلی از سایر صفحات جدا شود با کد ثبت شده (در محل یکسان) برای همه اوراق می توان قفسه ، طبقه ، زونکن و سند مورد نظر را پیدا نموده و آن برگ را بر اساس شماره صفحات در جای خود قرار داد. نکته مهم در این قسمت درج شماره صفحه بر روی صفحات هر سند می باشد که از 1 شروع و به ازای هر صفحه شماره تسلسل آن افزوده می شود. بهتر است شماره صفحه در قسمت وسط پایین صفحه درج شود. کلیه مراحل درج کدگذاری بر روی اسناد در صورت امکان توسط دستگاه نمراتور انجام پذیرد. در صورتیکه سازمان‌ها در تعیین آدرس محل پارک از کدینگ دیگری استفاده نموده اند ، مشروط بر آنکه به فیزیک اسناد دسترسی سریع و راحت داشته باشند قابل استفاده می‌باشد.
آماده‌سازی
پس از اجرای مراحل فوق، اسناد و مدارک باید بر اساس طبقه‌بندی انجام شده در پوشش مناسب قرارداده شده و سپس در زونکن گذاشته شوند. همچنین می بایست اوراق از قسمت وسط پانچ شوند و جهت سهولت در مطالعه و بررسی، منگنه های اضافی خارج گردند. برای تفکیک موضوعات میتوان از زونکن های رنگی و یا از برچسب هایی با رنگ‌های موضوعی مختلف جهت ثبت کد بر روی هرزونکن استفاده نمود.
برچسب زونکنها بر اساس فرمت زیر بر روی آنها الصاق شده و در محل مورد نظر بایگانی می‌شوند.
مراحل سامان‌دهی الکترونیکی اسناد فنی
امور مقدماتی و ایجاد ساختار بایگانی الکترونیکی
پیش از آغاز عملیات بایگانی الکترونیکی می‌بایست مطالعه و بررسی دقیقی بر بایگانی اسناد موجود انجام داد که مهم‌ترین آنها عبارتند از :
شناسایی تیپ اسناد از لحاظ نوع کاغذ، سایز، نحوه نگهداری و کیفیت اسناد
انتخاب تجهیزات مطلوب
شناخت کاربران سیستم و تعیین سطوح دسترسی
تعیین فیلدهای جستجو
حداقل نیازمندی های نرم افزار مدیریت اسناد
برای مدیریت، نگهداری و بازیابی اطلاعات و تصاویر الکترونیکی اسناد نیاز به نرم‌افزاری مناسب می‌باشد.
شرکت پشتیبان تصمیم مدیران با توجه به قابلیت‌های فراوان در امر تولید نرم‌افزارهای مختلف دارای نرم‌افزار پیشرفته و همه منظوره آرشیو الکترونیکی بوده که در قسمت مربوطه قابل مشاهده می‌باشد.
آماده‌سازی
آماده‌سازی و پاک‌سازی اسناد عبارت است از باز نمودن تای اوراق ، ترمیم پارگی، جدا نمودن سوزن ، منگنه و امثالهم که انجام این مراحل باعث تسریع امور اسکن خواهد شد. لازم به ذکر است مرحله آماده‌سازی بایگانی الکترونیکی به ترتیب چیدمان زونکنها و فقط در مورد اسنادی انجام می شود که مقرر است عملیات اسکن بلافاصله روی آن انجام شود.
اسکن اسناد
در بخش تصویربرداری، اسکن اسناد به ترتیب کد محل بایگانی انجام می شود. در این بخش بر روی تمامی اسناد هنگام تصویربرداری، عملیات تمیزکاری اولیه، ابتدا بصورت خودکار توسط نرم افزار اختصاصی اسکنرها و در صورت نیاز به تنظیم بیشتر ، به صورت دستی به وسیله اپراتور انجام می پذیرد تا کیفیت مطلوب بدست آید. باید توجه شود که وضوح فایلها برای کلیه اسناد در محدوده‌های مختلف و با dpiهای می‌باشد.
با توجه به نوع اسناد، ازنظر کیفیت و سایر مشخصات ظاهری، فرمت اسکن میتواند تغییر نماید. اسناد میتواند به صورت سیاه وسفید اسکن شود درصورتیکه در برخی از اسنادی که کیفیت ظاهری خوبی ندارند ریزش اطلاعات رخ دهد باید اسکن به صورت خاکستری ( GRAY SCALE ) اجرا شود. البته فرمت خاکستری باعث افزایش قابل توجه حجم فایل و زمان اجرای کار می گردد ولی برای حفظ اطلاعات ضروری است. همچنین در سازمان‌های مختلف با توجه به نیاز میتوان اسناد را به صورت رنگی اسکن نمود.
در صورتیکه مستنداتی از قبیل نقشه و یا دستورالعمل وجود دارند که بسیار فرسوده و نا خوانا هستند می بایستی ضمن لیست گیری، برای احیاء آن ها در کارگروه‌های تخصصی تصمیم گیری گردد.
به منظور تشخیص اوراق اسکن شده از سایر اوراق، بر روی هر یک از اوراق اسکن شده شماره و یا علامت مشخصی درج شود. این امر در بسیاری از اوقات به صورت خودکار توسط اسکنرهای حرفه‌ای انجام می‌شود.
پس از انجام عملیات تصویربرداری، کلیه اقلام جدا شده در مرحله آماده‌سازی مجددا به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتیب اولیه، بایگانی می شود.
اصلاح و ویرایش تصویرها
علاوه بر این که در زمان اسکن می‌بایست تنظیمات دقیقی برای اسکن نمودن اسناد صورت پذیرد تا کیفیت ، مطلوب و بدون ریزش اطلاعات باشد می‌بایست مراحلی به ترتیب زیر نیز برای بهینه‌سازی تصاویر انجام گیرد:
DESKEW اریب زدایی کردن در زمانی که تصویر به صورت کج قرار گرفته است
CR- P حذف اضافات (بیشتر منظور بالای صفحه است)
R- TATE چرخاندن تصاویر به شکل صحیح
ERASE حذف کردن بخشی از تصویر که بدون استفاده است
CENTERING وسط چین کردن تصویر در مرکز
B- RDER حذف یا افزودن کادر به تصاویر
ورود اطلاعات اسناد
با هدف سهولت و تسریع بازیابی اطلاعات و دستیابی کاربران به اسناد مورد نیاز ، می‌بایست اطلاعات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی اسناد در نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد شود. چنانچه در مرحله سامان‌دهی فیزیکی لیست اسناد آماده شده باشد ورود اطلاعات می بایست بر اساس آن انجام شود. در این مرحله از سامان‌دهی الکترونیکی می‌بایست فعالیت‌های زیر نیز صورت گیرد:
تعیین جایگاه هر سند در طبقه بندی تعریف شده در نرم‌افزار مدیریت اسناد
تعیین سطوح دسترسی کاربران به هر سند
و …
CR اسناد (- PTICAL CHARACTER REC- GNITI- N)
CR تبدیل تصویر به فایل قابل پردازش به صورت Text می‌باشد. عملیات – CR امکان جستجو بروی کل متن را فراهم می‌آورد .
تهیه نسخ پشتیبان
اهمیت وجود نسخ پشتیبان در یک سیستم بعد از وقوع مشکلات مشخص می‌شود. لذا جهت حفظ و نگهداری از اطلاعات بایگانی الکترونیکی پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد، نسخه پشتیبان تهیه و به کارفرما تحویل می‌گردد. با توجه به تغییرات زیاد در فنآوری ساخت قطعات ذخیره سازی اطلاعات از قبیل raid –tape- دیسکت ها و … در طول زمان ، تعیین نوع و کیفیت بستر ذخیره سازی نسخ پشتیبان اسناد (device electr- nic) توسط سازمان‌ها معین می‌گردد.
ایجادمیکروفیلم و نحوه نگهداری آن
با توجه به طول عمر محدود اسناد کاغذی و الکترونیکی و آسیب پذیر بودن آنها در برابر آسیب های زیست محیطی از قبیل رطوبت ، آتش سوزی ، آفات و حشرات موذی ، میدان های الکترومغناطیس و … و توجه به بحث مدیریت بحران و پدافند غیر عامل ایجاد میکروفیلم از اسناد مذکور امری لازم و ضروری می باشد که مزایایی از قبیل حجم کم ، طول عمر بالا ، قابلیت تبدیل مجدد به فایل الکترونیکی یا کاغذ را به همراه دارد.
ایجاد میکروفیلم
بعد از آنکه کلیه اسناد کاغذی اسکن شدند و فایل آنها در رایانه ایجاد شد باید توسط دستگاهd- cument archive writer میکروفیلم آنها به‌صورت رول فیلم ایجاد گردد.
تهیه و نصب برچسب لیست میکروفیلم‌ها، اطلاعات موجود در هرکدام و کد آنها بر روی جعبه‌های حاوی میکروفیلم‌ها
نحوه نگهداری میکروفیلم
لازم است از هر یک از اسناد و پرونده های موجود دو مجموعه میکروفیلم تهیه شده و در محل های مختلف نگهداری شوند.
خصوصیات محل نگهداری میکروفیلم ها مطابق مفاد دستورالعمل حفظ و نگهداری و سرویس دهی و امحاء اسناد می باشد.
دمای محل نگهداری میکروفیلم‌ها در حدود 12 درجه سانتی‌گراد کنترل شود.
رطوبت محل نگهداری میکروفیلم ها در حدود 35 % کنترل شود.
پیام بگذارید