مقدمه ای بر اتوماسیون اداری و تاریخچه پیدایش آن
امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. در دهه ۱۹۶۰ فعالیت های اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، در این میان وجود یک سیستم اداری مناسب که حجم عظیمی از اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد.در دهه ۱۹۷۰ کارائی کارخانه ها ۹۰-۸۵ درصد افزایش یافت درحالی که کارائی سیستم های دفتری تنها ۴ درصد افزایش یافت. همین تحقیقات نشان میداد هزینه های امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد هزینه های سازمان ارتقاء یافته بود. باید سیستم هایی بوجود می امد که کارایی سیستم های دفتری را نیز افزایش می داد. این سیر تکامل همچنان با چالشها و فرصت هایی در سازمانها همراه بود.
مزایا و فرصت هایی که اتوماسیون اداری برای سازمانها به ارمغان می آورد
به این دلیل که مزیت های استفاده از اتوماسیون اداری در عصر حاضر بر کسی پوشیده نیست در این تحقیق بیشر به چالش های پیش روی سازمانها در استقرار اینگونه سیستم ها پرداخته شده و راهکارهایی در تقابل با این چالش ها ارائه گردیده است.اما بطور خلاصه به بعضی از این مزیتها و نیازهایی که کاربران از نرم افزار اتوماسیون اداری مطرح می کنند اشاره می شود.
چنانچه اتوماسیون اداری بصورت صحیح در سازمان پیاده سازی شود این یپاده سازی می تواند دستاوردهای بسیار خوبی را برای سازمان به ارمغان بیاورد که از جمله آن دستاوردها:
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار توسط مدیران و حتی کارشناسان
- کاهش تکثیرهای موازی از جمله تکثیر بی مورد و ثبت و نگهداری ان در چند محل
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمین بالا
- مراجعه آسان به مکاتبات و مستندات سازمان بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا نرم افزاربایگانی دفتر
- قابلیت تولید گزارشات مورد نیاز به همراه نمودارها و داشبردهای مدیریتی
- امکام پیگیری مکانیزه کارها در هر زمان و هم مکان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده
- امکان کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده
- سهولت و سرعت گردش مکاتبات
چالش ها و فرصت های استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
چالش های مربوط به سیستم اتوماسیون اداری رایگان را می توان به سه بخش دسته بندی کرد:
۱- انتخاب سیستم اتوماسیون اداری پیچیده ناکارآمد
چنانچه سازمانی در انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری دچار اشتباه گردد و از سیستمی ناکارامد استفاده کند مشکلاتی متعددی برای سازمان در استفاده نرم افزار بوجود خواهد امد که حتی ممکن است پروژه اتوماسیون آنلاین در سازمان به شکست منتهی گردد.
از جمله ویژگی هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نباید داشته باشد به ترتیب لیست شده است.
الف) عدم وجود نوآوری های روز در سیستم اتوماسیون
که باعث می شود کاربران از متدهای قدیمی درکار با سیستم استفاده کنندو بعضا مشاهده میگردد به جای یک تحلیل جامع و چابک از تحلیل های قدیمی و طولانی برای انجام فرایندهای مکاتبات استفاده می گردد که نهایتا منجر به کاربری پیچیده در نرم افزار میگردد.
ب) دور ماندن از فناوری روز دنیا در استفاده از تحلیل و توسعه سیستم اتوماسیون
عدم پشتیبانی نرم افزار از مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی امروزه در خیلی از نرم افزارهای کشورمان شاهد این موضوع هستیم که نرم افزار ارائه شده برای فرانیدهای سازمانی کارآمد نیستند
پ) پیچیدگی های غیر ضروری
با توجه به تحولاتی که دنیای مفهومی اتوماسیون بوجود آمده، متأسفانه در بعضی از نرم‌افزارها مشاهده می‌شود که به‌جای تقویت سهولت و اشتراک‌پذیری اطلاعات و دانش سازمانی، آنچه بیشتر از همه موردتوجه و تمرکز ویژه قرارگرفته همانا تعریف و تحدید سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات می‌باشد. به‌گونه‌ای بوروکراسی نرم‌افزار از بوروکراسی سنتی پیشی می‌گیرد.
ت) رابط کاربری:
رابط کاربری در هر سیستمی اولین و مهمترین بخش آن می‌باشد. توجه به اصول روانشناسی از نیازهای اصلی آن می‌باشد. توجه به ترکیب رنگها و جانمایی آیکون‌ها و تفکیک‌پذیری و چشم‌نوازی صفحات و پیروی از اصول واحد از اصول اولیه آن می‌باشد. ارگونومی صفحات باید به‌گونه‌ای باشد که در کاربر احساس اعتماد و اطمینان به وجود آید. جهش بین صفحات باید در کمترین سطح صورت گیرد. این همان نیازی است که فناوری آژاکس پوشش می‌دهد. اما در بعضی از نرم‌افزارها متأسفانه این موضوع رعایت نمی‌شود.
ث) تحت وب نبودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
بعضاً مشاهده میگردد بعضی از شرکت‌ها همچنان نرم‌افزار تحت ویندوز را ارائه می‌دهند. درعین‌حال شرکت‌هایی نیز وجود دارند که ادعای وجود سیستم تحت وب رادارند اما برای کار با نرم‌افزار باید روی مرورگر تنظیمات متعدد انجام گردد و که چابکی استفاده از سیستم را از بین می‌برد.
ج) امنیت استفاده از سیستم اتوماسیون تحت وب
همراه دغدغه‌هایی برای استفاده از دستگاه‌های تحت وب برای مدیران وجود دارد که ایا نرم‌افزار مورداستفاده از اطلاعات ما در برابر حمله‌های سایبری محافظت می‌کند یا خیر چنانچه شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار پاسخ درستی به این سؤال ندهند و بسیاری از مدیران ریسک استفاده از نرم‌افزار ارائه‌شده را نمی‌کنند.
۲- مقاومت کاربران در خصوص استفاده از سیستم اتوماسیون اداری:
در بعضی از سازمانها دیده می‌شود کارمندان یک سازمان به دلیل دید سنتی که در پیگیری امور دارند به سیستم اتوماسیون اداری اعتماد نمی‌کنند و همچنان نامه‌ها و درخواست‌هایشان را بصورت رودررو پیگیری می‌کنند.در این سازمانها مدیران سازمان باید از نرم‌افزار اتوماسیون حمایت نمایند و سایر کاربران را مجاب به استفاده از سیستم نمایند. متأسفانه در برخی از سازمانها به دلیل عدم‌حمایت مدیران عملیاتی سازی اتوماسیون به شکست می‌انجامد. اما چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟
۳- مشکلات سخت‌افزار و بستر شبکه و اینترنت :
عدم استفاده از سخت‌افزار مناسب و بستر شبکه درون‌سازمانی و اطلاع‌رسانی ناقص از طرف شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار و همچنین مشکلات ناشی از ارائه‌کنندگان بستر اینترنت در کشور ازجمله چالش‌هایی است که می‌تواند عملیاتی سازی اتوماسیون را در سازمان دچار مشکل سازد.
