سامانه رفاه و مهمانسرا
سامانه رفاه و مهمانسرا
ارائه تسهیلات رفاهی برای کارکنان یکی از امور مهم در مدیریت منابع انسانی هر سازمانی است. سازمان‌ها برای ایجاد نشاط بین کارکنان، به دنبال روش‌هایی هستند که بتوانند تسهیلاتی برای کارکنان خود فراهم کنند. این امکانات رفاهی می‌تواند باعث شود که کارکنان با انرژی بیشتری در خدمت سازمان باشند.
امکانات و تسهیلات رفاهی به شکل‌های مختلفی از سوی سازمان در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد. از امکان برنامه ریزی برای سفرهای چند روزه گرفته تا امکان استفاده از رستوران‌ها و یا اماکن تفریحی و اقامتی می‌تواند متنوع باشد.
برای مدیریت کلیه امور مربوط به فراهم کردن امکانات رفاهی برای کارکنان، می‌توان از نرم افزارها و سامانه‌هایی استفاده کرد. این نرم افزارها امکان مدیریت کلیه این خدمات ارائه شده توسط سازمان به کارکنان خود را فراهم می‌کنند.
در این نرم افزارها که در حوزه مدیریت منابع انسانی قرار می‌گیرند، امکان ثبت و حفظ کلیه اطلاعات مربوط به مراکز اقامتی و تفریحی طرف قرارداد با سازمان وجود دارد. همچنین جزییات نحوه استفاده کارکنان از این امکانات در این نرم افزارها وجود دارد. امکان برنامه ریزی کارکنان برای رزرو و استفاده از این اماکن تفریحی، اقامتی و رفاهی وجود دارد.
همچنین امکان گردش ثبت و دریافت کردن درخواست های کارکنان سازمان نیز فراهم است. این درخواست‌ها می‌تواند در بازه‌های زمانی از قبل مشخص شده وارد سیستم شود و فرایند رسیدگی خود را در این نرم افزار سپری کند.
همچنین امکان صدور بخش نامه و آیین نامه برای نحوه استفاده کارکنان از این امکانات رفاهی و یا مهمانسراها وجود دارد. کارکنان بر اساس اطلاعات ذخیره شده در نرم افزار پرسنلی یا کارگزینی بسته به طبقه بندی انجام شده می‌توانند از این امکانات رفاهی استفاده کنند.
بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا
بهترین سامانه رفاه و مهمانسرای یکی از زیر مجموعه‌های سیستم نرم افزاری در حوزه مدیریت منابع انسانی است. این نرم افزار کمک می‌کند تا کارکنان بتوانند به اطلاعات کامل و مفصلی پیرامون نحوه استفاده از امکانات رفاهی در نظر گرفته شده توسط سازمان دسترسی داشته باشند. همچنین امکان ثبت درخواست برای استفاده از این امکانات رفاهی یا مراکز اقامتی مانند مهمانسرا یا هتل را فراهم کرده است.
کارکنان می‌توانند درخواست های خود را برای استفاده از تسهیلات رفاهی را در بهترین سامانه رفاهی و مهمانسرای ثبت کنند. سپس از طریق همین سامانه، می‌توانند تا مرحله استفاده از این تسهیلات، درخواست خود را مورد پیگیری قرار دهند.
همچنین امکان گرفتن گزارش‌های مختلف بر اساس میزان استفاده، میزان رضایت کارکنان از امکانات فراهم شده و … نیز از سامانه رفاه وجود دارد. بدین ترتیب مدیریت سازمان می‌تواند کلیه امور مربوط به امکانات و تسهیلات رفاهی سازمان را مدیریت و رصد کند.
ویژگی‌ها و امکانات بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا
بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا دارای ویژگی‌ها و امکانات زیر است:
• امکان تعریف اماکن تفریحی، رفاهی و اقامتی در سامانه رفاه
• امکان تعریف ظرفیت هر کدام از اماکن تفریحی، رفاهی و اقامتی
• امکان تعریف امکانات موجود در هر کدام از اماکن و امکانات فراهم شده برای کارکنان در سامانه رفاه
• امکان تعریف سطح و میزان استفاده هر کدام از کارکنان بر اساس جایگاه وی در سازمان بسته به اطلاعات موجود در کارگزینی یا پرسنلی کارکنان
• ارائه کلیه اطلاعات لازم درباره هر کدام از اماکن تفریحی، اقامتی مانند مهمانسراها، هتل‌ها و…
• امکان تعیین حداقل و حداکثر ظرفیت هر کدام از اماکن اقامتی
• امکان تعیین حداقل و حداکثر میزان زمان اقامت در هر کدام از اماکن اقامتی
• امکان ثبت همه درخواست‌های ارائه شده توسط کارکنان و میزان استفاده هر کدام از آنها بر اساس اطلاعات کارگزینی یا پرسنلی
• امکان نظردهی کارکنان راجع به مراکز اقامتی مورد استفاده قرار گرفته در بهترین سامانه رفاه
• امکان ارزیابی اماکن اقامتی مانند مهمانسراها یا هتل‌ها و دیگر امکانات رفاهی بر اساس نظر استفاده کنندگان آنها
• امکان تخصیص امتیاز به هر کدام از اماکن تفریحی، اقامتی برای ادامه یا عدم همکاری با آنها
• سهمیه‌بندی استفاده از هر کدام از اماکن یا امکانات تفریحی و رفاهی بر اساس اطلاعات کارگزینی یا پرسنلی افراد و کارکنان سازمان
• امکان رزرو اماکن و امکانات و تسهیلات رفاهی از سوی کارکنان و حفظ نوبت در اجرای درخواست‌های ارائه شده به نرم افزار
• امکان استفاده از دمو و یا نسخه آزمایشی سامانه رفاه برای سازمان‌ها در طول مدت زمان مشخص
• امکان ارائه کلیه خدمات سامانه رفاه بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان برقراری ارتباط با دیگر نرم افزارها و ماژول‌های زیر مجموعه سیستم نرم افزاری مانند سیستم کارگزینی یا نرم افزار پرسنلی یا اتوماسیون اداری
سیستم‌های مرتبط با بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا
امکان برقراری ارتباط با دیگر سامانه‌های زیر مجموعه سیستم با بهترین سامانه رفاه وجود دارد. بدین ترتیب این نرم افزار فعال در حوزه مدیریت منابع انسانی می‌تواند با نرم افزارها و ماژول‌های دیگر این سیستم مرتبط شود.
در اینجا به برخی از این سیستم‌ها اشاره می‌شود که می‌توانند با بهترین سامانه رفاه مرتبط شوند:
نرم افزار نظر سنجی
با استفاده از نرم افزار نظر سنجی، می توان فرم‌هایی در اختیار کارکنان قرار داد تا نظرشان را راجع به امکانات و تسهیلات رفاهی که مد نظر دارند ارائه نمایند.
بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا می‌تواند با استفاده از حاصل این نظر سنجی دست به برنامه ریزی برای مدیریت کلیه امور مربوط به امکانات رفاهی سازمان بر اساس نظرات کارکنان بزند.
بدین ترتیب می‌توان برای رزرو یا برنامه ریزی برای استفاده کارکنان، مدت زمان مورد نیاز برای استفاده از هر کدام از امکانات و یا کیفیت موارد مورد استفاده قرار گرفته از این نظر سنجی‌ها استفاده کرد.
همچنین با جمع‌بندی نظرات ارائه شده راجع به ارزیابی‌های انجام شده می توان اماکن اقامتی را درجه بندی کرد و به آنها امتیاز داد. در ادامه می‌توان تصمیم گرفت آیا ادامه همکاری با این اماکن مطلوب سازمان است یا خیر.
بنابراین ارتباط بین این دو نرم افزار می‌تواند کمک شایانی به مدیریت هزینه‌ها و اثر بخشی خدمات ارائه شده توسط سازمان کند.
نرم افزار کارگزینی
نرم افزار کارگزینی می‌تواند کلیه اطلاعات مربوط به سطح و میزان استفاده هر کدام از پرسنل از امکانات رفاهی در نظر گرفته شده را تعیین نماید. بر اساس اطلاعات ثبت شده در نرم افزار کارگزینی می‌توان تعیین کرد هر کارمند یا پرسنل سازمان به مدت چند روز می‌تواند از این امکانات استفاده نماید.
مثلا در استفاده از مهمانسرا یا هتلی که طرف قرارداد سازمان است یک کارمند در جایگاه تعیین شده بر اساس اطلاعات کارگزینی می توان سطح استفاده را برای وی مشخص کرد.
نرم افزار پرسنلی
نرم افزار پرسنلی نیز که یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است می‌تواند اطلاعات لازم را در اختیار بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا قرار دهد. با استفاده از اطلاعات ارائه توسط نرم افزار پرسنلی، سامانه رفاه می‌تواند کلیه برنامه‌ریزی‌های لازم را برای نحوه استفاده کارکنان از امکانات در نظر گرفته شده را انجام دهد.
نرم افزار نظام پیشنهادات
با استفاده از نرم افزار نظام پیشنهادات می‌توان از پیشنهادات و نظرات کارکنان سازمان برای جلب رضایت بیشتر آنها استفاده کرد. در این نظام، می‌توان از پیشنهادات ارائه شده درباره کمیت و کیفیت خدمات ارائه شده نظر سنجی کرد.
یا می‌توان تصمیم های لازم را برای در اختیار قرار دادن امکانات رفاهی را بر اساس پیشنهادات ارائه شده در این زیر مجموعه سیستم نرم افزاری اخذ کرد. بدین ترتیب به نظر می‌رسد امکان رضایت بیشتر کارکنان فراهم می‌شود.
نرم افزار بودجه و اعتبارات
از آن جایی که استفاده از امکانات و تسهیلات رفاهی برای کارکنان مستلزم صرف هزینه توسط سازمان است. باید این ارتباط بین دو نرم افزار بودجه و اعتبارات و بهترین سامانه رفاه و تسهیلات فراهم شود. تا بتواند در کنار مدیریت منابع انسانی، مدیریت بهتری بر هزینه‌های انجام شده و پیش‌بینی شده نیز داشته باشد.
شرایط استفاده
بهترین سامانه رفاه و مهمانسرا، برای مدیریت منابع انسانی بهتر در حوزه ارائه تسهیلات رفاهی بیشتر به کارکنان طراحی شده است. این نرم افزار در کنار دیگر نرم افزارهای اداری و مالی می‌تواند امکان رضایت بیشتر کارکنان را فراهم کرده و منجر به ایجاد رضایت و نشاط بیشتر در کارکنان شود. در نتیجه سازمان در مسیر بهتری می‌تواند طی مسیر نماید.
سامانه رفاه و مهمانسرا به کلیه امور برنامه ریزی، و اجرای فعالیت‌های تفریحی، اقامتی کارکنان می‌پردازد. در این نرم افزار، امکان ثبت درخواست‌ها و پیگیری کارکنان برای استفاده از امکانات رفاهی در نظر گرفته شده توسط سازمان وجود دارد. مدیریت سازمان هم می‌تواند با استفاده از این سامانه رفاه، کلیه امور مربوطه را مدیریت نماید.
همچنین با نظر سنجی‌ها و ارزیابی کارکنان از خدمات ارائه شده، سازمان می‌تواند ادامه یا عدم ادامه همکاری با اماکن تفریحی و رفاهی را برنامه ریزی کند. بنابراین این کار باعث اثربخشی بیشتر خدمات ارائه شده از سوی سازمان می‌شود.
سامانه رفاه از آنجایی که بر بستر ابری ارائه می‌شود، صرفه جویی‌های زیادی در هزینه‌های سازمان به عمل می‌آورد. زیرا سازمان در استفاده از این نرم افزار دغدغه‌ای بابت هزینه‌های نگهداری، نصب و یا به‌روزرسانی نرم افزار نخواهد داشت. کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت SaaS ارائه می‌شود. بنابراین امنیت داده‌ها و اطلاعات سازمان نیز در سامانه رفاه حفظ خواهد شد.
با استفاده ازخدمات سامانه رفاه بر بستر ابری، سازمان نیازی به سرور مرکزی ندارد و در هر زمان و مکانی می‌تواند از این خدمات استفاده نماید. زیرا محدودیتی در دسترسی از نظر زمان و مکان برای استفاده از سامانه رفاه نخواهد داشت.
از سوی دیگر امکان برقراری بین اطلاعات موجود در دیگر ماژول‌ها و نرم افزارهای سیستم با این نرم افزار و سامانه رفاه وجود دارد. به گونه‌ای که سازمان می‌تواند از یکپارچه سازی اطلاعات نیز بهره‌مند شود.
امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی سامانه رفاه برای سازمان‌ها نیز فراهم است. به گونه‌ای که سازمان می‌تواند در طول مدت زمان مشخصی از خدمات سامانه رفاه به صورت رایگان استفاده نماید. در ادامه نیز می‌تواند این استفاده را تمدید کند.
از نرم افزار های سازمانی می‌توان، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار فروش اینترنتی و … را نام برد.