واژه هامش به فضای خالی بین متن نامه و مرز حاشیه یا لبه برگه یا نوار کاغذ اشاره دارد. این فضا در مکاتبات اداری برای اضافه کردن یادداشت‌های مربوط به متن نامه، تصاویر، نمودارها و… برای شخص گیرنده استفاده می‌شود و اندکی با پی نوشت متفاوت می باشد. پی نوشت بطور معمول برای نوشتن یک دستور اجرایی به کار می‌رود که در حقیقت کمی طولانی تر از کلمات کلیدی مانند “اقدام شود” و یا “بررسی شود” است. همچنین، پی نوشت به نام پاراف نیز شناخته می شود. در سیستم نامه نگاری ایران معمولا این دو اصطلاح به یک معنی در نظر گرفته شده و بجای هم نیز بکار می روند.
اصطلاح هامش و پی نوشت بیشتر در سیستم‌های اتوماسیون اداری به کار می‌روند. هامش بیشتر به مطالبی اشاره دارد که در حاشیه کاغذ و نامه و یا یک یادداشت درج می‌شود، در حالی که پی نوشت برای ارجاع مکتوب به شیوه‌های مختلف مانند اشاره به نامه های قبلی به کار می‌رود.
لازم به ذکر است که واژه پاراف به معنای امضای اختصاری و یا پیش‌امضا است که بطور معمول در اصطلاحات سیاسی و بانکی کاربرد دارد. در زمانی که نامه‌ای بخواهد قبل از امضا مورد تایید قرار گیرد و یا درخواست امضایی از شخصی بالاتر انجام شود، پاراف به کار می‌رود.
ارجاع در اتوماسیون اداری چیست؟
در سیستم‌های اتوماسیون اداری، ارجاع به معنای ارسال یک نامه یا سند به شخص دیگری برای اقدام و یا پاسخگویی است. این ارجاع ممکن است به دو صورت داخلی و خارجی باشد.
در ارجاع داخلی، سند یا نامه به شخص دیگری در داخل سازمان یا اداره ارسال می‌شود تا اقدامات لازم انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک واحد سازمانی به واحد دیگری برای بررسی و پاسخگویی ارجاع می‌شود.
در ارجاع خارجی، سند یا نامه به شخص یا سازمان خارج از سازمان یا اداره ارسال می‌شود تا اقدامات لازم در مورد آن انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک اداره به یک شرکت خصوصی برای ارائه خدمات ارجاع می‌شود.
در سیستم‌های اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه، ارجاع به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود. برای مثال، ارجاع می‌تواند به شکل الکترونیکی از طریق سیستم‌های پیام‌رسان و ایمیل یا به صورت سنتی با امضای نامه و ارسال آن انجام شود. همچنین، در سیستم‌های اتوماسیون اداری، معمولاً از پی‌نوشت یا هامش برای ارجاع به نامه‌های قبلی یا اضافه کردن توضیحات و ارجاع‌های مرتبط با متن نامه استفاده می‌شود.
پیام بگذارید