وظيفه بايگاني در هر سازمان طبقه‌بندي اسناد ،ثبت و ضبط و كنترل آن‌هاست و اين وظيفه از مرحله دريافت سند آغاز و تا زماني كه به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بين مي‌رود و يا به علت ارزش استثنايي در محل معيني براي هميشه نگهداري مي شود دوام خواهد يافت . اين وظائف را مي‌توان به تفضيل به شرح زير بيان نمود:
- كنترل نامه‌ها و استعلامات وارده به بايگاني جهت قرار دادن در پرونده‌ها
- نظارت بر تحويل و دريافت پرونده‌ها از قسمت‌هاي مختلف
- تشكيل پرونده برابر كدهاي تعيين شده در قسمت‌هاي مربوطه
- بايگاني نامه‌ها و پيش‌نويس‌ها و استعلامات
- ثبت نامه‌هاي وارده در سيستم رايانه‌اي بايگاني
- ثبت نامه‌ها و پرونده‌ها در دفاتر بايگاني
- شماره‌گذاري كليه سوابق ارسالي به بايگاني
- تحويل گرفتن پرونده و نامه‌ها از دبيرخانه و بررسي شماره صادره آن پرونده
- جستجوي پرونده‌ها در سيستم رايانه‌اي و دفاتر بايگاني
- برگ شماري و شماره گذاري پرونده‌هاي وارد به بايگاني
- جابجايي پرونده‌هاي وارده در بايگاني و طبقه بندي آنان براساس كدگذاري
- بايگاني نمودن كليه برگه‌هاي وارد در بايگاني و جابجا نمودن آنان در پرونده‌هاي مربوطه
- تعويض زونكن‌هاي فرسوده و پشت نويسي پرونده‌ها و زونكن‌ها
محل مناسب بايگاني:
اتاق‌هاي بايگاني، مهم‌ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است. به دليل وزن سنگين پرونده‌ها، مناسب‌ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پایین‌تر ساختمان مي‌باشد.
محوطه‌هایی كه داراي مشخصات زير هستنذ، براي بايگاني نامناسبند:
- محيط‌هاي غير سالم، مانند سرداب‌هاي مرطوب و محوطه‌هاي زير شيرواني .
- محيط‌هاي خطرناک، مانند محوطه‌هایی كه نزديك ديگ بخاراست.
- محيط‌هاي داراي مشكل از نظر دسترسي.
- محيط‌هاي فاقد نظارت ( جهت بايگاني اسناد محرمانه).
استفاده از نرم افزار بایگانی، اتوماسیون اداری و… برای مدیریت بهتر اسناد سازمان‌ها پیشنهاد می‌شود.
موارد درخور و مناسب بايگاني به شرح زير است :
- 2 متر براي قفسه‌های ثابت داشته باشد.
- كف اتاق بايگاني، تحمل 1200 كيلوگرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 20
- درمورد كفپوش اتاق بايگاني، براي جلوگيري از برخاستن گرد و خاك، بهتر است از كفپوش قابل شستشوي ضد گرد و غبار مانند سراميك استفاده شود.
- پوشش داخلي و خارجي ديوارهاي بايگاني، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتي عايق‌بندي شده باشد. پنجره‌هاي ديوارهاي خارجي باز شود.
- بهترين ميزان دما براي بايگاني، به طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد است.
- به منظور جلوگيري از تابش خورشيد، بهترين روش چيدمان پرونده‌ها و قفسه‌ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بين قفسه هاست.
حفاظت پرونده‌ها از گزند حشرات و قارچ‌ها، با تنظيم رطوبت و نور ارتباط مستقيم دارد؛ ولي براي مهار جوندگان، مسدود كردن منافذ لوله‌های آب گرم، ورودي هواسازها و لوله‌هاي زهكشي، از مهم‌ترين اقداماتي است كه عموماً توصيه می‌شود.
محافظ پرونده‌ها:
محافظ پرونده‌ها، شامل انواع مختلفي است مانند پوشه، كارتن بندي، پروندان( زونكن) يا كلاسور كه با توجه به موارد زير انتخاب می‌شود:
- با قفسه‌هاي بايگاني از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .
- جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده‌هایی كه تا مدت‌ها در بايگاني جاري كاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آن‌ها مقاوم و مستحكم باشد
- 2 سانتيمتر ضخامت پوشه يا پروندان (زونكن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نبايد قطر پرونده از 5 بيشتر شود و نبايد بيش از 150 برگ در پرونده بايگاني شود.
- گيره نگهداري يا الصاق كنندة سوابق نيز، تأثير زيادي در تعيين نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً براي سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونكن) با نصب پهلو استفاده می‌شود. توجه شود كه اگر ميزان مراجعه به داخل پرونده زياد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشيدگي سريع پرونده خواهد شد.
اداره امور بايگاني:
اداره امور بايگاني در هر سازمان با استفاده ازسه شيوه صورت می‌گيرد:
- نظام متمركز بايگاني
- نظام غير متمركز
- نظام پراكنده يا سيستم نيمه متمركز ( كنترل مركزي )
مزاياي نظام غير متمركز:
- نزديك بودن پرونده‌ها به استفاده كنندگان
- آشنا بودن اقدام كنندگان به عناوين پرونده‌ها
- احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارآيي بيشتر
