اداری

نرم افزار و سیستم اداری

سازمان برای انجام امور اداری خود نیاز به نرم افزار های سازمانی دارد که بتواند کلیه امور را با سرعت و کیفیت بالاتری انجام دهند. ضمن آنکه دسترسی به اطلاعات و مستندات از طریق این نرم افزارها برای سازمان فراهم می شود.
همه سازمان ها برای هماهنگی و اخذ تصمیم برای امور مختلف، نیاز به برگزاری جلسات دارند. در خلال این جلسه ها، بخش نامه ها و آیین نامه هایی تصویب می شود که باید به اطلاع کارکنان و نیروی انسانی سازمان برسد.
از طرفی در مدیریت منابع انسانی سازمان باید کلیه امور مربوط به مرخصی های کارکنان، اعم از مرخصی های استعلاجی یا ساعتی ساماندهی شود. کارکنان باید بدانند چه میزان از مرخصی های آن ها باقی مانده است و طبق قانون و ضوابط سازمان، تا چه میزان حق استفاده از انواع مرخصی دارند.
از سوی دیگر برای ماموریت نیز باید بتوانند از طریق سامانه ای، امور مربوط به انواع ماموریت خود را پیگیری کنند. سازمان برای امور مربوط به استخدام، و جذب نیروی انسانی جدید نیاز به هماهنگی و ارسال آگهی های استخدام دارد.
همه این امور در مجموع، کارهای اداری سازمان را تشکیل می دهند. ضمن این که مسائلی مانند حضور و غیاب، امور مربوطه به نقلیه و یا تغذیه نیز نیاز به مدیریت کار دارد. اطلاع رسانی به کارکنان از طرق مختلف مانند تابلو اعلانات یا خبر رسانی نیز از دیگر وظایف سازمان است.
همه این امور اگر فقط بخواهد دستی انجام شود، هم امکان خطای انسانی افزایش می یابد، هم مصرف کاغذ را در سازمان به طور قابل ملاحظه ای افزایش می دهد. ضمن آنکه مستند سازی و ذخیره این اطلاعات و داده ها، نیز نیاز به فضا و وقت و انرژی بسیاری دارد. بنابراین سازمان ها ترجیح می دهند کلیه این امور اداری را به نرم افزار ها و سامانه هایی بسپارند تا از نتیجه کارها رضایت و اطمینان خاطر داشته باشند.

بهترین سیستم های اداری

بهترین ماژول ها و سیستم های اداری، می توانند کلیه این نیازها را برای سازمان مرتفع سازند. این ماژول برای هر کدام از این فرایند های اداری، می توانند به صورت مکانیزه و خودکار عمل کنند، سرعت کار را افزایش دهند. و همچنین سازمان می تواند از دقت و کیفیت انجام این امور اداری نیز اطمینان داشته باشد.
به عنوان نمونه با استفاده از بهترین ماژول خبر رسانی، سازمان از بابت اطلاع رسانی آخرین تحولات و رویداد های سازمان می تواند اطمینان خاطر داشته باشد. ماژول سلامت و بهداشت، کمک بزرگی به حفظ سلامتی و بهداشت فردی و محیطی در سازمان خواهد کرد و باعث ایجاد نشاط، شادابی و بهره وری بیشتر کارکنان می شود.
ماژول های اتوماسیون تغذیه کمک شایانی به انجام امور اداری در سرویس دهی و ارائه خدمات مربوط به تغذیه از سوی سازمان می کند. یا بهترین نرم افزار برگزاری جلسات، در رابطه با برگزاری جلسات، هماهنگی های برگزاری، انجام دقیق مقدمات، ثبت و ضبط کلیه اطلاعات مربوطه و پیگیری خروجی این جلسات، تاثیر بسزایی دارد.
همه این نرم افزار ها برای تسهیل و تسریع در انجام امور اداری سازمان طراحی و عرضه شده اند. به برخی از این ماژول های اداری در این قسمت اشاره می شود.

ماژول خبر رسانی

بهترین ماژول خبر رسانی وظیفه انتقال خبر های مربوط به برگزاری ایونت ها، همایش ها، رویداد ها و تحولات سازمان به منابع انسانی را برعهده دارد. ضمن آن که در ضمن خبر رسانی، اطلاعیه های جدید سازمان، و اعلان های مربوط به آیین نامه ها و مصوبه های جدید را نیز به اطلاع مخاطبان خود می رساند.
این ماژول خبر رسانی، در کنار بهترین تابلو اعلانات کمک می کند کلیه خبر ها و اطلاعات به سرعت در اختیار کارکنان قرار گیرد. بدین ترتیب سازمان می تواند اطمینان داشته باشد که کارکنان در جریان آخرین تحولات و رویداد ها یا خبر تسهیلات تازه سازمان قرار گرفته اند.

ماژول اتوماسیون تغذیه

اگر سازمانی برای تغذیه کارکنان خود تمهیدات و تدارکاتی در نظر گرفته باشد، می تواند از ماژول اتوماسیون تغذیه استفاده کند. این نرم افزار اتوماسیون تغذیه؛ امور مربوط به رزرو غذا، نظر سنجی و ارزیابی غذاهای ارائه شده توسط رستوران های سازمان یا همکار را انجام می دهد.
کارکنان از طریق اتوماسیون تغذیه می توانند ضمن آنکه غذای خود را رزرو کنند، در طراحی منوی غذایی نیز مشارکت داشته باشند و عملکرد رستوران و واحد تغذیه نیز از طریق ارزیابی کارکنان در این اتوماسیون تغذیه سنجیده و ارزشیابی می شود.

ماژول جلسات

سازمان برای هماهنگی ها و مدیریت کلیه امور اداری مربوط به برگزاری جلسات و مقدمه های برگزاری آن، تهیه صورتجلسه، و پیگیری مصوبه های تصویب شده در این جلسه ها می تواند از بهترین ماژول جلسات استفاده کند. بهترین نرم افزار جلسات، کمک می کند که سازمان عملکرد بهتری در برگزاری جلسه های مورد نیاز داشته باشد و خروجی ها و صورتجلسه های آن در بهترین نرم افزار جلسات ثبت و ضبط شود.
همچنین دعوت از افراد موعو به این جلسات، پیگیری مسائل مربوط به برگزاری جلسه، تهیه صورتجلسه، تعیین دبیر جلسه، تهیه دعوتنامه و … به بهترین نحو از این طریق امکان پذیر می شود. بهترین نرم افزار جلسات به تنظیم دستور جلسه، شرح وظایف افراد حاضر در جلسه بر اساس این دستور جلسه، و ثبت و ضبط کلیه اطلاعات مربوط به جلسه و خروجی های آن می پردازد.

بهترین ماژول سلامت و بهداشت

بهترین ماژول سلامت و بهداشت به مدیریت و رسیدگی به کلیه امور اداری مربوط به سلامت و بهداشت فردی و محیط سازمان می پردازد. سازمان با استفاده از بهترین ماژول سلامت و بهداشت می تواند اطمینان داشته باشد اطلاعات مهم در رابطه با بهداشت فردی و محیط به اطلاع کارکنان می رسد. ضمن آنکه انجام پایش های دوره ای ارزیابی وضعیت سلامت کارکنان در زمان خود انجام می شود. همچنین با استفاده از این سیستم، پرونده سلامت کارکنان تشکیل و در دسترس آنها قرار می گیرد.
بنابراین برنامه های اداری مربوط به حفظ شادابی و تندرستی کارکنان به خوبی از طریق این سامانه، برگزار و مدیریت می شود. با استفاده از بهترین ماژول سلامت سازمان اطمینان خاطر خواهد داشت کلیه فعالیت ها و اقدامات مربوط به حفظ سلامتی و نشاط کارکنان به درستی و دقت انجام می شود.

سایر ماژول های اداری

بهترین ماژول های اداری سیستم، غیر از مواردی که گفته شد یعنی جلسات، سلامت و بهداشت، اتوماسیون تغذیه و خبر رسانی، شامل ماژول های دیگری نیز می شود.
ماژول های مرخصی، ماموریت، تعمیر و نگهداری، آگهی استخدام، تابلو اعلانات، حضور و غیاب، نقلیه از این دست نرم افزار ها هستند. همچنین ماژول مربوط به برگزاری مناقصه، مزایده نیز در کنار ماژول های اشخاص حقوقی و مدیریت کسب و کار از دیگر ماژول ها و سیستم های طراحی شده در بخش اداری هستند.
این ماژول ها در کنار هم کمک می کنند امور اداری سازمان در رابطه با مدیریت منابع انسانی و کسب و کار به شکل بهینه و مطلوبی انجام پذیرد.

وبلاگ یار