سیستم مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه از آن دسته امور سازمانی است که به برنامه ریزی، هدایت و اجرای انواع پروژه های کاری سازمان کمک می کند. با استفاده از مدیریت پروژه می توان زمان و هزینه برنامه ریزی، و اجرای انواع پروژه های کاری را برآورد کرد. همچنین اهداف اجرای پروژه را تعریف و تعیین می کند. مسیر اجرای پروژه های کاری را مشخص می کند. گام های متعدد برای اجرای پروژه را تعیین کرده و بر عملیات اجرایی پروژه ها از ابتدا تا انتهای آن نظارت می کند.
مدیریت پروژه تعیین می کند هر کدام از پروژه های سازمان در چه موقعیتی قرار دارند، آن را با برنامه ریزی های از قبل انجام شده مقایسه می کند. و اگر لازم باشد در این مسیر تعیین شده چیزی اصلاح یا تغییر کند اقدامات لازم را صورت می دهد.
مدیریت پروژه به سه عامل مهم و اساسی توجه می کند که شامل زمان مشخص شده، هزینه تعیین شده و میزان کیفیت از قبل برنامه ریزی شده برای اجرای پروژه هاست. همچنین مشخص می کند که در این مسیر، چه کسانی از منابع انسانی سازمان باید در پروژه ها دخیل باشند، و چه وظیفه یا تسکی برای آنها در نظر گرفته شده است.
مدیریت پروژه تعیین می کند چه ابزارهایی برای اجرای پروژه نیاز است و چه تجهیزاتی باید برای انجام هر کدام از پروژه های کاری استفاده کرد. همچنین به مسائلی مانند اتفاقات برنامه ریزی نشده یا پیش بینی نشده نیز می پردازد. مدیریت پروژه تعیین می کند برای این اتفاقات در صورت بروز، باید چه اقداماتی در صورت نیاز صورت پذیرد.

سیستم مدیریت پروژه

بخش های مختلف سازمانی، برای اجرای پروژه ها، وظایف و تسک های متعددی بر عهده دارند. برای انجام این امور، نیاز به ابزاری است تا بتوان کلیه امور مربوط به انواع وظایف، تسک ها و پروژه های سازمان را ساماندهی کرد. نرم افزار مدیریت پروژه، می تواند این کار را برای سازمان انجام دهد. این نرم افزار به برنامه ریزی بهتر برای انجام پروژه ها، پیش برد روندها و فرآیندهای سازمانی و تعیین وظیفه و تسک هر کدام از بخش ها در رابطه با پروژه مورد نظر می پردازد.
دو وظیفه و تسک مهم برنامه ریزی و کنترل پروژه چیزهایی است که سازمان هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه از آن انتظار دارند. این نرم افزار کوچک ترین مسائل مرتبط با پروژه را مدیریت می کند. همچنین کمک می کند تا فرایند مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه های سازمان به صورت یکپارچه انجام شود.
با این نرم افزار می توان وظیفه ها و تسک هایی مانند طرح ریزی و برنامه ریزی، زمانبندی، کنترل هزینه ها، مدیریت بودجه های پروژه های کاری را مدیریت کرد. همچنین به مستند سازی، و تخصیص منابع در این رابطه پرداخت. این نرم افزارهای مدیریت پروژه، تاریخ شروع و پایان هر پروژه را نیز تعیین می کنند.
همچنین مشخص می کنند که هر تسک و یا وظیفه ای برعهده کدام یک از نیروهای سازمان است. امکان مدیریت امور انجام کارها را برای سازمان فراهم می کنند. با این نرم افزار تعیین می شود هر کدام از منابع انسانی سازمان باید دقیقا چه کاری انجام دهد.
این نرم افزار، اطلاعاتی راکه باید در هنگام شروع و در طول فرایند انجام پروژه مورد توجه قرار گیرد مشخص می کنند. سیستم مدیریت پروژه همچنین به خوبی فرایندها و روندهای سازمان را در هنگام انجام پروژه های کاری مدیریت می کنند.
یکی از نرم افزارها و سیستم های مدیریت پروژه، بهترین سیستم مدیریت پروژه است. این سیستم زیر مجموعه سیستم بزرگ نرم افزاری محسوب می شود و از نوع نرم افزارهای عمومی این سیستم است.

بهترین سیستم مدیریت پروژه

بهترین سیستم مدیریت پروژه، که از ماژول های سیستم نرم افزاری است، به سازمان در مدیریت انجام انواع پروژه های درگیر با آن کمک می کند. این نرم افزار دارای ابزارهای لازم برای برنامه ریزی و کنترل هوشمند پروژه های سازمان است. رابط گرافیکی و واسط کاربر جذاب و کاربرپسند آن، کار با این نرم افزار مدیریت پروژه را راحت تر و جذاب تر کرده است. امکان برقراری رابطه بین فعالیت های مختلف مربوط به پروژه ها، تنظیم تقویم پروژه های سازمان، زمان بندی آنها و ثبت زمان های مربوط به عملکرد های مختلف از امکانات آن است.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، مدیریت سازمان می تواند به سرعت دریابد که پروژه اکنون در چه وضعیتی است، چه محدودیت های زمانی و مالی برای اجرای آن دارد. با این اطلاعات مدیریت سازمان می تواند کلیه این امور را به بهترین نحو مدیریت نماید.
بهترین سیستم مدیریت پروژه، همچنین به مدیریت وظیفه ها، تسک ها، برنامه ریزی برای تخصیص بودجه، ساماندهی منابع می پردازد. انواع سازمان ها می توانند از این نرم افزار استفاده کنند. این نرم افزار دارای تقویم های شمسی و میلادی است. بنابراین برای برنامه ریزی و نظارت بر انجام امور مربوط به اجرای انواع پروژه ها می توان از این نرم افزار در دو حالت زمانی استفاده کرد.
امکان شخصی سازی تنظیمات، نیز در این نرم افزار وجود دارد. به برخی از امکانات و ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه در این قسمت اشاره می شود:

ویژگی ها و امکانات بهترین سیستم مدیریت پروژه

امکانات و ویژگی های بهترین سیستم مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:
• ثبت و ضبط کلیه داده ها و اطلاعات در مراحل پنج گانه آغاز، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، و اتمام
• تعریف کلیه منابع مالی و مربوط به پروژه ها
• تعریف انواع پروژه ها
• تعریف انواع تسک ها و وظیفه های واحد های سازمانی درگیر در پروژه ها
• تعریف حدود و سطوح دسترسی هر کدام از افراد سازمان به سیستم مدیریت پروژه متناسب با تسک و وظیفه افراد
• امکان زمان بندی کلیه پروژه ها، تعیین زمان شروع، روند اجرا و پایان پروژه ها بر اساس برنامه ریزی های از قبل تعیین شده
• امکان تخمین منابع مالی برای هر کدام از فاز ها و مراحل اجرای پروژه ها
• امکان تعریف ساختار شکست کار برای پروژه ها
• امکان تعریف انواع منابع برای اجرای پروژه ها
• امکان ارسال پیام برای اعضای پروژه ها
• امکان جستجو در فایل های مربوط به پروژه ها
• امکان دسترسی به آرشیو پروژه های انجام شده
• امکان گرفتن انواع خروجی از اطلاعات مربوط به پروژه
• امکان چند کاربره بودن، و چند زبانه بودن نرم افزار مدیریت پروژه
• امکان استفاده از دو تقویم میلادی و شمسی برای زمان بندی پروژه ها
• امکان شخصی سازی تنظیمات نرم افزار مدیریت پروژه بنا بر نیازها و اهداف سازمان
• امکان ویرایش اطلاعات مربوط به پروژه های ثبت شده در سیستم مدیریت پروژه
• امکان تعریف نماها و جدول ها بر اساس نیازهای سازمان و ملزومات پروژه ها
• اخذ انواع گزارش ها برای ارائه به مدیریت و بخش های تصمیم گیر سازمان از میزان پیشرفت پروژه های در حال انجام
• امکان برنامه ریزی برای پروژه های آینده و برآورد هزینه ها و منابع مالی مربوط به آن
• ارائه کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• استفاده از این سیستم برای مدیریت پروژه به صورت رایگان و عمومی
• امکان ارتباط با سایر ماژول های سیستم مانند سیستم های مدیریت کارها، سیستم تهیه و تولید رزومه کاری برای تقسیم تسک ها و وظیفه ها بر مبنای شایستگی های افراد و سیستم تقویم کاری برای زمان بندی برنامه ریزی تا اجرای پروژه ها
سیستم مدیریت پروژه، یکی از ماژول های بخش عمومی سیستم نرم افزاری است. این سیستم به سازمان کمک می کند تا پروژه ها را در همان محدوده زمانی مشخص شده به انجام رساند. با مدیریت درست و دقیق بر روند ها و فرایند های انجام پروژه، سرعت و دقت انجام امور را افزایش می دهد.
هر کدام از پروژه ها دارای هدف مشخصی هستند که باید با کیفیت بالا و سرعت مناسب انجام شوند، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه در این زمینه می تواند کمک بزرگی به سازمان کند. این نرم افزار همچنین به تقسیم وظیفه ها و تسک های مورد نیاز برای انجام پروژه نیز می پردازد. با شناخت سیستم از منابع انسانی سازمان، سعی می کند بهترین گزینه ها را برای انجام وظیفه های از قبل مشخص شده اختصاص دهد. بنابراین به مدیریت منابع انسانی نیز کمک شایانی می کند.
بهترین سیستم مدیریت پروژه، در کنار سایر ماژول ها و نرم افزارهای مجموعه در صدد سهولت انجام امور سازمان است. این نرم افزار کیفیت انجام خدمات را افزایش داده و در کنار این افزایش کیفیت خدمات، باعث کاهش هزینه های سازمان نیز می شود. این نرم افزار مدیریت پروژه مدیریت منابع انسانی و مالی سازمان را برای اجرای انواع پروژه های برنامه ریزی شده بهبود می بخشد. همچنین از آن جایی که این نرم افزار مانند سایر ماژول های سیستم نرم افزاری، بر بستر ابری ارائه خدمات می کند، باعث کاهش هزینه های سازمان می شود.
ارائه خدمات بر بستر ابری، باعث سرعت انجام امور نیز می شود. هزینه های سازمان در استفاده از این نرم افزار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. زیرا نیازی به صرف هزینه برای نصب، نگه داری، و به روز رسانی نرم افزار ندارد. امکان دسترسی به اطلاعات و داده های نرم افزار از هر زمان و مکانی امکان پذیر است.
همچنین امکان توسعه پذیری نرم افزار در این حالت وجود دارد. با این نوع ارائه خدمات سازمان نیازی ندارد نگرانی بابت ذخیره داده ها و اطلاعات خود در سرور مرکزی داشته باشد. زیرا نیازی به این سرور ها ندارد. با استفاده از بستر ابری می توان ظرفیت های فن آوری سازمان را افزایش و رشد داد. همچنین باعث یکپارچه سازی خدمات و تحویل آن به مشتری نیز شده و کیفیت ارائه آن را افزایش می دهد.
امکان انجام کارهای سنگین مانند محاسبات بدون نیاز به سخت افزار خاص یا نصب نرم افزار از دیگر مزایای استفاده از این نوع سرویس است. همچنین سهولت در نگهداری از این نوع سیستم ها، و افزایش کارایی آنها از دیگر مواردی است که باعث می شود استفاده از این نرم افزار که بر بستر ابری مقرون به صرفه باشد.
همچنین می تواند باعث پویایی سازمان و افزایش توان آن در ثبت و ذخیره و پردازش اطلاعات آن شود. امکان همکاری گروهی را نیز می تواند افزایش دهد که در مورد سیستم مدیریت پروژه امری بسیار ضروری و قابل توجه است. ارائه خدمات بر بستر ابری و استفاده از نرم افزارهایی که به این گونه ارائه خدمت می کنند باعث صرفه جویی در زمان منابع انسانی سازمان نیز می شود.
نرم افزار نیازی به سخت افزار خاصی ندارد. همچنین از آن جایی که استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS است امنیت نیز تضمین شده است. کلیه داده ها و اطلاعات ثبت و ضبط شده در این ماژول از نظر امنیتی تضمین شده است. بنابراین سازمان می تواند با آسودگی خیال از این نرم افزار برای مدیریت منابع خود در جهت اجرا و ساماندهی به پروژه ها استفاده نماید.
استفاده از این نرم افزار به صورت رایگان بوده و سازمان می تواند از این نرم افزار سیستم بدون پرداخت هزینه ای استفاده نماید.
امکان ارتباط بین این ماژول و دیگر سیستم های زیر مجموعه نرم افزاری نیز وجود دارد. نرم افزار مدیریت پروژه، به نوعی بهترین نرم افزار مدیریت کارها را نیز در زیر مجموعه خود دارد.
همچنین می تواند با نرم افزار تقویم کاری نیز در ارتباط باشد. زیرا بخش مهمی از نرم افزار مدیریت پروژه، مدیریت زمان بندی برنامه ریزی، و اجرای پروژه هاست.

سیستم های مرتبط با بهترین سیستم مدیریت پروژه

نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم با هم در ارتباط هستند. این مساله باعث یکپارچگی داده ها و اطلاعات ذخیره شده در سیستم می شود. نرم افزار مدیریت پروژه، با دیگر ماژول ها و سیستم های نرم افزاری می تواند در ارتباط و پیوند باشد. در این قسمت به برخی از این موارد اشاره می شود:

بهترین سیستم تقویم کاری

سیستم تقویم کاری، به تنظیم و زمان بندی انجام امور سازمان می پردازد. انجام پروژه ها نیز نیاز به زمان بندی دارند. هر کدام از پروژه ها زمان آغاز و پایان دارند. و انتظار می رود که افراد و واحدهای سازمانی درگیر در برنامه ریزی، شروع و اجرای پروژه متعهد به این زمان بندی باشند. این دو نرم افزار می توانند در کنار یکدیگر به اجرای به موقع پروژه ها و تنظیم امور مربوط به آن کمک کنند.

بهترین سیستم مدیریت کارها

سیستم مدیریت کارها یکی از زیر مجموعه های سیستم مدیریت پروژه می تواند باشد. در این سیستم، انواع تسک و وظیفه های تعیین شده برای هر واحد سازمانی و منابع انسانی مشخص می شود. در سیستم مدیریت پروژه نیز بخشی از امور به تعیین مسئولیت ها، تسک ها و وظیفه های سازمانی هر کدام از بخش ها و واحد سازمانی اختصاص دارد. بنابراین این دو نرم افزار می توانند با کمک هم به انجام پروژه ها و تقسیم کار بین منابع انسانی کمک کنند.

بهترین سیستم تهیه و تولید رزومه کاری

سیستم تهیه و تولید رزومه کاری یکی دیگر از سیستم های زیر مجموعه نرم افزاری است. این نرم افزار می تواند به سیستم مدیریت پروژه کمک کند تا تقسیم وظیفه ها، مسئولیت ها و تسک ها بین منابع انسانی بر اساس شایستگی صورت پذیرد. به این صورت که بر اساس داده ها و اطلاعات ثبت و ضبط شده در رزومه کاری افراد، منابع انسانی متناسب با اهداف هر پروژه شناسایی می شود. سپس در مرحله بعد می توان پروژه را بر مبنای مهارت ها، تجربه ها و توانایی های منابع انسانی پیش برد.

شرایط استفاده

نرم افزار مدیریت پروژه از دیگر زیر مجموعه های سیستم است. این نرم افزار، کمک می کند تا سازمان بتواند پروژه های خود را به خوبی مدیریت کند. هم در زمینه مدیریت منابع انسانی خود و هم منابع مالی بتواند پروژه ها را به خوبی پیش ببرد. حداکثر استفاده را از منابع انسانی خود برده و پروژه ها را متناسب با منابع مالی در دسترس خود برنامه ریزی و اجرا کند.
این نرم افزار از نوع نرم افزارها و ماژول های عمومی سیستم است. به این معنا که برای استفاده از آن نیازی به پرداخت هزینه نیست. نرم افزار به صورت رایگان در اختیار سازمان قرار می گیرد. این نرم افزار مدیریت پروژه می تواند با سایر ماژول های سیستم مانند نرم افزار مدیریت کارها یا نرم افزار تقویم کاری ارتباط برقرار کند. این ارتباط می تواند منجر به بهبود کارآیی ارائه خدمات در جهت مدیریت بهتر انجام کارهای مربوط به سازمان در اجرای پروژه ها شود.
از طرفی از آن جایی که این نرم افزار مانند سایر ماژول های سیستم بر بستر ابری ارائه می شود مقرون به صرفه نیز هست. زیرا بسیاری از هزینه های سازمان را در هنگام استفاده از آن کاهش می دهد. به بیان دیگر سازمان از بابت بسیاری از هزینه ها مانند سخت افزار، نصب نرم افزار، به روز رسانی و یا ارتقای آن نیازی به صرف هزینه ندارد. داده ها و اطلاعات در هر زمان و مکانی در دسترس است. و امنیت آنها نیز تضمین شده است.
این نرم افزار کیفیت و سرعت مدیریت اجرای انواع پروژه های سازمان و ارائه خدمات مرتبط را افزایش می دهد. با توجه به مزایای بسیاری که در صرفه جویی در هزینه های سازمان دارد، انتخاب مناسبی برای سازمان هاست. زیرا هم باعث افزایش کیفیت و سرعت شده و هم هزینه ها را کاهش می دهد.

وبلاگ یار