اسناد و مکاتبات













سیستم مکاتبات و اتوماسیون اداری


سازمان ها برای حفظ و نگهداری مدارک و اسناد خود، و همچنین گردش مکاتبات اداری نیاز به واحد های سازمانی مانند دبیرخانه و آرشیو دارند. در این واحد های سازمانی کلیه اسناد، مدارک، نامه های اداری و اطلاعات در قالب های مختلف ثبت، حفظ و آرشیو می شود. این اسناد و مکاتبه ها، می تواند در مواقع ضروری مورد مراجعه نهاد های مختلف سازمان قرار گیرد. ضمن آن که تحلیل این داده ها و اطلاعات، می تواند رهنمود های خوبی در جهت بهبود خدمات سازمان و تحقق اهداف آن ارائه کند.
از سوی دیگر برای گردش مکاتبات و انتقال اطلاعات بین واحد های مختلف، نیاز به بستر هایی وجود دارد که این مبادله اطلاعات و مکاتبات و ارتباطات را بهتر انجام دهد. همچنین باید مجرا و کانال های اطلاعاتی در سازمان فراهم باشد تا کارکنان بتوانند با یکدیگر و مشتریان ارتباطات سازنده ای برقرار کنند. این مجرا ها و کانال های ارتباطی باید متناسب با نیازهای سازمان و مشتریان متنوع باشد و بتواند باعث افزایش سرعت و کیفیت برقراری ارتباط شود.
ضمن آن که این ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی باید در به روز ترین بستر ها و کانال های ارتباطی انجام شود تا باعث افزایش رضایت خاطر مشتریان و کارکنان سازمان شود. به عنوان نمونه استفاده از پست الکترونیک یکی از این بستر هاست. مخصوصا این که سازمان ها از پست الکترونیک اختصاصی خود برای این کار استفاده کنند که جلوه ای از حرفه ای گری سازمان مربوطه را نشانی می دهد. این پست الکترونیک معمولا به دامنه اختصاصی سازمان مرتبط است.
بنابراین پر واضح است که مدیریت و رسیدگی به کلیه این امور نیاز به ابزاری دارد که ضمن بالا بردن کیفیت، دقت و سرعت انجام امور و فعالیت ها را نیز تضمین کند. برخی از سازمان ها ترجیح داده اند کلیه این امور را به نرم افزار های با کیفیتی بسپارند که همه جنبه های این فعالیت ها و فرایند ها را پوشش دهد.
سازمان ها با استفاده از این نرم افزار ها، امکان برقراری ارتباط و مبادله نامه ها، سند ها و مکاتبات را فراهم می کنند. همچنین با استفاده از مجرا ها و بستر های مختلف امکان برقراری سریع ارتباطات و تبادل اطلاعات را فراهم کرده اند.

اسناد و مکاتبات
بهترین سیستم مکاتبات و اتوماسیون اداری


بهترین سیستم مکاتبات و اتوماسیون اداری با همین دیدگاه و نیت طراحی شده است. مجموعه ماژول های اسناد و مکاتبات، شامل نرم افزار های دبیرخانه، اتوماسیون اداری، آرشیو و بایگانی، پست الکترونیک، فکس و تیکتینگ است.
سازمان با استفاده از نرم افزار های پست الکترونیک، فکس و تیکتینگ، امکان برقراری ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی را فراهم می کند. این بستر ها و مجرا های ارتباطی به سرعت و کیفیت تبادل اطلاعات، نظرات و مبادله اسناد و مکاتبات کمک شایانی می کند.
این سه نرم افزار، می تواند انواع نیازهای سازمان به داشتن کانالی برای انتقال اطلاعات و مبادله سند ها و مکاتبات سازمان را مرتفع سازد. ضمن آن که هر کدام از این نرم افزار ها، می تواند در حوزه خاص خود باعث ایجاد ارتباطات سازنده و تداوم بخش بین کارکنان و نیز بین سازمان و مشتریان شود.
نرم افزار های دبیرخانه، و آرشیو و بایگانی نیز کمک بسزایی به ثبت و ضبط کلیه اسناد، نامه ها، مکاتبات، مصوبه ها، و صورت جلسه های تنظیم شده می کند. همچنین امکان بایگانی و آرشیو و دسترسی به مدارک ثبت شده در دبیرخانه نیز توسط نرم افزار آرشیو و بایگانی فراهم می شود. سازمان با استفاده از این دو نرم افزار، یعنی دبیرخانه و بایگانی، می تواند اطمینان خاطر داشته باشد که کلیه سند ها، نامه ها و مکاتبه های مهم سازمان در یک بستر امن و یکپارچه ثبت و ضبط شده است. امکان دسترسی به آن بسته به طبقه بندی ای که در آن قرار گرفته اند و میزان محرمانگی سطح بندی شده است.
نرم افزار مهم دیگری که در دسته اسناد و مکاتبات قرار می گیرد، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری است. این نرم افزار امکان انجام مکاتبات، بین واحد های سازمانی را فراهم می کند.
با برخی از این ماژول ها و نرم افزار ها بیشتر آشنا می شویم.

مکاتبات و اسناد
ماژول های مکاتبات و اتوماسیون اداری



اتوماسیون اداری


بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری انجام کلیه امور مربوط به انجام مکاتبات و مدیریت ارتباطات، ساماندهی نامه ها و مدارک وارده و صادره، پیگیری مکاتبه ها و دستور ها را بر عهده دارد. همچنین از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان جستجوی کارتابل ها و زونکن های اداری فراهم است. از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری می توان پرونده های مختلف اداری را از پیشینه ها و بایگانی های سازمان به کارتابل های پرسنل ارجاع داد.


دبیرخانه


کلیه اسناد، مکاتبه ها، مصوبه ها، صورت جلسه ها و نامه های سازمان باید در دبیرخانه ثبت و ضبط شود. استفاده از بهترین نرم افزار دبیرخانه باعث می شود کلیه این داده ها و اطلاعات مهم سازمانی در یک بستر واحد و یکپارچه ثبت شود و امکان دسترسی سریع به آنها فراهم شود. همچنین امکان تعریف سطح دسترسی به این مکاتبات و اسناد نیز در این نرم افزار دبیرخانه تعبیه شده است که به محرمانگی داده ها و طبقه بندی آنها کمک بسزایی می کند.


آرشیو


امکان حفظ و نگهداری اسناد و مکاتبه های سازمان با استفاده از نرم افزار آرشیو و بایگانی فراهم شده است. بدین ترتیب کلیه سند ها و نامه ها در این نرم افزار با کلیه مشخصات مربوط به آنها تعریف و ثبت می شوند. امکان دسترسی به این آرشیو و بایگانی نیز بسته به ضوابط سازمان و مجوز های دسترسی وجود دارد.
سازمان می تواند در این نرم افزار آرشیو و بایگانی، کلیه سند ها و نامه ها و مکاتبه ها را در فرمت های مختلف نگه داری کند. امکان طبقه بندی و رده بندی این مدارک نیز در نرم افزار آرشیو تعبیه شده است.


پست الکترونیک


نرم افزار مهم دیگری که به برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی کمک بسزایی می کند، نرم افزار پست الکترونیک است. این نرم افزار امکان ایجاد و باز کردن پست الکترونیک و مدیریت آن را برای کارکنان واحد های مختلف سازمان فراهم کرده است.
این نرم افزار پست الکترونیک می تواند برای هر واحد سازمانی یا منابع انسانی، یک ایمیل سازمانی اختصاص دهد. در این نرم افزار، امکان تعیین سطح دسترسی به پست الکترونیک سازمانی، ارسال فایل های مختلف در فرمت های گوناگون، ارسال صوت و تصویر نیز تدارک دیده شده است. نرم افزار پست الکترونیک، یکی از پر کاربرد ترین بستر ها برای برقراری ارتباطات و انجام مکاتبات اداری است.
مجموع بهترین نرم افزار های اسناد و مکاتبات، می تواند به سازمان در حفظ، نگه داری، و دسترسی به اسناد و مدارک سازمان کمک کند و همچنین امکان برقراری ارتباط درون و برون سازمانی را فراهم می کند.

وبلاگ یار

نمایش 1-10 از 225 نتایج